Pensamiento Administrativo: Delegar con eficacia: Atreverse, Cómo hacerlo y Para qué.

Es fundamental para tu productividad aprender a delegar con eficacia parte de tus compromisos.

Por José Ignacio Azkue.

Depro Consultores.

Delegar con eficacia: Atreverse, Cómo hacerlo y Para qué.

1ª Parte. Por qué no lo haces.

Es muy habitual hoy en día escuchar quejas reiteradas sobre que hay falta de tiempo para hacer todo lo que se tiene pendiente. Curiosamente, también es muy frecuente que esas mismas personas que se quejan se resistan a delegar parte de los trabajos que tienen incompletos buscando una solución.

Para ir reduciendo todo lo pendiente de hacer, sólo existen tres posibilidades: la primera, muy evidente, hacer las cosas que se puedan. La segunda, no muy aconsejable aunque muy practicada, consiste en meter en “el saco del olvido” algunas cosas esperando que desaparezcan o se solucionen por sí mismas.

La última, tal vez la que más cuesta practicar, consiste en delegar parte de esos trabajos en otras personas para que éstas las lleven a cabo.

El delegar en estos tiempos en que la complejidad, la ambigüedad y la volatilidad caracterizan el trabajo, no es solamente una opción para la mayoría de los buenos profesionales; debería ser una obligación asumida con naturalidad por todos ellos. Sin embargo, cuesta mucho recurrir a ella, sobre todo bien y con eficacia.

Para algunos, delegar no significa más que un modo de quitarse de encima tareas que no apetece hacer. Los hay, incluso, que sólo delegan los marrones que no son de su agrado y se aprovechan del organigrama o de su estatus para pasárselos a alguien que esté por debajo de su nivel.

Delegar es mucho más que el simple hecho de transferir trabajo a otra persona. En realidad, hacerlo significa dar a alguien un poder, una función y una responsabilidad para que los ejerza en tu lugar o en tu representación.

“Uno de los secretos del éxito empresarial consiste no en hacer uno mismo el trabajo, sino en reconocer al hombre apropiado para hacerlo” Andrew Carnegie.

Si analizas este concepto con detalle, te darás cuenta de que la delegación es algo más que la tradicional idea de asignar algunos de tus trabajos a tus subordinados. En realidad, puedes hacerlo en todas direcciones dentro de cualquier jerarquía: o hacia abajo, como es tradicional, o hacia arriba, o hacia los lados.

Si un cliente te está pidiendo un descuento adicional para cerrar una venta y tú no tienes autoridad suficiente para concedérselo, lo más seguro es que delegues tal decisión final en tu jefe.

Si ese cliente te reclama a causa de un posible error en el vencimiento de pago de una determinada factura, tendrás que delegar la solución en el departamento administrativo o contable.

Pero en el caso de que, esta vez, te llame diciendo que todavía no le ha llegado su pedido, puede que hables con alguien de tu equipo para que se informe con el responsable de salidas del almacén y, así, averiguar la situación de ese envío a fin de que, tras indagar lo que ha ocurrido, se pueda dar una respuesta satisfactoria a la preocupación del cliente.

Respecto del primer caso, puede que más de un lector no lo identifique como una delegación aunque, en realidad, sí lo sea. Veamos, te ha llegado una decisión que tienes que tomar y se la has pasado a otra persona, en este caso tu jefe, para que decida por ti: has delegado hacia arriba.

En el segundo, lo has hecho hacia un lado: has recurrido a otro departamento con el que no hay ninguna dependencia jerárquica y has dejado que ellos solucionen el problema. En el tercer caso ha ocurrido lo mismo, pero la delegación ha sido hacia abajo, hacia un colaborador o un subordinado tuyo al que has delegado una tarea.

“Confiar en todos es insensato, peor no confiar en nadie es neurótica torpeza” Juvenal.

Atreverse a delegar

En estos dos últimos casos, los profesionales encuentran un mayor problema a la hora de delegar, bien hacia abajo o bien hacia un lado. De hecho, es habitual encontrarse con profesionales que prefieren hacerlo todo ellos mismos y no delegar en otros.

Cuando actúan así es cuando terminan con demasiadas tareas pendientes, con la agenda repleta de compromisos y, lo más preocupante, desbordados ante todos los frentes que tienen abiertos.

Esto puede suceder por diversos motivos:

Falta de confianza en los colaboradores o mal ambiente en el equipo.
Un nivel de desmesurado de autoexigencia respecto de las propias responsabilidades que puede acometer o, lo que es casi lo mismo, un desmedido e improductivo perfeccionismo.
Miedo a que los demás muestren insatisfacción o planteen problemas por tener demasiado trabajo, y que ello le pueda llevar a tener que enfrentarse a quejas.
Dificultad para distribuir las cargas de trabajo al no tener bien definidas las responsabilidades de cada cual.
Temor a que si los demás hacen bien el trabajo delegado pueda ser superado, a ojos de sus jefes, por algún colaborador y, como consecuencia, a perder autoridad e incluso su estatus.
Tener la necesidad de controlar, conocer y saber de todo y sobre todo lo que ocurre a su alrededor.
Ignorar qué trabajos se pueden delegar y cómo debe hacerse.
Tener problemas a la hora de enseñar a ejecutar las tareas delegadas, así como para establecer los sistemas de control de una correcta realización.

Para no hacer demasiado extensa esta publicación la he dividido en dos partes. La próxima entrada en este blog será la continuación de este artículo, donde explicaré cómo lo puedes hacer y las ventajas que puedes conseguir si lo haces bien.

2ª Parte. Cómo y para qué lo debes hacer

Como continuación del artículo anterior, en éste vamos a ver que pautas debes de tener en cuenta para llevarla a cabo y repasaremos, también, algunos de los beneficios que puedes obtener si se lleva a la práctica bien y con eficacia.

Para encomendar a otro la realización de algo es necesario darle autonomía, empoderarlo y transmitirle, además, la necesaria responsabilidad para llevarla a cabo. Paradójicamente, a pesar de que, al delegar, trasladas tu responsabilidad de realizar la tarea a otra persona, la tuya no desaparece, sino que la conservas en cuanto que debes asegurarte de que las funciones que has delegado se desempeñan correctamente.

“Se puede delegar autoridad, pero no se puede delegar responsabilidad” Byron Dorgan.

Si bien determinar que has de delegar cierto trabajo debería de ser una decisión sencilla e inmediata, dentro de las reflexiones que sobre tu trabajo debes realizar varias veces al día, el modo de hacerlo debería ser, también, una acción sencilla. Sin embargo, se dan casos en que puede llegar a convertirse en un proceso de cierta complejidad.

Te recomiendo que involucres al otro en buscar los resultados deseados; deberás proporcionarle, seguramente, más libertad para decidir, para actuar, para elegir cómo hacer, porque eso es autonomía.

Cómo lo debes de hacer:

Analiza las capacidades, competencias y habilidades de cada miembro del equipo. Te deberías preguntar hasta qué punto los conoces bien y deberías de saber en qué es bueno cada uno.
Aprovecha la diversidad que existe en todo grupo. Si sabes aplicar las cualidades de cada uno será más sencillo y eficaz el proceso, entre otras cosas, porque tendrás que darle alguna explicación sobre el motivo de su elección y por qué le consideras más adecuado que a otros para ese trabajo en concreto. Así vencerás posibles resistencias.
Evita delegar siempre en la misma persona. Es muy fácil caer en este error, sobre todo si tienes a alguien de tu confianza, un buen trabajador en el equipo, que nunca se queja y que siempre cumple. Si así lo haces acabarás por quemarle y convertirle, a la postre, en un mal trabajador al que has hartado con tanto trabajo. Al resto, sin embargo, les reforzarás en su actitud menos colaborativa y se mantendrán tan felices porque no les caen tantos “marrones”.
Delega lo que otros puedan hacer igual o mejor que tú. No podrás delegar las tareas o trabajos que sean críticos o muy importantes para ti, pero del resto te encontrarás, si piensas con objetividad sobre ello, con muchas tareas que otros podrían hacer igual o mejor que tú. Estas son las que siempre debes delegar.
Da instrucciones claras acerca de los resultados que buscas con las tareas. La otra persona debe tener información clara y precisa sobre lo que ha de hacer. No se trata de explicar siempre cada paso que se debe de dar para completarla, pero sí habrás, repito, de dejar muy claro cuál es el resultado buscado o deseado.
Si es la primera vez que se va a hacer ese trabajo, tal vez sea necesario formar a la persona y asignar y definir los recursos necesarios para ello.
Establece las fechas, la forma en que revisarás y el cuándo ha de entregarse o reportarse el trabajo. Si no compruebas el progreso o el cumplimiento de lo delegado, únicamente te habrás desentendido de algo. Por lo tanto, habrás de llevar un registro de lo encargado para poder hacer el pertinente seguimiento.
Ofrece feedback constructivo y positivo. No te enfoques en lo que está mal, sino más bien en lo que se puede hacer para lograr lo mejor.

“Las fortalezas y debilidades de la competencia emocional de un jefe pueden medirse, respectivamente, con el pleno aprovechamiento o el mal uso del talento de sus subordinados” Daniel Goleman.

Para qué delegar

No merecería la pena delegar si no fuera porque este hecho te puede aportar importantes beneficios, tales como:

Que tendrás más tiempo para dedicarlo a los temas más importantes de tu trabajo y concentrarte mejor en ellos.
No olvides que, probablemente, también te aportará más tiempo libre para tu vida privada.
Te aseguras, con mayores garantías, el éxito en tus quehaceres, ya que poder dedicarte a lo más importante es parte fundamental del camino hacia su logro.
Con una buena formación, motivación y seguimiento lograrás que tu equipo desarrolle sus capacidades y su confianza.
Cada vez que alguien de tu equipo llegue y consiga, a resultas de la delegación que hiciste, resultados positivos, te estará regalando una oportunidad inigualable para manifestarle tu reconocimiento hacia su trabajo. Y esto de por sí es muy bueno porque otorga confianza y motivación para seguir en el empeño.
Permite corregir fallos y tomar las medidas oportunas para evitar volver a cometerlos en el futuro.

Ten presente que para delegar con efectividad tan solo necesitas tener un equipo de colaboradores, una buena actitud por tu parte y por la de ellos y, además, un claro deseo de liderarles para que consigan desarrollarse dentro de las responsabilidades otorgadas.

Pero recuerda que, si algo sale mal, la responsabilidad última es, sobre todo, tuya. Tampoco olvides algo de suma importancia: deberás siempre agradecer el esfuerzo realizado y el tiempo dedicado a perseverar para conseguir terminar bien la tarea encomendada. Por todo ello, y como mínimo, se merecen un reconocimiento.

Cae en la cuenta de que si tu objetivo, como profesional y como persona, es crecer y convertirte en un mejor líder, en un referente para los demás, es muy probable que hayas de invertir cada vez más atención y tiempo en desarrollarles, en ayudarles a que también crezcan para que, como consecuencia, vayan adquiriendo y aceptando mayores estadios de responsabilidad.

Si pones en práctica con efectividad la delegación, no sólo estarás permitiendo que tus colaboradores se eleven a un nuevo nivel de desempeño, sino que también estarás potenciando, al dedicarles mayor parte de tu tiempo y atención, la asunción de tareas y actividades a través de las cuales el impacto en los resultados de tu empresa será mucho mayor.

José Ignacio Azkue
18 marzo, 2018 y 7 abril, 2018

José Ignacio Azkue

Consultor Artesano experto en Productividad Personal y GTD.
Donostia-San Sebastian, País Vasco, España.
Consultoría de estrategia y operaciones.
Actual: Depro Consultores, Universidad del País Vasco/Euskal Herriko Unibertsitatea UPV-EHU, University of Alicante.
Anterior: Universidad del País Vasco/Euskal Herriko Unibertsitatea, TEKO 207 SL, Transportes Guipuzcoana delegación de Azkoitia.
Educación: Deusto.
https://es.linkedin.com/in/jiazkueproductivityleadership
https://twitter.com/jiazkue
http://deproconsultores.com/

© Copyright - Depro Consultores - Todos los derechos reservados.

--------------------------