Pensamiento Administrativo: Manual de gestión del cambio con 3 condiciones en 6 pasos.

2017-07-29

Manual de gestión del cambio con 3 condiciones en 6 pasos.

Manual práctico del cambio razonable.

Por David Criado.

Iniciativa Vorpalina.

Manual de gestión del cambio con 3 condiciones en 6 pasos

El modelo de cambio razonable es un modelo sencillo de creación propia basado íntegramente en mi experiencia con equipos y organizaciones acompañando el cambio significativo. Es una brújula para lograr el equilibrio entre la innovación y la realidad.

Este artículo tiene por objeto realizar una aproximación práctica al cambio razonable dentro de las organizaciones.

“Conozca todas las teorías, domine todas las técnicas, pero al tocar un alma humana sea tan solo otra alma humana“.
Carl Gustav Jung.

La idea es que tú, lector o lectora, dispongas de una herramienta ágil que te hable sobre cómo generalmente suelen ser los cambios. Lo escribo para que sea especialmente útil a líderes y equipos de cambio. Entiendo que haciéndolo de esta forma tendrás un guión al que acudir en momentos de parálisis, pelea o huida.

Este es uno de tantos marcos de trabajo para el cambio. Con algunos matices, es de algún modo el marco de trabajo por el que suelen apostar los equipos basados en la mejora continua. Añado además que tuve la idea de compartir esta herramienta con la comunidad de cambio tras la cuarta sesión con uno de los equipos a los que actualmente acompaño en el diseño del cambio de su organización.

Por ello gracias especiales al equipo formado por las dos Evas, las dos Amparos, MªJose, Pilar, Asun, Davinia, Juan y Paloma. Tomo, amigos, vuestras etapas para el cambio como el marco de trabajo que recomendaré en este articulo. Comenzamos.

Qué es el cambio razonable

Entiendo que para formular un “cambio razonable” son necesarias las siguientes condiciones nucleares:

1. Fijar el M.A.R (Mínimo Asumible Realista):

El M.A.R es el margen básico de exigencia en el que pueden jugar aquellos perfiles cuyo ritmo de adaptación o resistencia al cambio sea mayor. Porque un cambio razonable es un cambio cuyos mínimos sean asumibles por todas las personas implicadas o usuarias de ese cambio.

En este punto es importante que el equipo de cambio que se conforma para liderar el proceso dentro de la organización, sea muy heterogéneo y representativo de la realidad de la organización. Si una organización tiene un gran número o algunas personas muy escépticas y reticentes al cambio, no es recomendable que este perfil no esté presente en el equipo de cambio.

El equipo de cambio no tiene que ser un equipo de grandes campeones sino un reflejo de las inteligencias disponibles. Además de ser necesario que todas las personas que integran el equipo de cambio sean proactivas y quieran un cambio, necesitamos que sus habilidades, caracteres y conocimientos sean un reflejo genuino de la organización. Omitir voces es frustrar el cambio.

Durante el proceso de diseño de cambio, el equipo debe vivir algunas fricciones necesarias: el autoconocimiento de su propia realidad (en términos transteóricos la Precontemplación y reevaluación ambiental), el autoconocimiento del propio equipo (en términos transteóricos de Contemplación y reevaluación propia), y la Preparación del cambio (momento en el que la confrontación entre opiniones es siempre necesaria para llegar a la maestría final).

El M.A.R de un hospital podría ser alcanzar unas determinadas tasas de éxito en la atención de los pacientes para cada uno de los indicadores que se establezcan durante el proceso.
El M.A.R de una empresa de mensajería podría consistir en tomar los mejores datos de reparto y restándoles un 20% de márgen, establecerlos como el mínimo asumible realista para todos los empleados de la cadena de trabajo.
El M.A.R de un centro educativo podría ser mejorar en un 25% los resultados de los test de satisfacción de las familias y/o alumnos en cada fase del proceso.

También se pueden establecer mínimos asumibles realistas a nivel de gestión. Ejemplos: que exista un plan estratégico definido, que haya políticas de reconocimiento al empleado,…

2. Hallar el equilibrio CONCRETO-TOLERABLE:

Un cambio lo suficientemente laxo para integrar mejoras imprevistas (que no ahogue) y lo suficientemente concreto como para no perderse (que apriete). Este equilibrio es complicado de alcanzar pero posible.

Todos los equipos de cambio en algún momento de su desarrollo llegan a un punto de empuje en el que se plantean hasta qué nivel pueden diseñar desde un inicio el detalle de su cambio para no ofender ni obviar las voces de los usuarios de ese cambio. Es necesario aquí encontrar un marco de trabajo generoso y que nos permita dibujar diferentes etapas que ayuden a visualizar el cambio progresivo.

3. Construir EL SUEÑO QUE QUIERES ALCANZAR a partir de las ACCIONES QUE PUEDES REALIZAR:

Esto es, tener un horizonte exigente a largo plazo con la vista puesta en las acciones que puedes liderar o acometer a inmediato, corto y medio plazo. Y no al revés. Esto quizás es la más importante de estas condiciones. Generalmente solemos soñar en función de referencias o experiencias externas y al intentar luego poner en práctica nuestro sueño caemos en que no hemos sido dueños ni conocedores de nuestra posibilidad propia.

En este sentido solo un apunte… La posibilidad propia es infinita, tan grande como queramos que sea. Los recursos no solo se tienen, sino que también se buscan o se construyen. Olvidarse de cualquiera de estas tres opciones es de nuevo frustrar el cambio desde el inicio.

Cómo entender el cambio razonable

Especialmente interesante me resulta, lector o lectora, que interiorices el siguiente gráfico. Es el porcentaje de retención de lo aprendido pasadas 24 horas del momento de la enseñanza/aprendizaje. En un proceso de cambio no puedes obviar nunca la experimentación. La teórica es poco o nada importante para el cambio. Más importante aún es cómo pones en práctica esa teoría.

Ningún cesto se hace solo con los mimbres, sino con los diferentes encajes, nudos y curvas que aplicamos a esos mimbres. Eso hace de un cesto algo firme y duradero. No idealizar la materia prima te hará centrarte en las relaciones y combinaciones de las que esa materia prima (la persona) es verdaderamente capaz.

Si quieres diseñar y ser fiel a un cambio razonable, practícalo y enséñalo a otros. No teorices, sigue la famosa línea de crecimiento racional de todo proceso de acompañamiento: toma CONCIENCIA de lo que eres y haces, asume RESPONSABILIDAD sobre lo que eres y haces, adopta ACCIONES para mejorar lo que eres y haces).

Marco de trabajo para el cambio razonable

Establece herramientas continuas de FEEDBACK para cada una de las etapas del cambio. Pulsa siempre a las personas, compréndelas. Recordando a Fritzen (1984) la palabra menos importante es YO; la palabra más importante es NOSOTROS.

Fase previa: Preparando el cambio

En esta fase contarás con tu realidad y crearás alianzas al modo en el que Kotter (1996) habla de asentar el cambio.

1. Conocer y exponer tu REALIDAD:

Recopila datos, entrevista, pulsa el momento y los logros conseguidos antes de pensar en ningún cambio. Expon la fotografía actual de tu organización. Parte de lo que sois para poder alcanzar lo que queréis ser, y haz partícipes a todos de ambos puntos a lo largo del camino.

2. Crear un DISCURSO de cambio:

Construye un discurso de cambio en un breve documento. Una guía creíble de lo que quieres ser, la expresión de tu propia identidad.
Esta será la parte TOLERABLE de ese equilibrio entre lo CONCRETO y lo TOLERABLE. Este discurso no debe doler, es una declaración de intenciones con objetivos claros.

Fase intermedia: Experimentando el cambio

En esta fase comenzarás a forjar la cultura de esfuerzo y mejora continua fundada en tu discurso. Una vez arraigado el cambio, esta fase será siempre constante. Diseñar – Actuar – Evaluar será una costumbre ágil en tu día a día:

3. DISEÑO del cambio y del mantenimiento del cambio:

Diseña, escribe, visualiza y concreta las acciones de cambio con sus correspondientes indicadores.
También debes diseñar, dejar por escrito pero sobre todo experimentar aquellos mecanismos de autorregulación grupal para equipos que os permitan disponer de unas reglas comunes de trabajo, imbuiros de un espíritu innovador y atajar posibles brechas durante el proceso.

4. Experimentación de ACCIONES:

Es el momento de equivocarse y actuar, de encontrar el foco a partir de la experiencia. En esta etapa desplegarás cada una de las acciones de cambio establecidas en el diseño.

5. EVALUACIÓN de los indicadores:

Uno a uno, durante el proceso irás evaluando las acciones a partir de los indicadores fijados en el Diseño del cambio.

Fase final: Manteniendo el cambio

En esta fase solo hay una etapa clave que nos permitirá asentar el trabajo realizado e imbuir a la organización de una cultura de cambio y adaptación:

6. ARRAIGO:

Esta fase consiste en sistematizar e interiorizar todas y cada una de las etapas de la Fase Intermedia por medio de políticas activas de reevaluación continua de la realidad común (la Organización) y de las realidades concretas (las Acciones).
El arraigo es una etapa de madurez en la que se producen tentativas de regresión o retroceso a la anterior realidad.
En esta etapa deben estar ya lo suficientemente trabajados todos los mecanismos de autorregulación de equipos diseñados para afrontar el cambio. Estos mecanismos y herramientas nos ayudarán a mantener el cambio de forma duradera.

***

Espero que este breve manual te sea de ayuda en el diseño de una estrategia de cambio para tu organización.
Añado por último que suele ser imposible que acometas esta tarea sin perspectiva o apoyo externo. Esa es al menos, lector o lectora, mi experiencia. Si nos necesitas, escríbenos.

Posted by David Criado
on Apr 24, 2015

David Criado

Facilitador | agente de cambio
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Autodidacta
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