2013-06-10

Siete consejos para el buen funcionamiento de un espacio de coworking.

(Recuperado desde Bligoo.com, QEPD)

Siete consejos para el buen funcionamiento de un espacio de coworking.

Por Carsten Foertsch.
DeskMag.

¿Por qué no se llaman los espacios de coworking “espacios cohumanos”, si todo gira en torno a la gente que hay en ellos? Sencillamente, porque el espacio gira sobre las necesidades de la gente para trabajar –y el coworking permite y simplifica la manera de poder hacerlo.




Ello incluye proporcionar conexión a Internet rápida y fiable, almacenamiento seguro, y un espacio de trabajo relativamente sin interrupciones, a salvo del sonido constante de los teléfonos móviles. Además, los coworkers prefieren dedicarse a conocer a sus compañeros de espacio antes que a limpiar tazas sucias.

Aquí van siete consejos para hacer el día a día y las jornadas laborales en los espacios de coworking más fáciles y cómodas.
Tarde al trabajo los lunes, pronto a casa los viernes –así es la semana laboral para la mayoría. Los coworkers no son una excepción, especialmente en relación a su espacio de coworking.

Ya que los freelancers requieren de una mayor auto-disciplina y muy raramente se requiere su presencia en la (no)oficina, los espacios de coworking quedan más huérfanos al principio y al final de la semana. Esto se traduce en una afluencia mayor de usuarios entre semana, y mesas de trabajo cargadas de manera desigual.

1. Más eventos en días infrautilizados


Hay una serie de soluciones que han surgido en los espacios de coworking para solucionar este problema. Una de ellas es albergar eventos estratégicamente planeados.

Los coworkers en Creative Density, por ejemplo, son invitados a participar en una tarde de viernes semanal limpia-frigorífico, durante la cual se beben la cerveza que ha sobrado de la semana. Se puede hacer fácilmente lo mismo con las sobras de comida, y es una buena manera de limpiar la nevera, una tarea mundana que de todas maneras hay que hacer.
Otros eventos incluyen el “lunes de coworking gratuito”, una vez al mes, que se organiza en IndieDesk, en Los Ángeles. Proporciona la oportunidad a los usuarios interesados de conocer el espacio, e incentiva a los miembros a utilizar el espacio al comienzo de la semana, con la promesa de conocer gente nueva e interesante.

En lugar de hacer sentir a tus coworkers que deben asistir a un evento, prueba a organizar reuniones casuales. Invitaciones casuales a conversaciones, un anuncio en la pared en el espacio de eventos, o una actualización de estado en las redes sociales son a menudo suficiente para asegurar interés y publico.

Además, evita acoger eventos regulares que molestan a la gente mientras trabaja, y que podrían conducir a una tregua permanente en la asistencia semanal.

2. La cocina como núcleo, transparente, pero de ruido reducido


Si los miembros pudieran tener más voz en cualquier área del espacio de trabajo, la mayoría de los coworkers comenzarían por las zonas “cocina y comida”. A pesar de las cosas que a los miembros de los espacios les gustaría cambiar en particular, y de hecho podrían ser unas cuantas; a nadie le gusta una cocina sucia, que puede causar reparos para bastantes coworkers en cualquier lugar. Y sospechamos que esto puede estar muy relacionado con alguna cocina sucia.

Hemos encontrado que el mejor sitio para la cocina en un espacio de coworking es en el medio o hacia la parte delantera del edificio, completamente visible. Como entonces todo el mundo podrá ver fácilmente la zona de la cocina, y lo que está sucediendo en ella, los usuarios se sentirán inclinados con mayor facilidad a poner su taza o su plato sucio dentro del lavavajillas, en lugar de dejarlo en la encimera.

Tener la cocina en el medio del espacio o en la parte delantera, sin embargo, puede ser ruidoso; y desde luego, la cocina es el lugar perfecto para participar en conversaciones triviales o para conocer a otro coworker que trabaja en el lado opuesto del espacio. Por esta razón, poner separaciones o divisiones transparentes –como paneles de cristal o grandes ventanas- entre el espacio de trabajo y la zona para comer es una buena idea. Una cocina central también sirve como divisor del espacio por sí misma, ayudando a dividir grandes espacios en diferentes áreas.

Obviamente, no todos los espacios tienen la flexibilidad, el tamaño o los recursos para poner la cocina allá donde quieran. En NextSpace, San Francisco, han encontrado un punto intermedio con una idea sencilla y entrañable para animar a sus coworkers a fregar. Cada miembro tiene su propia taza con su nombre, por lo que siempre se sabe quién es el culpable. Además ayuda a crear un sentimiento de pertenencia entre los usuarios, y ayuda también a evitar ese momento extraño cuando olvidas el nombre de alguien.

3. Fortalecer el silencio


A muchos coworkers les distraen los sonidos altos. En la mayoría de los casos, no suele llevarles a abandonar el espacio, pero se puede ayudar, no obstante, a que los miembros se sientan más productivos creando áreas tranquilas o habitaciones silenciosas, si el espacio lo permite.

Ya que especialmente los escritores necesitan espacios de trabajo silenciosos, es más frecuente encontrarlos en espacios de coworking que se dirigen especialmente a ellos, como Writer's Junction, en Santa Mónica, y habitualmente esto se refiere al nivel de ruido en el espacio de trabajo.

En Writer’s Junction, los espacios comunicativos están situados en el centro de los espacios de coworking. Además, a diferencia de la mayoría de los espacios, ofrecen a sus miembros algunas salas privadas. La mayoría del espacio está dedicado a zonas comunes, no obstante, pero permite a sus miembros seleccionar el nivel de ruido. También existe la “Sala Fecha de Entrega”, con un nombre que transmite el mensaje de manera muy clara.

Betahaus, en Berlín, con sus 200 mesas, goza de aún más opciones de espacio, y por eso cuentan con una “sala silenciosa” de un tamaño considerable, convertida en una sala de volumen normal a petición de sus usuarios. Con esta nueva norma, la sala es aún más tranquila de lo esperado, y curiosamente, hay también una demanda menor de mesas silenciosas de lo previsto, lo que sugiere que una sala silenciosa no necesita ser demasiado grande. Como media, no se necesita un espacio para más de una sexta parte de los miembros.

Una alternativa para las áreas silenciosas son las máquinas de ruido blanco que regulan el volumen de la habitación con tonos variables. Así se crea una sensación general de un entorno más tranquilo.

4. Evitar los robos


El control social en los espacios de coworking –y sorprendentemente incluso en los espacios más grandes- es muy bueno, especialmente si lo comparamos con las bibliotecas o los cafés. Los espacios de coworking se encuentran entre los lugares de trabajo más seguros en el mundo y casi siempre carecen de video-vigilancia o personal de seguridad.

Sin embargo, merece la pena tomar precauciones, particularmente en los grandes espacios con un mayor número de miembros, y por tanto, mayor anonimato. La mayor parte de los miembros continúan dejando los portátiles o los móviles sin vigilarlos, y especialmente por las tardes cuando hay menos usuarios, el riesgo de robo aumenta.

Los espacios de coworking previenen este riesgo de varias formas. En la mayor parte de las ocasiones, solo los miembro permanentes tienen llaves y acceso las 24 horas. En Indyhall, en Filadelfia, solo dan las llaves a los miembros que llevan como mínimo un mes, y cuya fiabilidad haya sido garantizada por otro miembro. En otros lugares se toman medidas menos formales, como en co.up, en Berlín, que ha impuesto la norma que obliga que todos los miembros dejen el espacio cuando el último miembro permanente se va a casa por la tarde.

Otros espacios han separado las áreas de trabajo fijas y flexibles, por lo que hay menos objetos de valor diseminados por las zonas abiertas. Algunos también proporcionan taquillas o armarios con cerradura. O, como alternativa, algunos sencillamente cierran el espacio a una hora fija y renuncian al acceso 24 horas.

Esta última opción puede limitar la flexibilidad para algunos usuarios, pero, por otro lado, otros coworkers aprecian un horario fijo de cierre, que les permite una división más clara de la jornada laboral y un equilibrio con su vida personal más sano. En realidad, todos los métodos tienen sus ventajas y desventajas. Poner una clave es también una acción que promueve la confianza y promociona el control social autónomo.

5. Tablón de coworkers


Las fotos y los nombres de los miembros, ya sea en un tablón físico en el espacio de coworking, o en la intranet, ayudará a crear y mantener una comunidad, especialmente a medida que el número de miembros aumenta. Por ese motivo, el tablón de coworkers es un elemento básico hoy en día en la mayoría de los espacios.

Recuerda a los miembros los beneficios de incluir información extra, como su profesión. ¿Buscas un diseñador gráfico? El tablón de coworkers posibilita echar un rápido vistazo… si se ha incluido un pequeño perfil. En Betahaus, el tablón consta de una sencilla tarjeta de presentación tamaño postal, que se puede dar la vuelta para indicar si ese miembro está presente o no, o para ser más concreto, dentro del espacio en ese momento.

6. Comparte tu éxito con los demás


Junto al enorme tablón de coworkers en NextSpace, cuelga un tablón de recortes de periódico, en el que los usuarios pueden colgar artículos y publicidad sobre ellos mismo y sus proyectos. Ayuda a los miembros a aprender más los unos sobre los otros, y fomenta la creación de una comunidad fuerte y comprensiva.

7. Conexión a Internet rápida y fiable


Quizá señalamos lo evidente, pero nada es mas importante que el WiFi en un espacio de coworking. Si la conexión a Internet, el modem o el router wireless cae momentáneamente, puede favorecer un estallido de interacción dentro de la instalación. Si ocurre con frecuencia, los miembros empezarán a quejarse por todas partes.

Considera minuciosamente los planes de Internet disponibles, porque no todos los proveedores de red, modems y routers mantienen siempre sus compromisos. Asegúrate también de que cuentas con una alternativa permanente y en funcionamiento, de dos proveedores separados que no usen las mismas líneas. Además, ten a mano otro router por si necesitas una sustitución rápida. Según crece tu comunidad, el número de conexiones, redes y routers debería aumentar en consecuencia.

Tener varias redes permite también un mayor control sobre el acceso a Internet. Se puede ofrecer una conexión más segura a los miembros permanentes; para visitantes o usuarios esporádicos, es suficiente con una conexión ligeramente más abierta, con una contraseña sencilla. Más aún, la red extra para invitados puede servir como sistema de soporte para todo el mundo.

Por otro lado, casi todos los coworkers tienen altas expectativas, o esperan contar con la opción más rápida y cara del mercado. Dicho esto, se ha comprobado que cuanto más rápida es la conexión, más tiempo permanece un coworker en un espacio. Aquel que escatima y ahorra en la conexión a Internet se está haciendo un flaco favor.

Por último, al comparar las ofertas de los distintos proveedores, no tengas en cuenta solamente la velocidad de descarga. Los coworkers envían emails interminables, grandes archivos y desarrollan webs, por lo que la velocidad de subida es igual de importante.

Artículo de Carsten Foertsch
Publicado el 02/10/2012
Este artículo fue traducido por Marta Santacana

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Fuente: DeskMag 
Imagen: Coworking