Pensamiento Administrativo: Cómo formar un equipo extendido delegando en tus mandos medios.

2017-04-15

Cómo formar un equipo extendido delegando en tus mandos medios.

¿Cómo convertir a los mandos medios en equipo extendido?

Por Rodrigo Nasif Salum.

MateriaBiz.

Cómo formar un equipo extendido delegando en tus mandos medios

Para un jefe, es imprescindible poder contar con personas en quienes apoyarse para gestionar. Aquí, algunas pautas para lograr delegar sistemática y efectivamente.

El término equipo extendido se utiliza para identificar a aquellas personas y roles que funcionan como prolongación de un manager o ejecutivo, en términos de autoridad operativa y ejecutiva. En otras palabras, son las personas en las que el manager se apoya para poder gestionar sus equipos de trabajo.

Aquí, algunas ideas para convertir a tus actuales mandos medios en equipo extendido.

1. Tomate el tiempo de conocer a las personas

Suena fácil y apuesto a que tu respuesta automática fue tildar este punto como "hecho". Por favor, reconsidéralo durante algunos minutos. Pensalo otra vez. Si seguís estando muy seguro de que los conocés y te conocen, seguí con el próximo punto. Si aparecieron algunas dudas, quizás sea una buena idea que empieces a generar espacios para que tus colaboradores puedan conocerte y vos puedas conocerlos a ellos.

Este tipo de espacios pueden variar dependiendo de distintos factores (cantidad de mandos medios que te reportan, vínculo y conocimiento previo, cercanía geográfica, etc.), pudiendo ser desde compartir un café hasta participar de eventos de inclusión. Si bien no soy un gran fanático de estos últimos, reconozco que hay muchos que realmente funcionan.

En mi caso, prefiero compartir almuerzos y trabajar codo a codo en proyectos que podría ejecutar solo, pero que al incluir a los jefes de equipo me permite conocer sus opiniones y puntos de vista y exponer los míos (esto último me ayuda mucho para ir configurando un mapa mental de cómo afrontan los desafíos y comentar cómo los resolvería yo).

Es notable lo que se aprende al compartir experiencias, especialmente si estás acostumbrado a trabajar por tu cuenta para obtener resultados. Trabajar con otros te permite abrir la cabeza a una nueva gama de soluciones que por vos mismo seguramente no hubieras conocido (y mucho menos aplicado).

2. Compartí información

A ninguno de nosotros nos gusta que nos oculten información que podría hacer nuestro trabajo más fácil o, incluso, más eficiente. No creo que podamos deshacernos de aquellas personas que ocultan información porque piensan que así se mantienen útiles para la organización, pero te pido un favor: no seas uno de ellos.

Compartir información estratégica (dentro de lo que tu organización te permita, claro) no sólo va a servir para entrenar a tus mandos medios, también va a funcionar como un agente motivador ya que tus colaboradores se sentirán apreciados por la confianza demostrada.

3. Delegá proyectos desafiantes

Delegar no es decirle a alguien que haga algo. Eso es –en el mejor de los casos- asignación de tareas. Para que puedas considerar una determinada acción como delegada, por empezar, no tiene que ser algo que esa persona habitualmente haga como parte de sus responsabilidades. Si el proyecto o tarea en cuestión es parte del Job Description de quien ejecutará, no le están delegando nada. ¡Es parte de su trabajo!

Por otro lado, lo que se esté delegando debe ser coherente con la formación y desarrollo de esa persona. La gran diferencia entre delegar una responsabilidad y asignar una tarea -además de la autoridad que estamos explícitamente compartiendo- es que la primera se realiza en pos del desarrollo y la segunda es parte de las responsabilidades inherentes del equipo.

4. Involucrá a toda la organización

Para que tu equipo extendido pueda funcionar como tal, no puede ser algo que quede entre ellos y vos: toda la organización tiene que contar con la misma información para poder direccionar los asuntos diarios a quien corresponda.

Armar el equipo extendido y delegar proyectos es la parte divertida, ya que te da más tiempo para trabajar en otros aspectos de tu gestión, pero hacer un esfuerzo operativo para que toda la organización reconozca a tus mandos medios como jugadores clave suele ser un poco más difícil. Si te sale hacerlo de forma natural, no vas a tener muchos problemas. Pero, en caso de que te cueste un poco más, te recomiendo que este sea un punto importante en tu agenda.

Las buenas noticias son que una vez que logres introducir a tus mandos medios como equipo extendido, tu organización ya los mirará directamente a ellos en la operatoria diaria, al menos hasta que necesiten alguna decisión y/o aprobación de tu parte.

5. Actualización de Job Description (descripción de puesto)

Definir un equipo extendido trae aparejado cambios, y algunos de ellos podrían ser la actualización de roles y responsabilidades. Si tu compañía cuenta con Job Description para cada rol, es necesario que realices una actualización sobre los referidos a tus mandos medios. Suena fácil, pero tiene su complejidad.

La estandarización de roles es cada vez más frecuente (especialmente en compañías con sólidos Sistemas de Gestión de Calidad) y quienes los regulan no suelen aceptar cambios caprichosos, suelen requerir una justificación y análisis para verificar que el cambio es realmente necesario.

Una de las preguntas más frecuentes es si ese cambio podría aplicar a todos los profesionales que comparten ese mismo rol a lo largo de la empresa. En caso afirmativo, el cambio de Job Description podría ser necesario, pero en caso de ser negativo, podríamos estar hablando de un cambio inherente solo a una persona o un grupo pequeño, por lo que el cambio no sería necesario.

Te recomiendo que hagas la tarea por si alguien te hace este tipo de pregunta.

Rodrigo Nasif Salum

Autor y blogger, especialista en management, liderazgo y tecnología. Business Developer Executive & IT Manager en Telstar Group.
Rodrigo Nasif Salum
Business Development Manager.
NSBS.
Universidad de Ciencias Empresariales y Sociales.
Argentina.
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