Pensamiento Administrativo: Cómo mejorar la comunicación y el trabajo colaborativo en equipo.

Cómo mejorar la comunicación y el trabajo colaborativo en equipo.

Por Luis Tamayo.

Ouishare Magazine.

Cómo mejorar la comunicación y el trabajo colaborativo en equipo.

No es fácil comunicarse y trabajar en equipo en una organización como OuiShare -que tiene la intención de funcionar y tomar decisiones bajo las premisas de lo descentralizado y/o lo distribuido, la horizontalidad, y la transparencia. De ahí, esta reflexión que nace de la práctica y la experiencia de varios años de trabajo, alegrías, conflictos y, sobre todo, aprendizajes.

Por supuesto, este texto no pretende ser una guía definitiva, ni mucho menos “sagrada”, ya que cada persona y cada organización es un mundo. Sin embargo, confío en que será de utilidad para otros equipos y espero que se vea enriquecido con el feedback de otras experiencias y prácticas de gobernanza en otros colectivos y comunidades que tienden a lo colaborativo y abierto.

He aquí algunas pautas para mejorar la comunicación y el ambiente de trabajo en estas organizaciones.

(1) Las Formas

Muchas veces no es tan importante lo que se dice, sino el cómo se dice.

Muchos malos entendidos y conflictos vienen más de las formas que del contenido. En este sentido, aconsejamos ser amables y cuidar el tono, sobre todo en el contexto digital. Los textos son muy interpretables emocionalmente; nuestros estados de ánimo, muy cambiantes, y pueden inferirse tonos y formas que igual no se corresponden con la realidad. En estas situaciones, los emoticonos puede ser de gran utilidad.

Celebrar y agradecer es un arma de cuidados masiva.

En los entornos offline no hay que olvidarse del poder de la alegría, de una sonrisa, de ser agradecidos y de pedir las cosas siempre “por favor”; ayuda bastante y, si además se acompaña de un abrazo, mucho mejor.

No confundamos tampoco lo profesional con lo serio.

Ser más serio no necesariamente implica ser más profesional. Expresar emociones y sentimientos es muy difícil, y más en un contexto donde lo profesional sucede cuando “la armadura” y el “ser-máquina” es sinónimo de “business”.

Ser respetuoso no es lo mismo que ser educado.

Podemos ser muy educados y faltar el respeto. Tengamos en cuenta esta diferencia.

Herir el ego tampoco es lo mismo que faltar el respeto.

Tendemos a pensar que nos han faltado al respeto cuando nuestro ego se ve afectado. No confundamos.

(2) Reducir el volumen de ruido

No generemos debates sin propuestas concretas.

Normalmente buscamos decisiones, no opiniones. Opinar por opinar (juicio de valor) sin una propuesta clara, u oponerse a algo sin una contrapropuesta de valor, solo lleva a discusiones infinitas…
Esto no quiere decir que no podamos opinar: se trata de ser conscientes de si esa opinión añade valor o no. No tenemos que opinar siempre de todo. Y muchas veces es más una necesidad de nuestro ego (“aquí estoy”) que otra cosa.
Muy ligado a esto, se encuentra el evitar el “debería hacerse” o el “hay que”… Lideremos aquello que nos importa o que creamos que podría hacerse, o sumémonos al área o equipo que ya está trabajando en esto; no perdamos tiempo y energías en que otros lo hagan por nosotros.
Tendemos a pensar que nuestra manera de hacer las cosas es la mejor, pero ¿es esto realmente cierto?

Reducir el volumen de comunicación es reducir el ruido.

Pensemos si lo que aportamos a la conversación añade valor o no, si es necesario o prescindible. No hace falta contestar siempre a todo; muchas veces respondemos con un “ok” o un “gracias” por cortesía, por empatía, o para dejar claro que hemos leído un mensaje o un texto, pero ¿es necesario cuando hay un consenso?

(3) La empatía y el ego

Cada uno tenemos nuestra personalidad.

Y el mismo mensaje puede tener una carga emocional y afectiva muy diferente, según de quién venga. Por eso es importante conocer bien a las personas, saber de la cultura que vienen, aceptarlas como son y no sacar juicios generales cuando cada persona es única y singular. Por no hablar del momento personal y emocional en el que se encuentra cada individuo en cada momento.
Expresar ese estado durante una reunión puede ser de gran ayuda para evitar malos entendidos. Un “check-in” y un “check-out”, no solo de conclusiones operativas, sino también de emociones, ayudan mucho.

Respetar el trabajo de los demás.

Hay muchas formas de hacer las cosas y tendemos a pensar que la nuestra es la mejor, o que somos más expertos o tenemos más experiencia en un tema, por lo que las cosas han de hacerse de la misma manera en que ya las hicimos en el pasado porque ha funcionado en otras ocasiones. Sin embargo, ¿es esto realmente cierto? Si las cosas se hubiesen hecho siempre de la misma manera (la que funciona), seguiríamos viviendo en cuevas.
Esto no significa evitar dar feedback; al revés, dar un feedback afectivo es mostrar interés por mejorar el trabajo del otro, y, sobre todo, ayuda a apoyar al otro y que no se sienta “solo”.

No confundir feedback con juicio de valor.

Criticar sin proponer es destructivo.

Liderar es facilitar que el resto del equipo haga bien su trabajo.

Y en un ambiente de distensión y responsabilidad para poder dar lo mejor de cada uno.

No todos somos iguales.

Hay personas que son muy buenas haciendo algo y no tan buenas con otras cuestiones. Esto no significa que el quien destaca haciendo algo, o tiene más experiencia en un campo concreto, tenga siempre razón -o, mejor dicho, que su propuesta sea la mejor.

La razón es un tema de expectativas, intereses y perspectivas.

Tendemos a pensar que tener la razón es sinónimo de éxito (“te lo dije, yo tenía razón”), pero el éxito es cumplir objetivos, no necesariamente estar en lo cierto.

No confundir lo profesional con lo personal.

Trabajar solo con las personas que nos dan buen feeling o que nos caen mejor y excluir a las otras por un tema personal es generar carencias profesionales: que te “caiga mejor” no significa que sea la persona más adecuada para hacer un trabajo de manera efectiva. El “amiguismo” es enemigo de lo profesional.

El win-win puro es un mito.

Siempre hay alguien que gana más que el otro. Trabajar en comunidad es estar dispuesto a ganar mucho dando poco en algunas ocasiones, y a ganar poco dando mucho otras veces.

(4) Transparencia

Las suspicacias, “paranoias”, percepciones e interpretaciones personales son el peor enemigo de la confianza.

Y sin confianza no hay comunidad (equipo). Tendemos a juzgar la “no información” como falta de transparencia y asociarla a que“esconde algo malo”, pero no siempre tiene que ser así.
Ser transparente muchas veces significa trabajar el doble, y esto requiere de mucho esfuerzo. Es muy difícil ser transparente, no desde la intención, sino desde la práctica, y aun así no es imposible: solo requiere método y costumbre.

La gestión del dinero y del poder (escasez) suele despertar recelos.

(Herencia e inercias de nuestra cultura vertical). Distribuir transparentemente estos elementos es imprescindible. Si queremos ser una organización realmente transparente, no nos olvidemos de esto.

Comunicación no violenta

Para no alargar más esta reflexión, recomiendo seguir el trabajo que se está haciendo desde el Centro para la Comunicación No Violenta que identifica tres obstáculos para la comunicación:

Los juicios de valor, lo que está bien y lo que está mal, las etiquetas, las comparaciones… es decir, centrarse en observar los hechos y no las interpretaciones.
Las demandas o exigencias (“tienes que…”, “hay que…”).
No asumir responsabilidades (“yo no tengo la culpa”, “hice esto porque el/ella….”).

Todos los comportamientos humanos reflejan necesidades y, cuando nos estamos comunicando, también lo hacemos. Detrás de cada gesto, tono y palabras, más allá de un mensaje y de una intención, hay una necesidad que se expresa a través de sentimientos.
Así, cuando alguien transmite dureza, dolor o enfado, puede estar expresando una necesidad de reconocimiento o de afecto; igual que cuando se transmite miedo o confusión, puede estar poniéndose de manifiesto cierta inseguridad y la necesidad de pertenencia.

En definitiva, si algo tan sencillo y básico como la comunicación no se cuida, si no se hace el esfuerzo personal de auto-observarnos en nuestra interacción con los demás y detectar las necesidades que hay detrás de esa relación para resolverlas, podemos generar muchos conflictos y tensiones que muchas veces no son tales, o que podríamos evitar o minimizar.

Luis Tamayo
en 22 marzo 2016

Luis Tamayo

Luis Tamayo es Conector de Ouishare en Madrid, sociólogo, experto en análisis de tendencias. Profesor del IED y del EAE. Consultor y facilitador de procesos colaborativos tanto off como online. Propulsor y emprendedor con simbyosi inteligencia colaborativa y cofundador de la acción coexperimental lectiva (y comunicación social) “El invernadero de Lavapiés”. Para más información me podéis seguir en Twitter: @simbyosi y @ratoncampero