Pensamiento Administrativo: La técnica de las 5 S para mejorar el ambiente laboral de la organización.

¿Cómo mejorar la calidad de vida en tu organización a través de la Técnica 5S?.

Por Javier Adrianzen López.

GestioPolis.

La técnica de las 5 S para mejorar el ambiente laboral de la organización

Como buenos gestores de las organizaciones en general, debemos estar muy interesados en que todo marche bien, todo se coordine con anticipación, todo esté limpio y ordenado, finalmente todo esté ok. Sin duda debe ser así, porque gracias a esto podremos lograr los objetivos trazados.

Particularmente estoy interesado en el día a día, por conocer recetas y tips, recomendaciones y técnicas, y aprovecho al máximo cualquier instrumento válido que me ayude a trabajar mejor y me haga sentir mejor.

En ese afán diario, me ha llamado mucho la atención la siguiente frase citada en una artículo sobre mejora continua y calidad : “Debemos ser amos de casa y serlo también en nuestro trabajo “.

Reflexionando un poco y haciendo una analogía de los contextos, el amo de casa muestra una preocupación interna porque en su hogar todo esté pulcro y ordenado porque quiere sentirse bien y hacer sentir bien a su familia, es el objetivo válido. Me pregunto entonces ¿ por qué no ser amo de casa en mi trabajo?.

Todas estas palabras en el orden de ideas se refieren a la gestión interna de una organización, conocida en el idioma inglés como HOUSEKEEPING y que precisamente nos lleva a aplicar una técnica para la Calidad Total , ideada en Japón y que está referida al “mantenimiento integral”, no solo de la maquinaria , equipos e infraestructura; sino también al mantenimiento integral del entorno y de todos los recursos.

Este mantenimiento integral tiene que ver con la técnica 5 s, tema central de este artículo. Por cierto es una técnica sencilla y fácil de aplicar y sobre todo muy efectiva pues nos ayuda a mejorar los niveles de calidad, eliminación de tiempos muertos y reducción de costos.

Para que funcione correctamente se requiere compromiso personal de todos los colaboradores, liderados por los gerentes y jefes de área , dueños o promotores del negocio como principales interesados pues de su patrimonio y recursos se trata. Trabajo en equipo hace falta, valoración de aportaciones y conocimiento, mejora continua como tarea de todos y una orientación hacia un auténtico modelo de organización, limpieza, seguridad e higiene.

Mejorar la productividad significa producir más y mejor con menos recursos. Tendremos menos productos defectuosos, menos averías, menos accidentes, menos reclamos, menos movimientos improductivos , menos traslados inútiles, entre otros . En otras palabras seremos más eficientes.

Un mejor lugar de trabajo significa, espacio necesario, orgullo del lugar en que se trabaja, mejor imagen ante nuestros clientes, mayor cooperación y motivación del puesto y del lugar en que se desarrolla. Mayor seguridad para desarrollar mis tareas sin temor a accidentarme.

Que interesante suena todo esto decía el director de la organización educativa que escuchaba atentamente la presentación de este tema y que a la vez planteaba la siguiente pregunta, ¿ cómo aplico las 5 S ?,

He aquí el desarrollo de cada una.

Seiri - Clasificación

La primera S se refiere a SEIRI, relacionado con la clasificación y descarte de recursos físicos que nada producen y por el contrario estorban, interrumpen el flujo de trabajo y hacen más pesada la carga laboral.

Analicemos un momento nuestra empresa o área haciendo las siguientes preguntas, por cierto puede con su equipo idear otras preguntas :

¿Qué debemos botar?
¿Qué debemos conservar ?
¿Qué puede ser útil para otra área o departamento?- te sobra a ti, pero a otro le falta.
¿Qué debemos vender?, hay cosas que generan costos por mantenimiento.

Estoy seguro que más de un problema tendremos como respuesta. Es hora entonces de actuar.

Seiton - Organización

La segunda S se refiere al SEITON , y tiene que ver con la organización . Podemos medir la capacidad de respuesta que damos ante un pedido del cliente o usuario. Tiene que ver con la disponibilidad de los insumos, la cantidad necesaria en el lugar indicado y en el tiempo indicado y el cómo identificamos los productos para rápido uso y atención.

Podemos medir la organización de nuestra empresa con las siguientes preguntas:

¿Tenemos los recursos en el lugar correcto y están identificados con su nombre?
¿Está codificado cada producto?
¿Cada persona conoce sus funciones?
¿Sabemos los procedimientos de la empresa?
¿Contamos con los estantes necesarios para colocar los productos?

Seiso - Limpieza

La tercera S se refiere al Seiso, que tiene que ver con la limpieza , donde cada uno asume la responsabilidad de mantener limpio y aseado su lugar de trabajo. Hay que crear hábitos sobre el uso de los recursos y espacios.

Debe haber orden y un lugar apropiado para desarrollar las actividades y necesidades. Debemos crear condiciones favorables para que haya limpieza. No esperar a que otros lo hagan por mí. Demos el ejemplo.

Aquí algunas preguntas que nos ayudarán a lograrlo.

¿Hay algún protocolo de limpieza en el área que debamos cumplir?
¿Hay algunos estándares de calidad, cantidad de insumos que debemos cumplir?
¿Qué insumos tenemos y que nos falta?
¿Qué herramientas nos falta?
¿Cómo lograr esa limpieza?

Juzgue usted por las respuestas la situación que tiene en este momento, pero no se preocupe, hay que empezar ya.

Seiketsu - Higiene

La cuarta S se refiere al SEIKETSU , que indica las bondades del mantener la higiene y sobre todo visualizarla , y para ello debo preocuparme de la señalética de los lugares peligrosos y las indicaciones del flujo o desplazamiento correcto para evitar inconvenientes.

Hay que fomentar las indicaciones sobre el uso de ambientes, los lugares para realizar ciertas actividades usando colores, avisos e instrucciones sobre los EPPs (equipos de protección personal) y sobre todo hacer que se cumplan .

Analice conjuntamente con su equipo de colaboradores sobre cómo estamos trabajando en esta S. No olvidar que tan pronto tenga la respuesta un plan de acciones debe ejecutar.

Shitsuke - Disciplina

Finalmente, la quinta S , no menos importante por el orden en que se presenta , está el SHITSUKE que nos exige compromiso y disciplina, para lo cual hay que generar voluntad en la gente. Hay que enseñarles a hacer las cosas, que sientan y se identifiquen con lo que hacen, hay que generar autonomía e independencia bajo la cultura de la iniciativa y pro actividad.

Hay que formar a las personas, romper los viejos paradigmas como el que acá si, allá no. La empresa es un sistema abierto donde la actuación de uno genera impacto en los demás. Hay que crear el sentido de pertenencia a una organización y que sientan orgullo por lo que hacen y donde lo hacen, estoy seguro que los ayudará a crecer y desarrollar. Lo que se promete se debe cumplir.

Acostumbrar a las personas a trabajar con metas y planes que se tienen que medir con indicadores que relacionen la misión y visión de la empresa. Hay que capacitar y evaluar con retroalimentación positiva, que no solo se reconozca los puntos débiles o aspectos de mejora, sino también destaque los aspectos positivos. Hay que demostrar que todo esto si funciona.

Mejora contínua

No quiero cerrar este artículo, sin antes generar en los lectores y sobre todo los responsables y promotores de las organizaciones, el compromiso de la mejora continua porque tenemos que vivir mejor, tenemos que trabajar mejor día a día.

No esperemos que el otro lo haga, hay que empezar nosotros mismos y hay que hacerlo desde ahora, desde nuestros propios espacios. Recuerde que si nosotros cambiamos, el resto también cambia.

Javier Salvador Adrianzen López
01.09.2016

Javier Adrianzen Lopez

Capacitador y consultor empresarial. en VARIOS.
Perú.
Gestión educativa.
Actual: Pontificia Universidad Católica del Peru - PUCP, zegel ipae, SENATI.
Anterior: Ministerio de Educación MINEDU., zegel ipae, UNIVERSIDAD ALAS PERUANAS.
Educación: Universidad Alas Peruanas.
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