10 Técnicas de administración del tiempo para ser más productivo
Por Diego Ortiz.
Emprendiendo Historias.
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| Diez técnicas de gestión del tiempo para ser más productivos. |
¿Quieres tener días más productivos? Entonces tendrás que aprender cómo funciona la administración del tiempo.
Si quieres sacar el máximo provecho de tu día, y tu vida en general, deberás aplicar ciertas técnicas, o hábitos que te garanticen la mejor utilización posible de tu tiempo, o dicho en otras palabras, tendrás que aprender acerca de la administración del tiempo.
Las personas que han logrado triunfar en la vida, tienen el mismo tiempo que tú, así que la única diferencia es la manera cómo estas personas invierten su tiempo, los hábitos que practican cada día y las decisiones que toman.
La importancia de la administración del tiempo:
Se dice que el concepto de la administración del tiempo surgió con las técnicas de administración de Frederick Taylor, quien buscaba cómo lograr una mayor productividad de los trabajadores.
Una definición sencilla de la administración del tiempo, no es más que la utilización óptima del recurso más importante que tenemos (el tiempo), en la búsqueda de un objetivo.
Beneficios de una correcta administración del tiempo:
Cuando logras tener una buena administración del tiempo, disfrutas de beneficios tanto en tu vida profesional como personal, ya que no solo desarrollas hábitos saludables que te favorecen, sino que dispones de un mayor tiempo para hacer aquello que disfrutas.
Aquí tienes algunos de los beneficios de una óptima administración de tu tiempo:
- Te conviertes en una persona disciplinada y puntual ya que sabes lo que tienes que hacer y para cuando lo debes hacer.
- Te vuelves más organizado ya que priorizas tus actividades con el objetivo de lograr tus metas más importantes.
- Se aumenta la confianza en ti mismo ya que logras cumplir metas que tienes estipulado, lo cual te hace sentir capaz.
- Cuando administras bien tu tiempo cumples con las tareas pendientes en un menor tiempo posible.
- Te permite anticiparte de mejor manera para eventos futuros.
- Cuando logras cumplir tus compromisos y responsabilidades, la administración efectiva de tu tiempo reduce el estrés y la ansiedad.
Técnicas efectivas para la administración del tiempo:
Una vez dejado claro la importancia de la administración del tiempo y sus beneficios, veamos qué técnicas puedes aplicar en tu día a día de manera que puedas ser más productivo, cumplas con todas tus responsabilidades y logres tus objetivos.
Algunas de estas técnicas son practicadas por empresarios exitosos, quienes han logrado triunfar en sus áreas de interés y se destacan por los logros que han alcanzado.
1. Comienza el día con una rutina matutina efectiva:
Las personas exitosas entienden la importancia que tiene la manera cómo empiezan el día. No puedes esperar una buena administración del tiempo, si pospones la alarma, te levantas tarde, sin tiempo para desayunar y llegas corriendo a la primera reunión de la mañana en tu trabajo.
Lo primero que debes hacer es aprender cómo levantarte temprano, de esta manera tendrás tiempo para abordar aquellas tareas importantes antes de comenzar a trabajar.
La consistencia y la rutina son útiles para comenzar el día de la mejor manera; bien sea que hagas ejercicio en la mañana, medites, planees cuáles son las tareas más importantes del día, o tomes un desayuno nutritivo, la manera como empieces tu día será fundamental para el resto de tu día.
Por ejemplo Gary Vaynerchuk, exitoso inversionista y emprenedor suele levantarse a las 6 de la mañana todos los días y sigue la misma rutina:
“Empiezo mi día consumiendo una buena cantidad de información. Después reviso mis redes sociales, me dirijo al gimnasio para un entrenamiento, regreso a casa para estar con familia antes de comenzar el día, y luego me preparo para la primera reunión.”
Una buena técnica de administración del tiempo es terminar tu día laboral preparando el día siguiente. Cuando terminas el día de esta manera logras dos cosas; primero, te ayuda a consolidar lo que lograste el día de hoy, y segundo, te asegura que tendrás un día productivo mañana haciendo lo más importante.
2. Primero, lo más importante:
Tal y como acabamos de mencionar, lo primero que debes hacer en la mañana, cuando llegues a tu trabajo, es hacer la actividad que más importante que contribuya en mayor medida a tus objetivos.
Una vez tengas listo lo más importante, puedes continuar con aquellas actividades que no te gustan, o que representan un reto para ti.
Está demostrado que la fuerza de voluntad funciona como un músculo, así que en la mañana es cuando tienes más reservas de esta para enfrentar y solucionar aquellas tareas complejas.
Si las dejas para el final de la tarde, cuando ya estás agotado y con bajo poder mental, seguramente no obtendrás buenos resultados, sentirás frustración y quedarás más cansado.
3. Decir no:
Quizás una de las técnicas de administración del tiempo más efectivas que existen es la capacidad de decir no. Esta requiere que no hayan ambigüedades, frases de duda como “no estoy seguro”, o “más tarde te confirmo”.
Cuando tienes la asertividad de decir no a compromisos nuevos, esto te permite comprometerte aun más con las metas que ya tienes.
De acuerdo a una investigación de la Universidad de California mostró que entre más se te dificulte decir no, es más probable que experimentes estrés, cansancio y hasta depresión.
Así que si quieres ser más productivo tendrás que decir no con mayor frecuencia.
4. Tener bloques de tiempo productivos:
Una buena definición de administración del tiempo es la capacidad de diferenciar entre las actividades que son importantes de aquellas son urgentes.
La gran mayoría de personas lidian con el dilema de lo urgente que se refiere a todas esas pequeñas cosas que tienes que hacer primero para poder dedicarte a lo realmente importante.
Esto se convierte en un problema ya que estas pequeñas cosas urgentes tienen muy poco impacto y te quitan la oportunidad de enfocarte en lo que realmente agrega valor. Cuando te dejas dominar por el dilema de lo urgente, puedes quedarte días, e incluso semanas, sin tocar aquellos asuntos que son importantes.
Así la solución para esto consiste en definir bloques durante tu día donde te enfocarás a hacer aquello que es realmente importante. Define cuáles son tus objetivos más importantes y asigna un espacio del día, podrían ser las cuatro horas de la mañana, para hacer aquello que contribuye en mayor valor a tus metas.
Si quieres aprender a definir estas actividades, y lograr tus metas de una manera diferente, pero efectiva, puedes leer el libro Solo una cosa por Gary Keller.
5. No existe el multitasking:
En el libro que acabamos de recomendarte, explican por ejemplo que el multitasking no existe, y que aspirar a él no solo es imposible, sino una pérdida de tiempo.
Los emprendedores exitosos entienden muy bien que lo único que consigues, al hacer varias cosas al mismo tiempo, es matar la productividad.
Una investigación conducida por la Universidad de Stanford encontró que es mucho más productivo hacer una sola actividad que intentar hacer varias al tiempo.
Los investigadores encontraron que las personas que regularmente están siendo bombardeadas por diferentes medios de comunicación e información, suelen no prestar atención, no son capaces de concentrarse, o cambiar de un trabajo a otro como lo harían aquellos que completan una sola actividad al tiempo.
Bueno, ¿y qué pasa cuando sientes que eres bueno haciendo varias cosas al mismo tiempo?
Debes entender que hacerlo reduce tu eficiencia y rendimiento, y la razón por la cual esto sucede es que tu cerebro solo logra concentrarse en una cosa al tiempo.
Entonces cuando intentas hacer dos o más actividades al tiempo, tu cerebro no tendrá la capacidad de rendir en ambas de forma exitosa.
6. Maximiza el uso del calendario:
Aunque las listas de tareas pendientes son agradables para tener a la mano la información y las actividades, esta no es una técnica de administración del tiempo tan efectiva según Peter Bregman, autor del libro Cuatro Segundos.
En su lugar, Bregman sugiere programar todas y cada una de las tareas de la lista de tareas pendientes en un calendario y utilizarlas como un plan.
“La razón por la que siempre nos quedan puntos sin terminar en nuestras listas de tareas es porque esas listas son la herramienta incorrecta para impulsar nuestros logros”.
Cuando planificas un calendario, sabrás que lo que allí pongas contribuirá de alguna manera a tus objetivos. Esto aplica tanto para los bloques de tiempo productivo como para las reuniones, que son los espacios donde se pierde una buena cantidad de tiempo.
7. Desconéctate del correo electrónico:
El correo electrónico es una grandiosa herramienta si sabes cómo utilizarla, de lo contrario se convierte en una pérdida de tiempo que te desenfoca y limita tu productividad.
Un estudio realizado por Adobe encontró que la persona promedio pasa 7.4 horas por día de trabajo en el correo electrónico, lo que significa que siempre estamos buscando y pendientes de los mensajes de nuestras bandejas de entrada.
Si quieres ser eficaz en la administración del tiempo, no puedes ser esclavo de la tecnología. Las personas productivas solo revisan su correo electrónico dos o tres veces al día plantea Jason Jennings, autor del libro Piense en grande, actúe en pequeño.
Así que programa el tiempo del correo electrónico en tu calendario y depúralo en bloques de tiempo.
Adicionalmente estar revisando constantemente el correo electrónico también hace que seas menos productivo contestándolo, reveló un estudio de la Universidad de British Columbia.
En un experimento, los participantes se dividieron en dos grupos, a un grupo se le pidió que revisara el correo electrónico tres veces al día, mientras que otro lo revisara con la frecuencia que quisiera.
El grupo que revisó el correo electrónico tres veces al día redujo la cantidad de tiempo que pasó contestando mensajes en un 20%. También informaron sentirse menos estresados que antes.
8. Delegar y automatizar:
No habrá administración del tiempo si no aprendes a delegar y automatizar aquellas actividades repetitivas que te quitan la mayor parte de tu tiempo.
Las personas productivas saben que tienen compañeros en su
que son inteligentes, capaces y talentosos en áreas que ellos no dominan. Así que el arte de delegar estas actividades es clave para que logres enfocarte en lo importante.
Adicionalmente, ellos ponen a trabajar la tecnología a favor de sus objetivos. Puedes utilizar aplicaciones como IFTT, que te permiten “estandarizar” procesos, y te dan la libertad para enfocarte en las tareas más importantes y ser más eficiente.
Por ejemplo, puedes configurar una IFTT para que cada vez que una acción alcance cierto precio, se envíe automáticamente un correo a un cliente informándole acerca de esto.Esta acción evitará que estés revisando tu celular constantemente.
Existen muchísimas otras recetas que podrías utilizar que facilitarán tu vida.
9. Invertir en tu cuidado personal:
No importa la administración del tiempo si no tienes salud. Richard Branson, el fundador de Virgin
Group lo tiene muy claro, tanto así que todos los días se levanta a las 5 de la mañana y se ejercita.
“Definitivamente puedo lograr el doble de mi productividad si me mantengo en forma. Esto mantiene mi cerebro funcionando bien” dijo Branson en una entrevista.
Mientras que algunas personas les gusta entrenar antes de dirigirse a la oficina, sacar un bloque de tiempo para hacer ejercicio durante la jornada laboral también funciona muy bien.
Un estudio de la Universidad de Leeds Beckett en el Reino Unido encontró que los empleados que utilizan los gimnasios durante el día eran más productivos en el trabajo.
El otro factor importante dentro de tu cuidado personal es la calidad de tu sueño. Personajes exitosos como Bill Gates, Tim Cook y Arianna Huffington confiesan que duermen hasta siete horas por noche.
Incluso, los investigadores del Instituto Finlandés de Salud Ocupacional en Helsinki, Finlandia, encontraron que aquellos que no duermen lo suficiente son más propensos a tomar más días de enfermedad en su trabajo.
10. Medir los días en minutos, no en horas:
Una última técnica efectiva de la administración del tiempo es dividir el día en minutos, no en horas. Por lo general, los calendarios se dividen en bloques de 30 o 60 minutos.
No obstante, las personas productivas les gusta se más específicos y marcar sus compromisos en lapsos más cortos de tiempo, eliminando la posibilidad de desperdiciarlo.
Grant Cardone, en su libro La regla de oro de los negocios, cuenta como Alan Greenspan, ex presidente de la Reserva Federal, dividía su tiempo en segmentos de 15 minutos e introdujo el mismo concepto en su calendario.
Gary Vaynerchuk también marca su calendario en pequeños segmentos:
“Cada minuto cuenta, así que mi horario está planeado hasta en segundos. Y no estoy bromeando: he tenido, y continúo teniendo, reuniones de tres y cuatro minutos. Tienes que usar cada segundo que consigas en un día”
Aumenta tu productividad hoy mismo:
Todos queremos tener una mejor vida, y en definitiva, no hay mejor manera de lograr esto que encontrando formas de hacer más cosas en el corto tiempo que tenemos, es decir, siendo más productivos.
Con una metodología adecuada, con buenas técnicas de administración del tiempo, puedes lograr esto todos los días. Esto no significa que debas trabajar más horas, o que tengas que presionarte más. Significa que debes trabajar de una manera mucho más inteligente.
Continuar leyendo: Cómo ser un buen líder: 50 Consejos para liderar equipos de trabajo
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Diego Ortiz Álvarez
Buscando la sencillez como estilo de vida, y la humildad en los pequeños detalles. #Emprendedor y editor de @EmpHistoriasMedellín, Colombia
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Fuente: Emprendiendo Historias
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