Pensamiento Administrativo: Las 8 herramientas del proceso de transformación digital.

2017-08-24

Las 8 herramientas del proceso de transformación digital.

Las 8 herramientas de la transformación digital.

Por Equipo Humannova.

Humannova.

Las 8 herramientas del proceso de transformación digital

Como ya sabemos, la transformación digital es una parte que acompaña a la transformación cultural, es por ello que transformar digitalmente una compañía implica mucho más que introducir tecnología digital.

Para transformar digitalmente una empresa se tienen que cambiar hábitos, actitudes, competencias y su forma de entender y trabajar los procesos organizativos. No cabe duda pues que tenemos que trabajar de manera profunda y de manera integral con las personas y sus emociones. Es por ello que el éxito consistirá en trabajar con TODAS las personas de la organización, desde la alta dirección hasta la base.

Para ayudarte en el viaje de la TD hemos diseñado estas 8 herramientas básicas e imprescindibles, que a la vez son los pasos necesarios en el camino hacia el objetivo.

1ª Herramienta: Liderar la idea de transformación digital

Liderar la idea. Las Etapas Previas del Cambio. La Planificación.

En el viaje hacia la TD necesitamos transmitir pasión por la idea, sin pasión no conseguiremos mover a las personas, pero sobre todo necesitamos esponsorización de las capas más altas de la organización, el CEO y el Comité de Dirección no solo tienen que comprar la idea, además tienen que implicarse, apoyar y dar ejemplo durante todo el proceso.

¿Qué debemos hacer antes de comenzar el proyecto?

Etapa 1. Necesidad del Proyecto Empresarial: Crear una sensación emocional que permita compartir un Diagnóstico de la Situación Actual y el por qué es necesaria la Transformación Digital. Esponsorización de la alta Dirección
Etapa 2. El proyecto de Cambio: Movilizar, dar esperanza mediante una visión de futuro creando emociones positivas del Proyecto Empresarial.
Etapa 3. La Hoja de Ruta: Determinar nuestro Plan de Acción, establecer la Estrategia del Programa de Cambio: planificar y ejecutar eficazmente (Business Case). Crear un equipo de gobierno para establecer la estrategia digital a seguir.

2ª Herramienta: Los equipos de transformación digital

Lo difícil no es tener una estrategia sino que las personas la sigan.

Lo realmente complicado es conseguir la implicación de toda la organización.

¿Cómo conseguir implicar a los colaboradores en la transformación digital?

Crear un equipo de embajadores digitales

Sabemos que de manera individual es imposible conseguir el cambio. Necesitamos de personas implicadas que contagien pasión a toda la organización y un equipo de embajadores digitales, auténticos agentes de cambio, para trabajar tanto en la implantación de la estrategia como en los planes de acción y su seguimiento.

Un equipo de embajadores digitales que:§

Busquen nuevas soluciones creativas, ayuden a implantar el cambio y hagan que éste sea una realidad (Sinergia Creativa). Necesitamos de herramientas y técnicas de creatividad, evaluación y selección de ideas
Entusiastas y que contagien su entusiasmo. Que movilicen emociones que permitan el cambio de comportamientos y la aceptación del Cambio (Sinergia Integradora).

Los embajadores digitales tendrán un rol fundamental para conseguir el éxito de la transformación digital de la compañía. Los embajadores digitales serán los responsables de agitar la organización y conseguir que la transformación digital se impregne en el ADN de la empresa.

Por ello, uno de los aspectos más importantes para asegurar el éxito es la selección de los embajadores digitales, personas que deberán tener unas características diferenciales:

Intraemprendedores: con iniciativa y proactividad
Motivados por el proyecto: apertura al cambio, ilusión y pasión
Influencers: que tengan cierta influencia/liderazgo, no necesariamente jerárquico
Dinámicos: con capacidad de trabajo: lo tienen que compaginar con su día a día
Representativos: de los diferentes negocios/áreas de la organización

Y tendremos que formarlos y dotarlos de todas las herramientas necesarias, en digitalización pero sobre todo en gestión del cambio.

La 3ª herramienta: La Comunicación en la transformación digital

Comunicación, comunicación, comunicación.

Empapar todas las arterias de la empresa con la comunicación, pero teniendo muy claras las acciones que se van a realizar. Seducir mostrando todos los beneficios – que son muchos- que se obtendrán con el cambio

¿Qué debemos comunicar, cuándo y cómo?

Fase 1. Preparar a la Organización: Analizar los colectivos que están implicados en el Proyecto Empresarial (Mapa de Comunicación) y establecer un Plan de Comunicación con Acciones, intentando que comprendan la necesidad del Cambio y que apoyen con su comportamiento nuestra Idea.
El plan de comunicación y marketing deberá ser impactante para implicar a todos los profesionales en la TD y que contemple los siguientes aspectos:

Comunicar la puesta en marcha del proyecto desde una perspectiva marketing /branding.
Diseño de marca del proyecto con carteles, folletos y trípticos (merchandasing)
Comunicar en la Newsletter el avance de los proyectos

Fase 2. Clarificar y Guiar: Crear el Cuadro de Mando del Cambio que nos permita clarificar los objetivos del cambio, cómo se relacionan los diferentes objetivos y el calendario, y cómo puede contribuir cada una de las personas afectadas por el cambio.

Fase 3. Asegurar el Avance: Dar Feed-Back sobre los resultados obtenidos, establecer estrategias que nos permitan obtener resultados rápidos y asegurar que se percibe una gestión consecuente.

La 4ª herramienta: Impacto organizativo de la transformación digital

¿Qué impacto social tendrá nuestro proyecto?

Los procesos cómo criterio de Diseño Organizativo:
Analiza, rediseña y mejora todos aquellos procesos que puedan ser digitalizados. Tanto los internos como los externos. Tenemos que ser coherentes con la transformación digital que proponemos. Utilizar los Mapas de Proceso y el Diseño de procesos de tipo incremental o rupturista.

Procesos de Negocio Industria 4.0. y estructuras en red:

Herramientas y tecnologías que las empresas utilizan para innovar específicamente en su tipo de Industria. Aquí podríamos incluir otros aspectos, como los relacionados con el I+D o con sistemas de gestión relacionados con la industria 4.0.:
Gestión de la Cadena Logística, introducción de elementos como el IOT en producción, el conocimiento del cliente y la venta basada en el Big Data, y fundamentalmente los procesos de innovación y de gestión del cambio con herramientas de generación de ideas, gestión de proyectos, herramientas de organización, etc.
Cada proceso debe estar adaptado a las necesidades de cada área organizativa y cada organización debe elegir bien las herramientas y procesos clave para alcanzar el éxito.

Sistemas de Gestión de Talento en Red 2.0.:

Nosotros hemos preferido separar los procesos de Gestión de Talento en Red del resto de procesos. Creemos que la digitalización es también una nueva forma de entender y gestionar el talento y la organización colaborativa, ya que promueve una cultura digital innovadora.
Las nuevas organizaciones digitales-duales son nuevas formas de trabajo más colectivas y más colaborativas, donde los procesos en red de comunicación, gestión del conocimiento y aprendizaje tienen un enorme valor estratégico.

Resultados.

Los anteriores factores deben dar como resultado la introducción de procesos con nuevas herramientas digitales colaborativas que cambien de forma efectiva las formas de trabajo en incrementen la productividad y la introducción de nuevas tecnologías relacionadas con la industria 4.0. diferentes en cada negocio.

La 5ª herramienta: La cultura digital

¿Qué hacer si nuestro proyecto "choca" con la cultura empresarial?

La cultura innovadora y digital debe producirse por todos los componentes de la organización sin necesidad de planificar. Ésta genera comportamientos y valores organizativos que facilitan la digitalización, la creatividad y la innovación. Estos comportamientos pueden señalarse, medirse y sistematizarse, y deberían promoverse para asegurarnos que sean conocidos por todos.

Establecer el impacto cultural de nuestra acción: Clarificar que comportamientos queremos.
Alinear los Procesos de Gestión: Determinar qué valores o comportamientos organizativos deseas obtener y ser consecuente; alinear los Procesos de Gestión utilizado competencias.
Alinear Estilos de Liderazgo: Cambiar el comportamiento directivo para cambiar la Cultura, establecer qué queremos que hagan los directivos y ser consecuente con ello (ver herramienta 8).
La Capacidad digital de la Empresa: Podemos medir la capacidad digital de la empresa (Cuestionario de transformación digital de Humannova) Para tener un esquema de cómo estamos y qué tenemos que de la Cultura digital de nuestra empresa y cómo podemos intervenir en ella.
Realizar actividades "digitales" vinculadas con el proyecto de aceleración digital de la compañía: "Digital Week", concursos con gamificación, programas culturales de digitalización etc.

Acciones de refuerzo cultural

La 6ª herramienta: Los Movilizadores de la acción

¿Cómo alinear nuestro proyecto con las personas?

Hasta ahora estábamos planificando, marcando una estrategia a seguir y trabajando con el equipo de gobierno y los embajadores digitales en el proceso de testeo de la transformación digital, pero ahora toca extender el proyecto a toda la organización.

El diseño del rol/ puesto: ¿Cómo hago mi trabajo? El desempeño depende del propio diseño del puesto tanto como del profesional, por eso tenemos que rediseñar nuestro sistema de evaluación de desempeño introduciendo objetivos y competencias de digitalización.
Las competencias: ¿Puedo hacerlo? Las habilidades, las características personales para poder conseguir resultados excelentes. Debemos ayudar a desarrollar las competencias digitales con Programas de desarrollo digital de los empleados
Los conocimientos: ¿Sé hacerlo? La experiencia - "saber hacer las cosas"- es la clave del desempeño en los resultados obtenidos, aquí formaremos en herramientas digitales y en autodesarrollo
La motivación: ¿Quiero hacerlo? La energía o el compromiso se pueden movilizar mediante reconocimiento o recompensa. Nos podemos ayudar con programas de gamificación y con las acciones culturales planificadas previamente en la herramienta 5
Los resultados: ¿Qué aportación de valor he realizado? Como se miden los resultados cambia la aportación de valor que la persona realiza. Materialización de ideas.

Para todo ello necesitamos la siguiente herramienta, el desarrollo de personas.

La 7ª herramienta: El Desarrollo de Personas

¿Necesitas cambiar personas y comportamientos complejos?

Hito 1. Desarrollar conocimientos y competencias ¿Desarrollamos a las personas para llevar a cabo la transformación digital?
Hito 2. Potenciar emociones ¿Están motivadas con el proyecto?

Es muy importante para el éxito del proyecto la sensibilización sobre la importancia del proyecto para la organización y la formación para llevar a cabo la trasformación digital.

Algunas de las posibles acciones formativas que proponemos – se deberán adaptar a cada empresa - son talleres o acciones de mentoring sobre:

Herramientas digitales de productividad
Trabajo Colaborativo y organizaciones duales
Los 7 pasos del socialnetworker (marca personal para embajadores de marca)
Entornos digitales de aprendizaje
Vigilancia tecnológica e innovación abierta en Industria 4.0.
Uso Redes sociales Corporativas en el día a día
Social Selling

Igualmente sería muy conveniente crear una serie de actividades recurrentes, que requieran la participación a nivel individual o departamental de los miembros de la comunidad, con los siguientes objetivos:

Sensibilizar sobre la importancia de los objetivos de la digitalización reforzándolas con Gamificación
Potenciar la participación en proyectos/ comunidades creando engagement.
Establecer retos que busquen nuevas ideas, ya sea a nivel individual o colectivo (departamentos) reforzarlas con gamificación
Crear materiales audiovisuales de alta calidad formativa y bajo coste (Storytelling, Infografías) que tengan una continuidad en el tiempo.
Asegurar dinámicas presenciales, especialmente para roles más activos

La 8ª herramienta: Características del líder digital

¿Qué comportamientos pueden reforzar nuestro rol de líder digital ?

El Liderazgo transformador digital

El líder transformador crea cultura innovadora y digital; conoce y utiliza las herramientas de gestión digital con sus colaboradores: facilita la digitalización e impulsa el cambio.
Los líderes y sus estilos de gestión son los que crean la cultura innovadora que permite la digitalización. En nuestro modelo de liderazgo damos mucha importancia a los estilos:

"Conector de talento" y " SocialNetworker", ambos vinculados directamente a la transformación digital y a las nuevas organizaciones duales digitales, debido a que son las que potencian la digitalización en los equipos de trabajo.

El líder transformador potencia la digitalización de los procesos de negocio; éstos están afectados por la digitalización y la Industria 4.0.: logística, producción, etc. y las tecnologías asociadas al IOT, BIG DATA, business intelligence, robotización, etc.