Pensamiento Administrativo: Cómo debe actuar un Jefe efectivo: 7 consideraciones.

¿Cómo debe actuar un Jefe efectivo?: 7 consideraciones.

Por Carlos Nava Condarco.

Emprendices.

Cómo debe actuar un Jefe efectivo: 7 consideraciones

Existe, por supuesto, una diferencia importante entre ser un Jefe eficiente y ser uno efectivo, la misma que hay entre hacer las cosas bien y hacer que las cosas sucedan. Aunque los contextos y las situaciones difieran, en el caso de un Jefe la eficiencia debe darse por descontada y la efectividad debe trabajarse.

Debe entenderse que “hacer las cosas bien” forma parte de la evaluación hecha con el individuo antes de nombrarlo Jefe, en tanto que “hacer que las cosas sucedan” es un desafío permanente.

Hay sutiles pero importantes diferencias entre lo que es un supervisor, un capataz, un director o incluso un líder, pero existe un denominador común: todos son jefes, es decir personas que tienen autoridad o poder sobre un grupo para dirigir su trabajo o sus actividades.

Existen muchos procesos mentales que deben orientar el desempeño de un Jefe, pero unos pocos son indispensables y rectores de los demás. Acá se citan algunos:

1.- El adjetivo que califica la labor del Jefe es Responsabilidad.-

La Responsabilidad nunca se delega.

El Jefe es Responsable del trabajo de aquellos que se encuentran bajo su tutela. Responsable integralmente. Entender el alcance de ésta responsabilidad es un tema complejo y delicado, puesto que si ya es difícil alcanzar el mejor rendimiento personal, es mucho más dificultoso conseguir que un grupo de gente lo haga.

El Jefe efectivo consigue “extraer” el mejor rendimiento de aquellas personas que dirige emitiendo INSTRUCCIONES, no necesariamente dando órdenes.

Hay una diferencia importante entre ambos conceptos: las Instrucciones involucran un grado importante de orientación y enseñanza, en tanto que las órdenes son comandos imperativos.

En grupos donde prima la solvencia profesional (y todos deberían tener esta naturaleza), las órdenes deben circunscribirse a situaciones específicas y constituir la excepción. Las personas que saben bien lo que hacen y lo que se espera de ellos precisan tener instrucciones y objetivos claros sobre el trabajo que debe realizarse, ¡nada más! Cuando plantea objetivos razonables, mensurables, orientando y enseñando lo que corresponda para alcanzarlos, el Jefe consigue ser efectivo y obtiene el mejor rendimiento de los individuos que dirige.

En tanto el Jefe se vea obligado a dar órdenes para que se hagan las cosas, se aleja de conseguir el mejor rendimiento de los demás y honrar su Responsabilidad.

Hay dos motivos fundamentales por los que se precisa emitir órdenes:

Porque las personas no hacen aquello que les corresponde
Porque las personas no hacen bien aquello que deben hacer.

En el primer caso las órdenes cumplen su objetivo y se perfeccionan, en el segundo deben transformarse progresivamente en Instrucciones para que la orientación y la enseñanza cumplan el propósito de optimizar las tareas que se llevan a cabo.

La señal concreta de que el Jefe no cuenta con gente de calidad en el equipo que comanda es la existencia excesiva de órdenes en lugar de instrucciones. En estos casos corresponde hacer los cambios de personas y procesos que sean necesarios. Si esto último no se da por algún motivo, también constituye responsabilidad del Jefe.

2.- Ser Jefe es una función que se cumple por tiempo determinado.-

Esta es una afirmación que obliga a modelar el comportamiento personal.

Los individuos que vinculan su identidad con la función que eventualmente les toca desempeñar no son buenos jefes. Las particularidades del individuo no pueden permear la función de jefatura y viceversa.

La tarea de comando no debe involucrar nada personal, de la misma forma que la representación que hace un actor de un papel no referencia necesariamente su naturaleza como individuo.

El Jefe funge como tal en términos de ciertas condiciones de espacio y tiempo. Cumple una función. En ello no se involucra ningún aspecto de la esencia personal. Es cierto que todo el HACER de una persona está condicionado por su SER, por su naturaleza como individuo, pero para el ejercicio de una función esto debe manifestarse a lo sumo como una relación causal y no como una “sustitución”.

En el Jefe se manifestará la persona que se es, por supuesto, pero “el Jefe” no puede manifestarse en la persona.

Ser Jefe donde corresponda y cuando corresponda es muy distinto a sentirse y actuar como Jefe siempre. Esto genera distancias innecesarias con las personas que se debe dirigir y con otras con las que es necesario coordinar actividades.

Todas las personas tienen diferente carácter, pero quién es nombrado Jefe no puede fundamentar el ejercicio de su tarea en actos prepotentes, altivos o soberbios. Todo acto de comando se fundamenta en Responsabilidad antes que en Poder. Hay diferencia en esto, dado que la Responsabilidad obliga, en tanto que el Poder se ejerce. El Jefe está obligado a honrar su responsabilidad para ser efectivo en lugar de tratar de demostrar efectividad como efecto del ejercicio de poder.

3.- El Jefe efectivo entiende que Depende de los demás, no considera que tiene gente que depende de él.-

El trabajo eficiente del equipo soporta el trabajo efectivo del Jefe. Las cosas no suceden a la inversa.

Si la gente no hace bien su trabajo, el Jefe no obtiene buenos resultados por muy eficiente que él mismo sea. Esto forma parte de una lógica básica, puesto que debe sobreentenderse que un Jefe existe porque hay una tarea que precisa del trabajo de un equipo, no de individualidades.

El Jefe que “sabe más” que todos los miembros del equipo juntos, tiene un mal equipo y, a la vez, no es un buen Jefe. ¿De qué sirve formar un grupo de personas si uno solo sabe más que todos los demás? El equipo debe ser siempre más que cualquier individualidad o la suma de ellas. Alcanzar esta masa crítica es una responsabilidad del Jefe.

El Jefe efectivo es como el hombre de las historietas que se coloca una armadura mecánica que aumenta la capacidad de todos sus miembros y lo vuelve un súper héroe. Sin la “armadura” es una persona corriente, con ella consigue proezas. El equipo que comanda es para el Jefe como ésa “armadura” que aumenta su capacidad y sus alcances. Esto refleja claramente una situación de sana dependencia.

Para que el equipo funcione eficientemente el Jefe debe construir una red productiva de relaciones a nivel horizontal y vertical. Horizontalmente en lo que respecta a las relaciones de los miembros del equipo entre ellos y verticalmente en lo que se refiere a la relación de todos los miembros del equipo con él mismo.

Modelar y mantener esta red de relaciones es su trabajo principal. Para conseguirlo el Jefe precisa cuidar los siguientes aspectos:

Conocer apropiadamente a cada miembro del equipo, en su dimensión personal y profesional.
Comunicarse apropiada y oportunamente con cada quién, tomando en cuenta las particularidades personales y las exigencias de la tarea profesional.
Supervisar constantemente el estado de las relaciones y los resultados del trabajo individual. El resultado del trabajo de equipo es una responsabilidad exclusiva del Jefe.

4.- El Jefe efectivo debe saber “administrar las distancias”.-

La mejor forma de mantener las relaciones jerárquicas y personales (en ése orden), es mantenerse discrecionalmente cerca y relativamente distante de cada miembro del equipo, de acuerdo a lo que la situación y el momento determinen.

El Jefe debe ser una persona cercana a su gente en ciertos momentos y “distante” en otros. Nunca una cosa o la otra. La cercanía permite reforzar vínculos y la “distancia” obligaciones.

Ningún miembro del equipo debe sentirse “muy cerca” del Jefe o “muy lejos”. Ambos escenarios son improductivos. En el primer caso se corre el riesgo que las obligaciones no se prioricen y en el segundo que las relaciones se deterioren. A veces cerca y a veces lejos, ésa es la premisa de contacto que debe practicar el Jefe de acuerdo a su mejor discernimiento.

La lógica de la “oficina de puertas abiertas” no puede ser entendida como un precepto escrito en piedra. Es el Jefe quién debe administrar ésas “puertas” de acuerdo a la premisa anterior. Ser un Jefe “accesible” no significa estar siempre dispuesto. En realidad, en tanto menos necesiten los miembros del equipo acudir al Jefe, tanto mejor, porque quiere decir que las cosas marchan apropiadamente. Y es responsabilidad del Jefe conseguir que se alcance este estado.

5.- El Jefe efectivo sostiene una estructura “gelatinosa” en el equipo de trabajo.-

Cada miembro del equipo debe tener muy claro lo que se espera de su trabajo, pero esto no necesariamente quiere decir que tenga la misma claridad respecto al conjunto de las cosas. Esto último debe quedar siempre en estado “gelatinoso”.

No es sencillo encontrar otra palabra. “Gelatinoso” no quiere decir difuso ni está vinculado a tipo alguno de incertidumbre. Lo “gelatinoso” es un estado sólido pero “móvil, permeable y poco rígido”.

Las personas del equipo de trabajo no necesitan ni deben tener una “visión del conjunto de las cosas” completamente clara y detallada. Esta visión debe ser proporcionada por el Jefe en la medida exacta de lo que resultase aconsejable y pertinente. Cuando las personas tienen conocimiento completo de todo propenden a dosificar esfuerzos en función del carácter del resultado global. El producto de la Sinergia de las partes condiciona progresivamente el futuro rendimiento de ellas, y los resultados globales posteriores pueden decaer.

Cuando un miembro del equipo de trabajo conoce perfectamente el resultado general que está alcanzando el grupo puede “apoyarse” en éste y no maximizar su rendimiento individual.

El Jefe debe tener la potestad de gestionar la información sobre los Resultados Generales en función de lo que considere conveniente para los esfuerzos individuales. El Jefe tiene una visión clara del conjunto de las cosas, pero los miembros del equipo aquella que él considere conveniente a efectos del desempeño particular y su aporte a los resultados del conjunto. Esto es mantener un “estado gelatinoso”.

Esta técnica de gestión ayuda mucho en el Control del desempeño del equipo, porque depende de una persona: el Jefe. Así se evita que el control de la situación pueda situarse accidentalmente en alguna de las partes y en perjuicio del todo.

6.- El Jefe efectivo debe tener en la estructura una persona preparada y lista para reemplazarlo en cualquier momento.-

Si esto constituye parte de la Política Organizacional tanto mejor, pero en caso contrario debe igualmente ser llevado a la práctica por el Jefe.

El no contar con personas que puedan tomar alternancia solo aumenta el nivel de presión sobre el desempeño del propio Jefe, al margen que constituye un riesgo que ninguna Organización debería tomar.

El Jefe efectivo forma un “alter – ego” en su estructura de dirección desde el momento mismo que asume la responsabilidad de comandar un equipo. Y cuando los equipos de trabajo exceden un número de personas de 10 o 12, desarrolla a más de un individuo que pueda tomar posta en el comando cuando fuese necesario.

Si la Organización lo permite, éste procedimiento se practica de manera formal y si no está amparado por las Políticas se efectúa de manera informal, pero en todo caso se lleva a la práctica.

En la mente del Jefe efectivo TODAS las personas del equipo son indispensables y por ello mismo todos deben ser “sustituibles” en cualquier momento. La mejor forma de conseguir esto es desarrollando un grupo que pueda tomar con solvencia las responsabilidades y tareas de otros, empezando por supuesto por las propias tareas del Jefe.

Esta es la forma en que un Sistema de trabajo alcanza homeostasis y desde allí eficiencia sostenida en el tiempo.

7.- ¿Cómo se desempeña el Jefe efectivo en la relación que mantiene con sus superiores?:

La respuesta es simple: como lo establece el espíritu de lo manifestado en “Un mensaje a García”.

Las virtudes de un razonamiento tan elemental y profundo como ése no han cambiado en el tiempo.

Artículo escrito por Carlos Nava Condarco
Asesor y Escritor en Estrategia de Negocios, Apoyo a Emprendedores y Desarrollo
25 junio 2018

Datos del autor.

Carlos Eduardo Nava Condarco, natural de Bolivia, reside en la ciudad de Santa Cruz de la Sierra, es Administrador de Empresas y Empresario. Actualmente se desempeña como Gerente de su Empresa, Consultor de Estrategia de Negocios y Desarrollo Personal, escritor y Coach de Emprendedores.
Autor del libro: “Emprender es una forma de Vida. Desarrollo de la Conciencia Emprendedora”
Universidad Católica Boliviana
Bolivia
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