Pensamiento Administrativo: 6 principios de la simplicidad: El Poder de lo Simple, de Leo Babauta.

El poder de lo simple.

José Ramón Díaz Martínez.

INED 21.

6 principios de la simplicidad: El Poder de lo Simple, de Leo Babauta

El título “El poder de lo simple” me hizo detenerme, coger el libro y leer el comentario que viene en la contraportada. Siempre he escuchado que simplificar es ganar, todos sabemos que un exceso de información muchas veces se convierte en desinformación.

Pequeña introducción

Una vez más quiero hablaros sobre un libro, que descubrí hace unos días en mis paseos por las librerías del centro de Madrid. La verdad que iba ya a tiro fijo, a recoger un par de libros que necesitaba para preparar unos cursos. Siempre que voy me gusta ver las estanterías y disfrutar de mi tiempo viendo las novedades y leyendo los índices de aquellos libros que me llaman la atención, tanto por su título como por mi intuición.

El título “El poder de lo simple” me hizo detenerme, coger el libro y leer el comentario que viene en la contraportada. Siempre he escuchado que simplificar es ganar, todos sabemos que un exceso de información muchas veces se convierte en desinformación.

En este momento en el que vivimos, tenemos que reconocer que contamos con una gran cantidad de medios que nos inundan de información, esta información crea un exceso de estímulos que va bombardeando nuestro cerebro, éste consume según dicen los expertos un 25% de la energía de nuestro cuerpo ¡imaginaros a qué ritmo estará trabajando nuestra mente! y yo me pregunto ¿Somos conscientes del trabajo con que la sobrecargamos?

Necesitamos alcanzar metas, pero también es imprescindible que nuestra mente esté fija en esa meta, para poderla valorar, para no gastar nuestra energía persiguiendo objetivos absurdos y, a veces, imposibles. Gastamos parte de nuestro tiempo yendo de un sitio a otro para no encontrar el sitio que buscábamos.

Debemos coger el timón de nuestra vida, aprender a tener más control y ser más productivo y feliz. Para ello el autor nos da una serie de estrategias y habilidades.

“Primero concéntrate en encontrar tu objetivo. Luego concéntrate en cómo alcanzarlo”
Michael Friedsam

Ahora os dejo con un pequeño resumen, espero que os guste y si es así, os hagáis con el libro y lo añadáis a vuestra biblioteca, Y esta edición está bien de precio.

Autor

Leo Babauta, está considerado un perfecto experto en lo referente a las teorías de la productividad haciendo que estas sean más efectivas dándoles un carácter minimalista Zen, es decir, todo basado en una palabra sencilla “simplificar”, sintiendo así la satisfacción de alcanzar metas y hacer menos y, a la vez, lograr mucho más.

Basado en el “haiku”, un poema japonés de solo diecisiete silabas escritas en tres líneas, Babauta constata que “Al establecer limitaciones, se tiene que elegir lo esencial, simplificar, enfocarse, construir hábitos y empezar en pequeño”.

El libro

En el libro, nos dice: Estamos saturados de información y no tenemos idea de cómo disminuir su flujo. La simplicidad que busco en mi vida se halla en lo que hago. Hacer menos, pero lograr más gracias a mis elecciones.

La simplicidad se resume en dos pasos:

Identificar lo esencial.
Eliminar el resto.

6 principios de la productividad simplificada

Principio 1. Establecer límites

Al establecer limitaciones se tiene que elegir lo esencial. Por lo tanto, aprende a marcarlas en todo lo que hagas.

Qué cosas podemos limitar:

El correo electrónico.
Las tareas diarias.
La cantidad de tiempo que hablas por teléfono.
El número de proyectos que tienes entre manos
El numero de blogs u otros proyectos a los que te suscribes.
La cantidad de tiempo de lectura en Internet.
La cantidad de cosas sobre tu escritorio.

Principio 2. Elegir lo esencial.

Al elegir lo esencial se genera un gran afecto con recursos mínimos. Escoge siempre lo esencial para maximizar tu tiempo y energía.

Elegir lo esencial y simplificar:
Identifica las cosas esenciales y luego llévalas a cabo.
En todo lo que hagas, utiliza estas preguntas para guiarte en la elección de lo esencial, sobre todo si tienes problemas para tomar decisiones.
Una vez que te familiarices con ellas no necesitaras las preguntas, pues las formularas de manera automática.

Principio 3. Simplificar

Simplificar o eliminar lo no esencial
Una vez que hayas identificado lo esencial, la tarea de simplificar es en teoría fácil; solamente debes eliminar todo lo no esencial. Sin embargo, en la práctica, esto no siempre es sencillo, pero cuantas más veces lo hagas menos difícil se vuelve.

Principio 4. Enfocarse.

La concentración es la herramienta más importante que tienes para ser más eficiente.
Concéntrate en menos para volverte más eficiente. Concéntrate en una meta única para poder alcanzarla.

Concéntrate en el ahora.
Concéntrate en la tarea que tienes entre manos.
Concéntrate en lo positivo.

Principio 5. Establecer hábitos

Establecer nuevos hábitos para generar mejoras duraderas.
La herramienta que utilizarás para formar cada habito es muy poderosa: el “reto del poder del menos”, un reto de treinta días para la formación de hábitos.

Por qué funciona:
Este reto de los treinta días es una de las mejores maneras de establecer un hábito y ha funcionado una y otra vez por varias razones:

El solo hecho de comprometerse con el reto, de fijarse una meta mensurable y de anunciarlo ante un grupo de personas, es un paso enorme para que el cambio de hábito sea un éxito.
Rendir cuentas. El rendir cuentas a diario hace que quieras cumplir el habito todos los días para poder contarles a los demás tus éxitos. Cuando les informe de que hoy has cumplido con tu hábito, experimentaras una sensación muy positiva (recompensa).
Hablarles a los demás sobre tu lucha también resulta valioso. Por ejemplo, en uno de mis retos me puse enfermo durante algunos días; entonces, le pedí a mi grupo que me motivara. Me animaron mucho y regrese a mi hábito.
Inspiración. Cuando ves que a todo el mundo le esta yendo muy bien, te motivas. ¡si ellos son capaces de hacerlo, tu también! En cada grupo de retadores siempre hay gente que nos inspira.

Principio 6. Empezar en pequeño

Comienza los nuevos hábitos haciendo pequeños incrementos para asegurar tu éxito.
Como aplicar el principio de empezar en pequeño:

Ejercicio: comienza con cinco o diez minutos diarios en vez de treinta.
Levantarse temprano: empieza despertándote quince minutos más temprano en lugar de una hora o dos.
Ordenar: empieza con un cajón en vez de tratar de ordenar toda la oficina o la casa.

Parte práctica

1) Simplificar las metas y los proyectos

El sistema de la meta única

Elige una meta
Hazte una lista de cosas que te gustaría lograr durante los próximos años. Esta lista puede tener diez puntos, o quizás veinte. Elige solo uno y concéntrate en ella por completo hasta que puedas tacharla de la lista tras haberla alcanzado.
Te recomiendo que elijas una meta que tengas muchos deseos de alcanzar, pues cuanto mayor sea tu deseo, mayor será la probabilidad de seguir con ella hasta cumplirla.
Divídela en una submeta
Una vez que hayas decidido tu meta única, el paso siguiente es enfocarte en una submeta que puedas cumplir antes de los próximos meses.
La razón para tener una submeta es crear pasos más cortos que puedan culminarse de un modo más inmediato que un objetivo mayor, de un año de duración.
Meta semanal
Crea un objetivo semanal que te acerque más a la submeta que te habías fijado.
Acción diaria
Después de cada día, elige una acción que te acerque más a tu meta semanal y haz que sea la tarea más importante del día. Llévala a cabo antes de hacer cualquier otra cosa. Esto te mantendrá enfocado en tu meta única, y evitara que la pospongas cuando surjan otras cosas más apremiantes.

Este sistema de la meta única te mantendrá enfocado en el logro de esta y cada día te acercara más a ella. Evitara que te disperses demasiado y te permitirá concentrar toda tu energía en el cumplimiento de esta meta.

Lista simplificada de proyectos

Ahora voy a pedirte que hagas algo que para algunos individuos quizá sea un poco más complicado: elige únicamente los tres proyectos principales de la lista. No escojas tres de cada área de tu vida, sino tres en total.
Esta lista de tres proyectos es tu lista simplificada de proyectos.

a) Enfócate en la conclusión

Pero el verdadero centro de atención de cualquier proyecto es su realización, su conclusión. Cada día enfócate en hacer avanzar el proyecto hacia su finalización. Deja a un lado las distracciones y pon toda tu energía en un solo proyecto a la vez; puedes pasar a otro de tus tres proyectos activos cuando sea necesario, pero en todo momento debes estar concentrado en uno solo. Haz que avance hacia la finalización, hasta que lo hayas terminado.

b) Pasa de los proyectos a las tareas:

En realidad no puedes planear proyectos, solamente puedes realizar tareas. Uno de los primeros pasos en cualquier proyecto, después de escribir el resultado deseado, es hacer la lista de las tareas necesarias para llevarlo a cabo. Toma la lista, elige la siguiente tarea que debes realizar y concéntrate en ella. Una vez acabada, concéntrate en la siguiente tarea y así sucesivamente, hasta terminar, aunque tengas en cuenta que solo debes hacer una tarea a la vez.

c) Cada día elige una tarea que te conduzca hacia la finalización:

Tus TMI son aquellas tareas que más ganas tienes de hacer o más necesarias en el día de hoy. Yo elijo tres TMI cada día, pero quizá para ti lo más conveniente sean dos, o quizá cuatro. Te sugiero empezar con tres y comprobar si este número funciona en tu caso.

Las claves para hacer que las TMI funcionen son:

Establecerlas a primera hora de la mañana.
Limitarlas a tres.
Asegurarte de que una TMI está relacionada con una de tus metas o con uno de tus tres proyectos más importantes.
Centra tu atención en cumplir estas tareas por encima de todo lo demás.
Lleva a cabo las TMI a primera hora de la mañana, antes de hacer cualquier otra cosa.
Cuando realices una TMI, asegúrate de no hacer otras cosas simultáneamente y concéntrate solo en esta tarea.

Tareas pequeñas

En cualquier momento en el que te descubras a ti mismo dilatando una tarea importante, analiza si puedes descomponerla en partes más pequeñas. Luego simplemente empieza a hacerlas. No pospongas los asuntos, solo comiénzalos. Una vez que hayas empezado, ganaras impulso y habrás atravesado la barrera inicial de resistencia; entonces será mucho más probable que continúes con la siguiente tarea pequeña, y luego con otra más, hasta concluir la grande.
Las tareas pequeñas siempre son mejor que las grandes.

Simplificar el manejo del tiempo

En lugar de tener un horario programado, ¿Qué debes hacer? Conocer tus prioridades y según el momento, con base en aquellas y en la cantidad de tiempo y el nivel de energía que tengas disponible, decide lo que debes hacer.

Conoce tus prioridades

Una vez que hayas establecido tus prioridades, el secreto esta en hallar la concentración. Recomiendo sobremanera que te concentres en una sola cosa a la vez. Para poder completar la lista de las tres tareas importantes deberás concéntrate en una de ellas y tratar de concluirla antes de pasar a la siguiente.

Procesamiento por bloques

Aparte de las tres tareas más importantes, siempre hay otras más pequeñas que deben realizarse diariamente. El secreto esta en:

No permitir que las tareas pequeñas adquieran prioridad sobre las más importantes, y
hacerlas por bloques, en lo posible, para ahorrar tiempo.

2) Simplificar los compromisos

Si hay un cambio que podrías hacer hoy y que tendría el mayor efecto en tu vida en términos de productividad, de eficiencia y de capacidad de hacer las cosas que deseas, seria disminuir los compromisos de tu vida.

Las exigencias de los compromisos

Cada vez que alguien nos pide algo y nosotros aceptamos, estamos asumiendo un compromiso que absorberá parte de nuestra vida.
Lo curioso es que nunca decidimos asumirlos todos a la vez. Los añadimos a nuestra vida uno a uno y, vistos individualmente, ninguno parece exigir demasiado trabajo. Pero en conjunto, a la larga pueden consumir por completo nuestra vida, hasta que esta deja de pertenecernos.

Haz una lista breve

Pregúntate: ¿de qué manera le aporta esto valor a mi vida? ¿En qué medida es importante para mí? ¿Está en Consonancia con las prioridades y valores que tengo? ¿De qué manera se vería afectada mi vida si dejo de hacerlo? ¿Esto favorece mis metas vitales?
Después redacta una “lista breve” de cuatro o cinco de los compromisos más importantes que tienes.

Comienza eliminando lo no esencial

Eliminar estos compromisos te dejara mucho tiempo disponible, disminuirá tu nivel de estrés y te permitirá concentrarte en lo esencial.
Como hacerlo:

Empieza por algo pequeño.
Llama o envía un mensaje para disculparte.
Elimina el compromiso de tu agenda.
Aprende a decir: ¡“NO”!

3) Aminorar el paso

No aprenderás a hacer mas en menos tiempo, pero si a hacer las cosas más adecuadas y mejor. Esta sencilla combinación puede tener un efecto maravilloso en su eficacia y en todo lo que puede lograr.

Trabaja a un ritmo más lento

Elige un trabajo que te guste.
Elige una tarea importante.
Asegúrate de que sea un reto, pero no demasiado difícil.
Encuentra una hora tranquila, de máxima energía.
Elimina las distracciones y concéntrate.

4) Sobre la motivación

Cómo funciona la motivación

La motivación es la que nos hace ir en pos de una meta, lo que nos anima a seguir cuando las cosas se complican, la razón por la cual madrugamos para hacer ejercicio o trabajamos hasta tarde para terminar un proyecto.
La mejor clase de motivación, entonces, es querer hacer algo de veras, sentirse entusiasmado y apasionado al respecto.

Ocho maneras de motivarse a uno mismo desde el principio

Empieza en pequeño (simplemente, empieza).
Una meta.
Analiza tu motivación.
Rinde cuentas siempre.
Debes tener muchísimos deseos de hacerlo.
Imprímela, pégala.
Lee sobre el tema.
Prémiate a menudo.

Etc.

Para finalizar

“Un buen instructor es un experto en la simplificación y un enemigo del simplismo” A. Berman

Quiero cerrar este artículo con unas palabras de Babauta:
“Mi objetivo es conseguir una vida más simple en la que podamos lograr todo lo deseado porque he comprobado que, cuanto más la simplifico, cuando reduzco el bullicio, puedo disfrutar de las cosas que me gustan”.

Bibliografia:

BABAUTA, Leo. (2011): El poder de lo simple. ED. Planeta, eBook 2012.

José Ramón Díaz Martínez
Sep 11, 2016.

Jose Ramon Diaz Martinez

Pedagogo Laboral, Adultos y Gerontologico, Experto en Comunicacion, habilidades Sociales e Inteligencia Emocional.
Madrid y alrededores, España.
Formación profesional y capacitación.
Actual: Freelance.
Anterior: Mancomunidad la Maliciosa.
Educación: Universidad Complutense de Madrid.
https://es.linkedin.com/in/calidaddevida
https://twitter.com/Gundariz

Licencia:

Esta obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento 4.0 Internacional.
Editado en Santa Cruz de Tenerife, Canarias, por INED21
ISSN 2387-1040

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