Pensamiento Administrativo: Seis formas de tomar decisiones en grupos y equipos.

Toma de decisiones en grupos y equipos.
Por Javier Montes Pardo.
Innovar la Gestión.

Seis formas de tomar decisiones en grupos y equipos

El paso siguiente relacionado con el desarrollo de “Procesos de Grupo- Equipo” para grupos de trabajo de cualquier índole es: participar activamente en la “Toma de Decisiones”. Se trata una vez más, de un proceso o dinámica esencial para lograr equipos de trabajo eficaces, altamente productivos, en cualquier ámbito de la vida.

En este sentido llamo vuestra atención hacia un hecho que, con frecuencia, pasa desapercibido. Me refiero al evento fácilmente constatable de que “en todo grupo, equipo, departamento, organización, empresa, existe un proceso casi continuo y permanente de toma de decisiones que alteran el curso”. Esto, genera un impacto relevante y consecuencias en el funcionamiento y dirección del mismo.

Como ejemplo puedo señalar que: “al hablar del proceso de establecimiento de metas de grupo, en la discusión inicial con el fin de establecer los objetivos del equipo, es muy probable que alguien haya hecho una sugerencia que algunos apoyaron y, a continuación, el grupo incorpora y hace lo sugerido”. Ha habido la toma de una decisión que, por un cierto lapso de tiempo hará cambiar el rumbo del grupo.

Relacionado con el mismo ejemplo: Puede suceder también, que algunos se opongan a la decisión tomada, y dependiendo de lo que el grupo decida hacer, se ha tomado otra decisión. He ahí una vez más, por qué hemos hablado de la relevancia de la participación sincera, abierta, dentro de grupos y equipos.

“Un equipo de trabajo está permanentemente tomando varios tipos de decisiones”.

Lo que deseo resaltar es que, no siempre los miembros son conscientes de ello y menos, del impacto de toda decisión. Varias, suelen pasar casi inadvertidas. Sin que el grupo se “dé cuenta”. Pero es necesario enfatizar que son igualmente decisiones y como tal, van influir en mayor o menor grado, en la dirección, actividades y marcha del proceso. Se producen así, desviaciones del objetivo final y pérdidas de tiempo.

Afirmo sin lugar a dudas que: Toda decisión produce un cierto impacto en el grupo, equipo u organización, es por ello muy importante estar atentos a las mismas y a su efecto. Lo señalado, me lleva a plantear la necesidad e importancia que tiene, estar siempre conscientes de cuando se está produciendo algún tipo de toma de decisiones, y de su posible impacto.

Con la finalidad de aclarar y explicar mejor lo que he venido señalando que ocurre en los grupos, dependiendo siempre de su entrenamiento y competencias para el trabajo en equipos, es crucial ver cuáles son algunos de los tipos de decisiones más comunes que han sido estudiadas. Lo describiré señalando: 1) el grado de participación que originan. 2) su importancia. 3) la calidad de las mismas. 4) las consecuencias probables vistas como ventajas y desventajas que aportan.

Seis formas o modalidades comunes de Tomar Decisiones en Grupos y/o Equipos:

1.- Decisión por “Imposición”. Uso del Poder.

Sucede esencialmente, cuando en el grupo en cuestión, alguien tiene autoridad formal delegada, o una fuerte ascendencia sobre el grupo, y éste, acata sin discusión posible las decisiones que ésta persona sugiere o realiza.

Ventajas: Permite una toma de decisiones muy rápida.

Desventajas: a) Si la decisión no es a gusto del equipo o la consideran poco apropiada para la situación, podrían no estar dispuestos apoyarla en las actividades a realizar para su implantación. b) Además, de resultarles posible, podrían intentar boicotearla. Pero de no ser así, se mantienen en mínimos: sin motivación, con baja participación, y se ejecuta solo lo necesario. c) No existe participación. d) La calidad de la decisión es fácilmente cuestionable. No hay casi ninguna garantía de que vaya a funcionar bien.

2.- Decisión tipo “Plop”

Es otro tipo de toma de decisiones que ocurre con relativa frecuencia, especialmente en grupos, y mucho menos frecuente, en equipos. Usualmente, se requiere tener cierta sensibilidad y conocimientos para darse cuenta de su presencia. Quien la percibe sin duda, es la persona a quien se le ha hecho el “Plop”.

Sucede cuando alguien sugiere algo y el grupo o parte de este, consciente o no, por algún motivo no toma en cuenta lo dicho, se ignora. Acontece como si no se hubiera efectuado ningún comentario o proposición, lo que es incierto, si la hubo, pero de alguna forma ha sido ignorada, no tomada en cuenta.

Ventajas: Ninguna, quizás ahorro de tiempo, el grupo continúa hacia adelante en la misma dirección que venía, no hay cambio alguno.

Desventajas: a) La persona que hizo el comentario se siente molesta, rechazada y se suelen producir en ellas sentimientos de malestar y disgusto. Si le sucede varias veces, se molestará mucho y a la larga, el grupo puede perder un recurso valioso. Este comportamiento grupal, puede, además, provocar que poco a poco surja un serio conflicto con la persona afectada, quien llegará a sentirse rechazada, despreciada. b) La participación verdadera, auténtica no está presente en esta forma de tomar decisiones. c) No suele ser un proceso consciente. d) La calidad de estas decisiones es nula, pero sin embargo incuba efectos secundarios que podrán resultar dañinos al grupo conforme avanza en su trabajo.

3.- Decisión tipo “Locomotora”

Se da cuando ocurre un acuerdo muy rápido, no debatido, entre dos o más personas del grupo. Sucede cuando alguien sugiere algo, una persona, dos o más lo respaldan, y ya está, tomada la decisión. La consecuencia es que el grupo cambia de tema o de dirección, o también de actividad, sin tener claro el porqué.

Ventajas: Toma de decisión muy rápida.

Desventajas: a) Cuando el resto del grupo “toma conciencia y se da cuenta” de que hubo una decisión en la que no participó, con frecuencia, manifiesta su desacuerdo por lo decidido y por cómo se hizo. Lo que suele ocurrir es que, o anulan la decisión o deciden no apoyarla. Inclusive, de resultarles posible, llegan a boicotearla. b) De nuevo, no ha habido buena participación. c) La calidad de estas decisiones es baja y provoca también efectos secundarios de malestar en algunos que se han sentido “arroyados”. Si ocurren con frecuencia, afectan negativamente el trabajo del grupo. Hay que estar pendientes, conscientes.

4.- Decisión Democrática: “Mayoría”

Esta forma de tomar decisiones es probablemente la más común. Es al mismo tiempo, una de las mejor aceptadas. Se produce cuando la mayoría del grupo o de un equipo, apoya y respalda el mismo acuerdo. Ocurre, cuando hay coincidencia acerca de cuál es el mejor camino a seguir o simplemente, la mejor decisión ante una situación dada. El mayor problema de la misma es, que siempre existirá un grupo minoritario que no la acepta, y que es y se siente aplastado por tener una opinión diferente.

Ventajas: Permite la toma de decisiones de forma rápida. Es especialmente útil para la toma de decisiones en grupos grandes, donde mediante el voto, se alcanza el acuerdo y respaldo de la mayoría.

Desventajas: a) Es con frecuencia inconveniente tanto en grupos pequeños, como en los grandes, debido a que la minoría que no estaba de acuerdo se sentirá “aplastada por la mayoría”, que impuso sus ideas. b) Puede dar origen a serios conflictos, y con relativa frecuencia, no se contará con el trabajo y apoyo de la minoría; al menos de forma entusiasta, motivada, comprometida. c) Desde luego, no se logra, ni su compromiso, ni su implicación. Harán lo que sea necesario por cumplir su obligación si no les queda más remedio, pero generalmente lo harán con el mínimo nivel de ejecución y esfuerzo que les sea posible.

5.- Decisión por “Consenso”

Es la forma más completa, eficaz y la que se debería intentar alcanzar siempre que sea factible hacerlo. Se logra cuando todos los miembros del grupo-equipo, han tenido oportunidad de compartir y exponer sus puntos de vista y llegar a un mismo acuerdo. De ser así, al menos están todos real y honestamente dispuestos a apoyar lo acordado, debido al hecho de que han participado, han sido escuchados y se han tomado en cuenta sus opiniones, aunque su posición, no sea la finalmente la adoptada.

Ventajas: Genera un alto nivel de participación, de motivación y lo fundamental, de compromiso de todos los miembros involucrados. Por tanto, brinda las mayores posibilidades de éxito y de eficacia a la hora de ejecutarla e implantarla.

Desventajas: Requiere de bastante tiempo, de entrenamiento en el proceso de cómo hacerlo y, disposición para alcanzarla.

6.- Decisión por “Consenso Total”

Se obtiene cuando todos los miembros logran estar, por convencimiento, después de la discusión participativa y abierta, completamente de acuerdo con la situación y la solución planteada se ve como la más adecuada.

Ventajas: La implantación de lo decidido, por contar con el acuerdo de todos tiene un apoyo elevado, de ahí, que las garantías de éxito y eficacia de ejecución son muy altas.

Desventajas: Es muy difícil de alcanzar. Además, usualmente no se requiere el acuerdo total. Pero sin duda, es fantástico cuando se da. Sin embargo, hay que tener cuidado, puede llevar una ausencia total de autocrítica y de corporativismo, que puede llegar a ser insano.

Conclusión

Como se desprende de las formas habituales de tomar decisiones descritas, el grado de participación de las personas y, por lo tanto, de implicación y compromiso, varía significativamente. Hoy día se sabe muy bien que, si se quieren desarrollar y mantener organizaciones eficaces, productivas, e innovadoras, la participación de las personas es un factor determinante.

Es además muy necesaria para avanzar, desarrollar culturas de equipo y organizativas, donde la participación verdadera sea un valor real de la organización y, por tanto, las discrepancias e inconformidades se dejen claras, y de ser conveniente, que se trabajen abiertamente. Para ello, una vez más, hay que estar bien entrenados. Lo más sano es que forme parte de la Cultura e Ideología de funcionamiento de la empresa, organización, o del grupo-equipo.

Por lo conocido, visto y leído, considero que en general, en la mayoría de empresas y organizaciones de nuestro país, la “Participación en la Toma de Decisiones”, es una práctica de gestión poco utilizada. Una vez más lo señalado, me lleva a destacar esta ausencia como algo que no permite a nuestras empresas y organizaciones en general, mejorar significativamente su eficacia, productividad y calidad. A ello podemos agregar, el rechazo a la mujer, en puestos de gestión de elevada responsabilidad.

En nuestras organizaciones en general, predomina es el uso del poder, la autoridad y el mando. He observado qué por lo general, cuando hay empresas que destacan por salirse de esa norma, son multinacionales que operan en nuestro país.

Estamos superando el primer cuarto del siglo XXI y aún no hemos sido capaces de superar esas prácticas tradicionales. Lo peor es que no se vislumbran mejoras. Así le está yendo a Europa, hacia atrás. Algo no fácil de explicar nos está pasando. Queda a vuestra imaginación y visión.

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Publicado por Javier Montes Pardo en 5:26
viernes, 12 de octubre de 2018

Javier Montes Pardo

Bloguero. Profesor del Programa de Forrmación e Innovación Docente USC. // Consultor de P&A // Consultor Independiente
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