Pensamiento Administrativo: Amalio Rey: 8 hábitos de productividad personal que me funcionan.

8 hábitos sencillos de productividad personal que a mí me funcionan. POST Nº583.
Por Amalio Rey.
Blog de Amalio Rey.

Amalio Rey: 8 hábitos de productividad personal que me funcionan

La mejor definición de productividad personal es, para mi gusto, la que podemos inferir de Peter Drucker: “Hacer bien las cosas correctas”. En esa misma línea, el bueno de José Miguel Bolívar, mi orientador de cabecera en estos temas, suele hablar de “efectividad” para referirse a la combinación de “eficacia” (conseguir objetivos bien planteados o, en definitiva, hacer las cosas correctas) con “eficiencia” (hacer bien las cosas).

Para ser eficaces habría que definir objetivos inteligentes (o, si prefieres, saludables), y conseguirlos. Para ser eficientes, al menos como lo veo yo, no hace falta obsesionarse con hacer cada vez más cosas, sino que sería suficiente con aprender a minimizar el “desgaste evitable” que se produce cuando hacemos las cosas (rematadamente) mal.

Planteado así, a mí me interesa mucho ser más efectivo, o sea, mejorar mi productividad personal, y en eso llevo trabajando hace tiempo aunque en modo amateur. Por aquí he escrito varios posts sobre el tema, entre los que destacaría éste: “Trabajo profundo, o el control de la atención como una destreza vital”. También publiqué algunas entradas sobre GTD, que tuvieron buena acogida en las redes.

Soy poco de liarme con teorías complejas para gestionar el día a día, y ya he dicho que el GTD, llevado con rigor como sistema, a mí me sobrepasa. Con todo el respeto para los que son capaces de adoptarlo, reconozco que yo no puedo con tanto orden. Así que hoy voy a compartir algunas técnicas o reglas simplonas pero potentes que han mejorado notablemente mi productividad personal. Algunas se repiten de posts anteriores porque han superado la prueba del tiempo, instalándose como hábitos. Venga, al grano:

Empezar la mañana con los huesos:

Nunca empiezo a trabajar en la mañana por lo que más me divierte o me gusta, que tiene más posibilidades de “salir solo” después, cuando me quite de encima los marrones. Cuando inicio mi sesión del día, trato de aplicar esa sentencia que dice: “haz lo correcto, no lo más apetecible”.

Ese principio es aún más pertinente si me siento bajo de ánimo, porque sé que en esas circunstancias tiendo a acomodarme. Si arranco la mañana haciendo aquello que menos me gusta, pero sé que debo hacer, después que lo termino se produce un efecto-recompensa de me ayuda a afrontar lo que queda del día con mucha energía. Así que ya sabes: quítate bien temprano los marrones de encima, y ya verás la fluidez con que trabajas el resto del día.

Técnica del Queso Gruyer:

Una de las razones más habituales para procrastinar, o sea, posponer tareas que tienes que hacer ya, es cuando sientes que son demasiado grandes para hincarles el diente. Son esos proyectos o deberes que no sabes cómo empezarlos porque te disgustan y/o te desbordan. En esos casos, aplico la técnica de ir dándole mordiscos hasta hacerlos manejables. Empiezo lo más pronto que pueda a “chiquitearlos”, abriéndoles huecos como el queso Gruyer.

A medida que los voy rebajando, ya dejan de impresionarme. Y lo mejor es que, cuando hago eso, abro ventanas de oportunidad para que afloren ideas de forma natural. Desde el primer mordisco ya me pongo en modo-rumiar, porque empiezo a entender la tarea, y eso ayuda a que las ideas vengan solas, sin presión. Por ejemplo, hago eso con las entradas que publico en este blog.

Tengo una carpeta que se llama “posts en borrador”, donde voy abriendo ficheros con temas sobre los que me va interesando escribir. A partir de ese momento, “mordisqueo” el texto con nuevas ideas a medida que aparecen. No miento si digo que tengo más de 400 entradas en esa carpeta, algunas iniciándose, otras a medias, y unas pocas a punto de convertirse en posts. Pocas veces escribo de un tirón, desde una hoja en blanco. Y eso mismo hago con los proyectos desde el primer día que me piden trabajar en ellos.

Trabajar por lotes:

Siempre intento organizar mis tareas por lotes de características parecidas. Esto ya lo recomienda el GTD con su “gestión de listas por contextos”. No mezclo actividades de distintas naturaleza porque sé que saltar de una a otra me genera elevados costes del cambio. A más diferente sea la tarea-A de la B a la que cambie, más elevado tiende a ser, en palabras de Sophie Leroy, profesora de la Universidad de Minnesota, el “residuo de atención”, que es esa parte de nuestra atención que se desaprovecha porque sigue pensando en la tarea anterior.

La fluidez que se consigue juntando en lotes homogéneos e independientes, por ejemplo, las llamadas por teléfono, las gestiones que hay que hacer en la calle, las respuestas a los e-mails, o las búsquedas por Internet, es muy superior a que si hacemos primero una búsqueda por Internet, después llamamos por teléfono a una persona, seguidamente salimos a hacer una gestión, volvemos a llamar por teléfono e intercalamos búsquedas por Internet con reuniones u otra actividad de naturaleza distinta.

Atención plena, cueste lo que cueste:

Puedo estar mucho tiempo sentado trabajando, sin distraerme. No nací con esa habilidad, sino que la he entrenado a base de disciplina. La verdad es que yo le he echado un montón de horas a aprender a concentrarme para echar horas. Lo primero que hice fue poner en cuarentena las fuentes más comunes de interferencias, y para eso, me preocupé por reconocerlas a base de auto observación.

A menudo, cuando estoy redactando, quito internet y pongo mi móvil en modo avión. No me crea ninguna desazón desconectarme de las redes un buen tiempo, incluso una mañana entera, para estar centrado. Todo lo contrario, me resulta muy agradable para conseguir estados de fluidez en la escritura. También, debo decir, ahí tenemos un reto de diseño de contextos que lo favorezcan.

Por ejemplo, he estado tentado mil veces de irme a un centro de co-working o a uno de esos lugares abiertos donde se socializa, porque es cierto que a menudo me siento algo solo; pero no tardo mucho en corregirlo, porque sé que la productividad que consigo en solitario es imbatible. No ignoro que me pierdo cosas así, pero es mi decisión.

Pongo a raya las interrupciones, y en eso soy un gendarme, a costa de parecer antipático a veces porque mucha gente no está acostumbrada a esperar por una respuesta. Esto conecta con el punto que sigue.

Gestionar (casi) todo en asíncrono:

Como mi tiempo quiero gestionarlo yo, soy minimalista en el uso de las notificaciones. A decir verdad, las aborrezco. Están (casi) todas silenciadas, salvo las de WhatsApp, que a veces las activo, cuando estoy esperando alguna comunicación importante. Estoy convencido de que casi toda la comunicación se puede gestionar en modo asíncrono, partiendo del principio de que el momento en que la gente quiere comunicarse conmigo es el suyo, pero yo debería poder decidir cuándo quiero responder.

Por eso adoro el correo electrónico (mis clientes y amigos lo saben), pero detesto el teléfono, que es un canal síncrono, porque me parece muy invasivo. Entiendo que cada uno/a depende de sus circunstancias, y hay muchas personas que deben tener el teléfono receptivo porque reciben muchas llamadas que pueden significar oportunidades. Pero también sé que lo habitual es ser demasiado laxos en esa receptividad, y en aceptar las prisas que nos meten los otros para que estemos a su disposición.

Dos ejemplos: (a) Los grupos de WhatsApp son un peligro, un saco sin fondo: yo estoy solo en dos grupos porque no me queda más remedio (uno de un proyecto, en el que estamos solo 4 personas, y otro del equipo de futbol de mi hijo pequeño, porque si no estoy ahí, no me entero de los entrenamientos), (b) Las llamadas comerciales intempestivas las despacho en menos de 10 segundos con un “gracias, no me interesa”, sin dar la más mínima oportunidad de que desplieguen su verborrea automática.

Evitar las redes sociales y los e-mails al arrancar la mañana:

Ésta me parece una práctica con un impacto tremendo en la productividad. Me repito aquí de otros posts, porque suelo insistir mucho en este hábito: No revises el correo, ni te pongas a navegar por las redes sociales, al iniciar tu sesión de trabajo por la mañana. Créeme, no lo hagas, porque son actividades que dispersan y generan ansiedad. Es mejor ponerse con ello en un siguiente cambio de actividad.

El razonamiento es sencillo: cuando uno se levanta tiene la capacidad de atención, la vitalidad y las energías muy frescas y receptivas, así que eso hay que aprovecharlo para tareas de impacto y que exigen foco. Como te pongas al arrancar la mañana con las redes sociales, o el e-mail, que implican estar saltando de una rama a otra, ya te digo que después te costará mucho más concentrarte.

Usar mi bandeja de entrada del e-mail para capturarlo todo:

En esto no debo ser un buen ejemplo. Reconozco que es una solución algo primitiva pero después de probar muchas otras opciones más avanzadas, mi bandeja de entrada del correo electrónico sigue siendo mi único centro capturador de pendientes. Antes usaba también una libreta, pero ya no. En mi bandeja de entrada empieza y termina todo, dada mi naturaleza viejuna.

A veces me mandan mensajes por WhatsApp consultándome cosas, y les pido que me los reenvíen al e-mail, que es de donde gestiono (en modo asíncrono) todos mis pendientes. De hecho, cualquier idea que se me ocurra, me la mando a mí mismo como un correo. A medida que proceso los e-mails, los mando a carpetas organizadas por etiquetas para almacenarlos por temas.

Trato de tener la bandeja lo más limpia que pueda, y mi medida de limpieza es que pueda ver el último mail de la carpeta de recibidos en la pantalla de mi ordenador sin tener que hacer scroll. No siempre lo consigo, pero soy perseverante en intentarlo.

Escribir mi Do’list en papel la noche anterior:

La noche anterior procuro tener claro al menos las tres cosas más importantes que tengo que hacer al otro día, apenas me levante. Y como dije antes, empezando siempre por lo que menos me gusta. Son mis prioridades del día siguiente. Esto, en mi caso, es muy saludable porque no quiero distraerme pensando mañana qué tengo que hacer. Levantarme con los objetivos claros me energiza, y me aporta un foco increíble.

También me ayuda a ir pensando, de forma relajada, mientras hago otras cosas durante la noche, en ideas de cómo abordar esas tareas del siguiente día. Lo escribo en papel porque puedo ponerlo bien visible sobre mi mesa y porque me encanta disfrutar el momento de tachar con energía una tarea cuando está terminada.

Pues nada, ahí te dejo espacio infinito en los comentarios por si quieres compartir conmigo, y otros lectores, tus prácticas, hábitos, técnicas y manías para mejorar la productividad personal. Claro, como si prefieres argumentar por qué no te interesa en absoluto ser más efectivo/a. También puede interesarnos.

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Por Amalio Rey
el 22/10/2017

Amalio Rey.

Director en eMOTools.
Málaga y alrededores, España.
Consultoría de estrategia y operaciones.
Actual: emotools.
Anterior: Universidad Carlos III de Madrid, SOCINTEC.
Educación: Instituto Superior de Relaciones Internacionales.
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