Aquí describimos el proceso y las cuatro claves del mensaje o de la serie de mensajes que redundarán en una concurrencia exitosa al evento convocado por la organización: La Atención, el Interés, el Deseo y la Acción.Por Manuel Gross Osses
Con demasiada frecuencia nos enteramos por la prensa o por la radio que alguna actividad o evento público convocado por alguna organización resultó fracasado, ya sea porque se suspendió a última hora, porque la cantidad de asistentes fue escasa, porque el local resultó inapropiado, o simplemente porque los espectadores se quejaron por la mala calidad de la organización.
Todas estas demostraciones de improvisación y falta de respeto hacia los supuestos destinatarios de la actividad ocurren en todos los niveles, desde el más modesto club de barrio hasta la más empingorotada institución pública.
La causa basal es la típica indefinición de los organizadores acerca de la meta u objetivo concreto que debe alcanzarse, unida a la incomprensión de la necesidad social que debe satisfacerse. Una segunda causa, a veces más impactante, es el pésimo manejo de los medios de comunicación, los que si no son olvidados son requeridos en el último minuto.
Lo que subyace es una mentalidad pueblerina que cree que basta una comunicación interna para que todo el pueblo quede enterado, ignorando o despreciando el hecho de que es necesaria una campaña de difusión pública, iniciada con una razonable anticipación, para que la importancia del evento quede fijada en la memoria colectiva de los interesados. Ya lo dijo Marshall McLuhan hace más de tres décadas: “Lo que no está en los medios no existe”.
¿Existe una mejor forma de comunicar?
Por supuesto. Basta con entender porqué las personas concurren a un evento: La acción de asistir se ejecutará solamente si existe previamente un deseo de participar. Y el deseo nace porque la actividad ha despertado una suficiente cantidad de interés. Naturalmente que para despertar el interés primero se debió llamar la atención del destinatario del evento.Aquí resumidas están las cuatro claves del mensaje o de la serie de mensajes que redundarán en una convocatoria exitosa: La Atención, el Interés, el Deseo y la Acción, claves que describimos brevemente a continuación:
1. Dado el cúmulo de estímulos que cada persona recibe constantemente, debe enfatizarse que el llamado de Atención tenga la suficiente fuerza para que permanezca en la memoria de la gente.
2. Captada ya la Atención, un aporte de más información debería provocar el Interés por conocer más datos acerca del evento.
3. Si los datos son coincidentes con las expectativas de la persona o de la comunidad provocarán el Deseo de participar.
4. El deseo se transformará en la Acción final de concurrir solamente si se han dado todas las facilidades necesarias y si los organizadores han generado la confianza en que el evento será exitoso.
Finalmente, debemos considerar que con la masificación de los servicios de Internet, cualquiera persona de la organización, no necesariamente un dirigente, puede crear sin costos adicionales un blog, un grupo y hasta un modesto fotolog donde pueda publicar las sucesivas informaciones relacionadas con un evento planificado, de tal forma que se produzca en los lectores el efecto Atención-Interés-Deseo-Acción.
Usando los métodos tradicionales de la prensa escrita, la forma correcta de enviar comunicados de prensa se describe en este sitio.
Foto 1: http://www.calvida.com/inteligencia.jpg
Foto 2: http://admin.dl.gov.cn/upload/images/2004-02-19/02-1913_39_21851.jpg
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