Pensamiento Administrativo: Practica el realismo y mejora tu efectividad empezando a medir.

Practica el realismo y mejora tu efectividad.

Por José Miguel Bolívar.

Optima Infinito.

Practica el realismo y mejora tu efectividad empezando a medir

Gracias a investigadores y divulgadores como Daniel Pink, sabemos que, en el trabajo del conocimiento, la motivación que produce resultados significativos es la motivación intrínseca.

De entre los diversos factores que contribuyen a este tipo de motivación, parece que hay dos que juegan un papel clave y que guardan una estrecha relación con la mejora de la efectividad.

Por una parte, tenemos la sensación de control sobre los factores internos, es decir, sobre aquellos que la persona puede controlar. Por ejemplo, poder atribuir un buen resultado a la constancia, la práctica o el empeño en conseguirlo es mucho más motivador que atribuírselo a una capacidad o a una habilidad que se posee de manera innata. Esto es así porque lo primero depende de la voluntad y el esfuerzo de la persona mientras que lo segundo es algo que simplemente está ahí, sin que la persona haya hecho nada para ello.

Por otra parte, la confianza en ser agentes eficaces en el logro de las metas. Un ejemplo de esto es saber que la consecución o no del resultado depende total o mayoritariamente de la actividad directa de la propia persona y que no está condicionado ni influenciado de forma relevante por factores ni agentes externos, ni tampoco es fruto del azar.

¿Qué papel juegan aquí el realismo y la efectividad?

Muy sencillo. El cerebro tiene que procesar de forma casi constante una cantidad ingente de información. Si tuviera que analizar toda esta información en detalle para tomar decisiones sobre ella, le exigiría una cantidad de energía considerable – que prefiere ahorrar – y un tiempo del que a menudo no dispone.

Para solventar esta situación, el cerebro utiliza heurísticos, es decir, «atajos mentales» que le permiten simplificar la solución de problemas y realizar evaluaciones en función de datos incompletos y parciales.

El problema de los heurísticos es que dan lugar a lo que se conoce como «sesgos cognitivos», es decir, conclusiones incorrectas debidas a interferencias cognitivas. Uno de estos sesgos cognitivos es lo que se denomina «falacia de la planificación» y que, en su forma resumida, se traduce en que tendemos a subestimar la complejidad de lo que tenemos que hacer y el tiempo necesario para hacerlo, a la vez que sobrestimamos nuestras propias capacidades.

Este sesgo cognitivo tiene un efecto demoledor sobre nuestra efectividad y lo tiene además en varios tiempos.

En un primer momento, la falta de realismo al estimar la complejidad real de lo que tenemos que hacer y el tiempo necesario para hacerlo, se va a traducir en que el plazo se va a agotar sin que el trabajo esté finalizado, lo que normalmente se traduce en prisas, reducción de la calidad del resultado final, aumento de errores, etc. Este es el primer impacto negativo.

En un segundo momento, las prisas derivadas del exceso de optimismo planificador se traducen generalmente en estrés. El estrés nos vuelve incompetentes, ya que bloquea o limita seriamente la actividad cerebral relacionada con la creatividad, la toma de decisiones y la resolución de problemas, lo que nos lleva a una situación paradójica: cuando más necesitamos disponer de nuestro cerebro a pleno rendimiento es cuando peor nos funciona. Este es el segundo impacto negativo.

En un tercer momento, acumulamos experiencias negativas, en las que trabajar se asocia con sentimientos y recuerdos incómodos de estrés, prisas e insatisfacción con la tarea y con el resultado, lo cual contribuye negativamente al deterioro de nuestra autoestima y de nuestra autoconfianza. Este es el tercer impacto negativo.

Dejar de suponer y empezar a medir

Llegados a este punto, creo que está claro por qué tenemos que practicar el realismo. Ahora bien, ¿qué significa practicar el realismo exactamente? Muy sencillo. Se trata de dejar de suponer y empezar a medir. Es muy fácil.

Por ejemplo, en lugar de comprometerte con más y más cosas, gran parte de las cuales terminarán probablemente la semana ocupando espacio en la lista de tareas sin haber sido completadas, anota semanalmente cuántas acciones has completado «realmente» esa semana.
En muy poco tiempo podrás tener «datos reales» sobre cuántas acciones eres capaz de completar «realmente» en una semana, al margen de lo que tú quieres, deseas o crees que vas a completar.

Con esta información disponible, el siguiente paso es recortar, recortar y recortar tus compromisos, renegociando todo lo renegociable, diciendo «no» de forma intensiva, delegando todo lo delegable y, en definitiva, haciendo lo que tengas que hacer para que el número de tareas con las que te comprometes esté en línea con el número de tareas que «realmente» eres capaz hacer. Recuerda que tu compromiso puede ser ilimitado pero tu capacidad de trabajo no.

En el trabajo del conocimiento, el volumen de cosas para hacer excede con creces al tiempo disponible para hacerlas. Eso exige dejar sin hacer. Como además la contribución de valor de cada cosa que haces es desigual, se puede dar la situación – y de hecho se da – de que haciendo menos cosas produzcas más valor. En estas condiciones, la clave es elegir bien qué hacer y qué no hacer. En eso consiste la eficacia.

Cuando decides bien qué no hacer y eres tú quien lo decide, al principio y antes de comprometerte, en lugar de ser la realidad quien lo decide, después, cuando compruebas que se ha quedado sin hacer, estás mejorando tu eficacia y, con ello, tu efectividad. Pero, además de ser más eficaz, estás cambiando todo.

Por una parte, al usar datos reales a la hora de decidir con qué comprometerte, estás reduciendo drásticamente la necesidad de ir corriendo y con prisas a todas horas, lo que también reducirá tu estrés y, con ello, mejorará tu capacidad de concentración, es decir, tu eficiencia.

Además, cuando cumples tus compromisos y lo haces en tiempo y con la calidad adecuada, sustituyes esas experiencias negativas de las que hablaba antes por experiencias positivas de logro y satisfacción personal, lo que contribuye positivamente a tu autoestima y a tu autoconfianza, es decir, a tu motivación intrínseca.

Así que la situación está clara. Puedes dejar que el exceso de optimismo y el sobrecompromiso sigan desmotivándote y amargándote la vida, o puedes empezar a practicar el realismo y mejorar de forma rápida y sencilla tu efectividad. Tú eliges.

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miércoles 20 de abril de 2016

José Miguel Bolívar

Consultor artesano en efectividad centrada en las personas.
Madrid y alrededores, España.
Consultoría de estrategia y operaciones.
Actual: OPTIMA LAB.
Anterior: Life Technologies, Hewlett-Packard.
Educación: International Coach Federation.
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Fuente: Optima Infinito

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Pensamiento Administrativo

2017-09-17

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