Pensamiento Administrativo: Onboarding: Las 5 fases del proceso de inducción del nuevo talento.

Onboarding, la clave para conectar con el nuevo talento.

Por Grace Salazar.

Blog de Víctor Candel.

Onboarding: Las 5 fases del proceso de inducción del nuevo talento.

¿Recuerdas el primer día de trabajo en aquella empresa donde te sentías muy a gusto? ¿recuerdas cómo fue y cómo fuiste integrado en el proyecto y con tus compañeros?

Bien, el primer día o las primeras semanas de un nuevo colaborador son cruciales para que este pueda tener una buena adaptación a la empresa, a los compañeros, a sus responsabilidades y, sobre todo, para calmar expectativas, nervios e incertidumbre respecto al nuevo puesto de trabajo y organización.

Hoy en día, son cada vez más las organizaciones que se preocupan por este momento de integración del nuevo talento, llamado OnBoarding, y lo hacen porque entienden la importancia de saber cuidarlo, fortalecerlo y acogerlo para que se vincule saludablemente a la empresa.

No estamos en el momento, desde el área de gestión de personas, para dejar escapar a profesionales que pueden contribuir favorablemente cuando se pueden establecer procesos y recursos que permitan mejorar la estancia de los mismos. No estamos para tomar este primer encuentro con ligereza, porque los resultados pueden ser nefastos y tener como consecuencia, la salida temprana de este nuevo profesional.

Entendemos que en la actualidad cada vez es más tedioso y complicado encontrar a aquella persona que no solo destaque y se adapte por su experiencia, conocimientos y habilidades, sino que destaque por su valía, compromiso, ilusión, motivación, actitud y valores. Por esto, es necesario hacer un buen proceso de acogida al empleado.

¿Qué es el Onboarding?

El OnBoarding es el proceso de integración del nuevo colaborador a la empresa, el cual está basado en el desarrollo de un plan o estrategia que incluye acciones que facilitan al profesional adaptarse en las mejores circunstancias a sus funciones, compañeros y a la cultura organizacional, favoreciendo su productividad en los primeros meses de aterrizaje.

Desde el área de recursos humanos sabemos de la importancia de este primer encuentro conocido como: OnBoarding, Proceso de Acogida, Bienvenida, Proceso de Inducción o Welcome Day.

Sí, tiene muchos nombres que han ido cambiando a lo largo del tiempo, pero este proceso tiene una raíz vital: ser coherente con la marca empleadora

Este proceso de integración debe estar personalizado y ajustado a las necesidades y características del profesional y empresa. Por ende, su finalidad es la de dar valor al nuevo talento haciéndolo sentir que ha valido la pena decidir por este nuevo proyecto personal y profesional.

Es crucial que este momento estratégico se vea impregnado de una comunicación fluida y bidireccional que incluya información como: características de la cultura organizacional, misión, visión, objetivos, valores, organigrama, historia, actualidad, tipo de productos o servicios que ofrecen, mercados de influencia y, sobre todo, quede muy bien definido lo que se espera de este nuevo profesional y el rol que tendrá dentro de su área de trabajo y empresa.

Objetivos del Onboarding

El desarrollar un proceso de OnBoarding conlleva ciertos objetivos que deben ser tomados en cuenta por el departamento de recursos humanos, el nuevo colaborador, el responsable directo y los compañeros de departamento o área de trabajo.

Estos objetivos pueden ser los siguientes:

Corroborar que la estrategia de Employer Branding es coherente entre el proceso de selección y la incorporación del nuevo profesional.
Acelerar el tiempo de adaptación, asegurando que el nuevo colaborador se incorporará a la empresa en el momento estipulado.
Facilitar el inicio de esta nueva etapa, cargada de expectativas, dudas, ilusión y miedos para el nuevo trabajador.
Encontrar la mejor manera para que esta primera etapa sea especial y única, generando un impacto positivo en la persona.
Que el nuevo colaborador pueda integrarse favorablemente con la cultura de empresa, es decir, con el modo de actuar y ambiente de la empresa (y viceversa).
Favorecer las buenas relaciones con sus nuevos compañeros e incrementar el compromiso con la organización.
Confirmar que adquiere los conocimientos, habilidades y experiencias necesarias para que su adaptación al puesto sea exitosa.

¿Cuáles son las ventajas de un buen proceso de Onboarding?

Tener una línea de actuación favorable para el desarrollo de los profesionales y coherente con la estructura de la empresa tiene un gran impacto en la cultura, resultados, objetivos y marca empleadora de la organización.

Por esto, poseer una estrategia de OnBoarding personalizada y ajustada a la realidad empresarial tiene las siguientes ventajas:

Genera un sentido de pertenencia en el nuevo trabajador. Este sentir es importante para poder generar y desarrollar personas identificadas con la forma de ser de la organización, lo que más tarde nos puede beneficiar en nuevos embajadores de marca.
Favorece al fortalecimiento del fit cultural. Es decir, se corrobora que hemos realizado un proceso de selección de éxito donde la forma de ser del candidato y empresa están alineados en valores.
Respalda y refuerza el Employer Branding o Marca Empleadora. El OnBoarding es uno de los ejes donde se puede evidenciar el buen hacer de la empresa en cuanto a fidelización y buen trato a los empleados.
Disminuye el tiempo de adaptación del nuevo integrante. Si se le da todas las herramientas necesarias en el momento adecuado para que esta persona ejecute su trabajo, se adaptará más rápido y sus resultados comenzarán a ser significativos dentro de su área de influencia.
Un buen proceso de acogida puede fidelizar al talento. Sin embargo, somos conscientes que hoy en día muchos profesionales buscan cambiar de puesto o empresa en un corto periodo de tiempo, con lo cual este “enamoramiento profesional” se puede tornar temporal.

Fases de desarrollo de un proceso de onboarding

Para que este proceso de incorporación obtenga buenos resultados y que el nuevo colaborador se sienta contento y motivado en estas primeras semanas y meses, es necesario tener un hilo conductor que favorezca al orden e impacte positivamente en la persona.

1. Antes de la incorporación:

El proceso de OnBoarding no empieza cuando se firma el contrato. Se inicia cuando se publica la oferta de empleo o si es un proceso de hunting, en el momento que se contacta directamente con la persona de interés. Recordemos que este proceso de bienvenida es parte fundamental del Employer Branding… por eso cuídalo!

Sin embargo, esta fase no solo atañe a este aspecto, sino que está muy relacionado en cómo se realiza cada parte del proceso de selección del candidato. Es decir, en cómo se realiza la llamada telefónica, la manera de atender dicha comunicación, cómo es la convocatoria, cómo se lleva a cabo la entrevista grupal o individual, cómo se aplican los test psicotécnicos, cómo se atiende a las autocandidaturas, cómo se comunica la decisión final de contratación o cómo se organiza la misma, entre otros temas más.

2. Primer día:

Este momento es crucial, debido a que no es solo el momento de la firma de contrato. Por favor, cuida bien a este compañero que viene con toda la ilusión del mundo a querer compartir su experiencia y aprendizaje. No lo dejes a un lado, ¡intégralo!

Mi experiencia acompañando en procesos de acogida tenían un orden de actividades a seguir. Empezaba desde el recibimiento de mi nuevo compañero en la puerta, presentación al equipo, firma de contrato y resto de documentación, se le entregaba el “pack de bienvenida” (incluía: listín de teléfonos de interés, valores de la empresa, historia, organigrama, formación, beneficios sociales y medidas de seguridad), charla con el responsable directo.

Desayunábamos en la cantina de la empresa, le enseñaba la tienda y su taquilla respectiva, le presentaba su plan de formación de manera profunda y quién sería su buddy en cada etapa formativa, pero no sólo de su área de trabajo, sino también de todas aquellas áreas del negocio por donde pasaría, sin pasar por alto la presentación de las herramientas digitales internas. Luego venían otras etapas del proceso de bienvenida que complementaban este primer momento.

Considero que es necesario que los compañeros de este nuevo trabajador sepan en qué etapa y momento se encuentra y así acompañen al mismo en sus inquietudes, dudas, expectativas y calmar los días más intensos en información.

3. Etapa formativa:

Pasado este primer día, es necesario que se empiece con la parte formativa desde el punto de vista organizacional, medidas de seguridad, productos, servicios, etc. Sin embargo, y por mi propia experiencia, la formación inicial no sólo debe quedarse anclada aquí.

Por ejemplo, es muy importante pasar por diferentes áreas del negocio en este proceso de bienvenida porque permite conocer la empresa desde diferentes puntos de vistas y entender cómo se trabaja en los diferentes departamentos.

Por experiencia propia, esto me generaba muchos beneficios desde mi posición de RRHH, como por ejemplo: sabía quienes eran las personas que conformaban el área, cuáles eran sus responsabilidades, cómo era el ambiente en ese “micro-espacio” de trabajo, qué inconvenientes o particularidades tenían y, por supuesto, entendía muy bien el perfil de cada puesto. Incluso este proceso formativo incluía funciones de atención al cliente, logística o ventas. ¡Gran experiencia de aprendizaje!

4. Seguimiento del aprendizaje y feedback continuo:

Tengamos muy presente el seguimiento del nuevo compañero teniendo reuniones continuas, donde no sólo esté el responsable directo, sino también alguna persona del área de recursos humanos.

Es interesante, en estas reuniones, saber cómo este nuevo compañero está llevando el proceso de incorporación, cómo se siente, en qué momento están sus expectativas y cómo está aprendiendo.
También es importante corregir por parte del área de gestión de personas, lagunas que pueden surgir en esta parte del proceso de bienvenida.

Por último, es necesario solventar empáticamente equivocaciones que puedan darse por la persona recién incorporada. Lo importante en esta etapa: mucho diálogo y seguimiento.

5. Onboarding continuo:

Queda claro que al talento de hoy, más allá de la edad que tenga, se le debe saber cuidar y ello implica que la empresa esté atenta a la evolución del profesional manteniendo una comunicación constante. Ya no se retiene, se fideliza y quizás sea por tiempo limitado. Por esto, tener políticas donde se ponga en valor a los trabajadores son necesarias para la salud de la empresa y el bienestar de los mismos.

Hay estudios que estiman que un 4% de los nuevos empleados abandona el empleo después de un primer día desastroso. El 22% de la rotación se produce durante los primeros 45 días. Los costes para la empresa son de al menos el triple del sueldo del antiguo empleado. El proceso de incorporación de un nuevo trabajador es un momento crucial en el comienzo del viaje del empleado en nuestras organizaciones.

¿Cómo es el proceso de acogida en tu empresa? ¿Estas a la altura en este momentos crítico para el nuevo empleado?

Muchas gracias Víctor por invitarme a tu espacio. Con mucha ilusión y gratitud he recibido este regalo profesional tan especial para mí. Escribir para tus lectores y para ti, es un privilegio y de los grandes!!!

Grace Salazar León
Publicado el 27 de enero de 2019

Grace Salazar León

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