Pensamiento Administrativo: 15 lecciones directivas aprendidas en el manual de la experiencia.

2018-12-22

15 lecciones directivas aprendidas en el manual de la experiencia.

15 lecciones directivas aprendidas en el manual no escrito de la experiencia.
Por Sebastián Puig.
Lentejitas.

15 lecciones directivas aprendidas en el manual de la experiencia

Hace tiempo que me venía rondando en la cabeza escribir la entrada que hoy comparto con ustedes. No es la primera vez que trato temas de liderazgo, organización y gestión en este blog. Aquí hemos comentado las excelentes reflexiones de Colin Powell al respecto, que dieron lugar a valiosos intercambios con los lectores.

También hemos apuntado lo que NO es liderazgo, estableciendo los cimientos básicos de lo que debe constituir una buena jefatura, antes de lanzarnos a teorizar. Proporcionamos asimismo consejos sencillos para organizarnos mejor en nuestro trabajo y gestionar adecuadamente la ingente cantidad información que cualquier profesional con responsabilidades directivas recibe cada día.

Las quince lecciones aprendidas que leerán a continuación (tengo más) no provienen de ningún manual al uso; son el resultado de décadas de experiencia propia y ajena, en todo el rango del escalafón profesional. Es una selección personal de recomendaciones básicas para una dirección más efectiva, que funcionan si se aplican de manera sistemática, disciplinada y con sentido común.

Por supuesto, y como dice el refrán, cada maestrillo tiene su librillo, pero mis mejores jefes, aquellos más apreciados por su gente y que mejores resultados obtenían, las llevaban a cabo en mayor o menor medida, ya sea de forma inconsciente o con conocimiento de causa. Espero que les sirvan tanto como a mí.

(1) Cuando llegues a un nuevo puesto en sustitución de otro compañero, aprovecha el tiempo de relevo (si lo tienes) para presentarte a todos sus interlocutores clave. En lugar de empezar a construir tu red desde cero, aprovecha los contactos de quienes te han precedido: es bueno para ti, y a la vez es bueno para tu organización, ya que denota continuidad de esfuerzo y compromiso corporativo.

(2) Actualiza tu biografía en todas las ubicaciones corporativas donde ésta figure y en tus perfiles profesionales de redes sociales. Pide a tus subordinados que lo hagan también en cuanto ocupes el puesto. Revísala periódicamente.

(3) Prepara y mantén actualizado un calendario de las actividades relevantes de tu organización en el medio y largo plazo, a modo de planeamiento estratégico que pueda ser más tarde analizado y evaluado. Cada actividad debería tener idealmente asignada una persona de contacto. El calendario debe ser accesible para todos los miembros del equipo. Mantente abierto a sugerencias y cambios. No sobrecargues de reuniones a tu personal, y asegúrate de que éstas sean breves y efectivas.

(4) Los puntos de acceso a tu oficina principal (telefónico, web, email, recepción) son un asunto al que debes prestar la máxima atención: ¿Quién es la persona que responde a las llamadas? ¿Está correctamente identificada? ¿Quién le cubre en su ausencia? ¿Qué ocurre cuando la oficina está cerrada? ¿Quién revisa y distribuye el buzón corporativo? ¿Hay teléfonos de contacto de emergencia? ¿Existen instrucciones escritas y actualizadas al respecto?

(5) Tarjetas de visita: desde el minuto cero. Por las dos caras: una en tu idioma y la otra en inglés. Sé generoso en impresión y distribución.

(6) Conoce la misión de tu organización y tu misión dentro de ella. Comunica dicha misión, ya sea de palabra o de obra, en cada interacción relevante en la que participes.

(7) Desarrolla tu propia visión directiva y difúndela en todo tu departamento. Hazla visible en tus documento estratégicos, tráela a colación en tus conversaciones. Una parte fundamental en dicha visión es la descripción clara de tus expectativas como jefe. Comunica, comunica y comunica.

(8) No olvides las redes sociales. Separa la parte corporativa de la personal, pero no descuides ninguna de las dos. Estamos en el siglo XXI.

(9) No permanezcas detrás de tu mesa. Construye relaciones personales, tanto internas como externas. El teléfono y el correo electrónico no son suficientes en el caso de tus contactos clave: hay que mirarse, escucharse y medirse. Si eres introvertido o tímido o socialmente perezoso, supéralo. Alguien te está pagando para hacer tu trabajo de la mejor forma posible, y relacionarse contribuye a ello. Y recuerda: SIEMPRE hay tiempo.

(10) Desde el primer día, preocúpate por conocer a tu personal, más allá de la descripción de su puesto de trabajo. Necesitas tener un retrato fiel de ellos y ellas, no su foto de perfil. Concierta entrevistas breves y aprovecha tiempos muertos para ponerte al día. Un café y una charla hacen maravillas. No hace falta saberlo todo, pero sí debes estar al tanto de su evolución profesional y, en lo posible, personal. Felicita en público y corrige en privado. Mentoriza personalmente cuando sea necesario. Son TU gente.

(11) Facilita (pero no impongas) reuniones periódicas informales con tus trabajadores y compañeros, así como con tus clientes/interlocutores más importantes. Tu casa, una salida al campo, unas cervezas, una cena… De vez en cuando, hay que encontrarse en otros terrenos más allá del ambiente laboral.

(12) Respeta y fomenta las tradiciones de la organización y las del equipo: efemérides, festividades, recibimientos y despedidas, cumpleaños, días especiales, bromas, regalos, amigos invisibles, competiciones deportivas, aperitivo de los viernes… Los usos y costumbres formales e informales tienden a perderse en la vorágine del afán diario. Nada define tanto a una organización y estimula el orgullo de pertenencia como el respeto a esas tradiciones. No somos robots.

(13) Si quieres dedicar un tiempo todos los días para planificar en solitario, hacer deporte, reflexionar o revisar el correo, lo mejor es fijarlo en tu calendario personal e informar al departamento de que pretendes seguirlo a rajatabla, para que nadie convoque reuniones, planifique eventos u organice visitas durante dicho período. Mano de santo. Corolario: respeta tu tiempo, pero también el tiempo de los demás. Para ello, basta una buena planificación (ver punto 3).

(14) Crea y mantén al día listas de reacción rápida ante emergencias personales o profesionales, incidentes de seguridad, eventos críticos, etc.: quién, cómo, cuándo y dónde. Las listas deben ser claras, sencillas y fácilmente accesibles por todos. Los desastres ocurren, y hay que estar preparado. Ello significa también adiestramiento. Enseñar y aprender nunca es tiempo perdido.

(15) Establece claramente cuáles son tus necesidades críticas de información como responsable de la oficina/departamento: aquellos elementos que debes conocer en todo momento, ya sea en horario de trabajo o fuera de él. Una pista: NO TODO LO QUE OCURRE EN TU ENTORNO SON NECESIDADES CRÍTICAS DE INFORMACIÓN. Hay que elegir, y delegar en tus subordinados la gestión del resto de acaecimientos. Mantén un buen registro.

Como recomendación final: sé exigente, delega responsabilidades y pide cuentas, pero no pierdas nunca la educación, la cordialidad y el respeto por tu equipo.

Never surrender.

Written by Sebastian Puig
On December 16, 2018

Sebastian Puig Soler

FMS Program - Chief of Financial Affairs - Analyst en Armada Española.
Rockville, Maryland.
Departamento de defensa y del espacio exterior.
Actual: Armada Española.
Anterior: Spanish Navy, Armada Española.
Educación: Escuela Superior de las Fuerzas Armadas.
https://www.linkedin.com/in/spuigs/es