Pensamiento Administrativo: Proceso de resolución de problemas: Cinco pasos y 3 ejercicios aplicados.

Qué es resolución de problemas + 3 ejercicios aplicados.
Por Ignacio Martínez.
Blog de Ignacio Martínez.

Proceso de resolución de problemas: Cinco pasos y 3 ejercicios aplicados.

¿Conoces qué es resolución de problemas y cómo hacer una implementación en el día a día? ¿Cómo se presentan? Los problemas para resolver son situaciones que por lo general no se esperan, aparecen en cualquier momento.

Alguna situación que ocasiona demoras o desviaciones; el tiempo que transcurre en reconocer los errores como tales, así como el efecto que produce; circunstancias de orden externo que impactan en las empresas.

En estas condiciones, aplicar técnicas, soluciones creativas, se vuelve una prioridad.

Lo conveniente es, que una vez identificado el problema, hay que plantearlo, trabajar y emplear herramientas para resolver, ya que de lo contrario la solución puede ser más compleja a encontrar, sobre todo cuando estos evolucionan. No hay que permanecer indiferentes.

Los retos que se plantean son, determinar los pasos para resolver un problema, obtener alternativas, cómo solucionar. A continuación te comparto una guía sobre que es resolución de problemas y ejercicios para aplicarlos en las actividades diarias.

Qué es resolución de problemas

Resolución de problemas como definición o significado, consiste en identificar, analizar y aplicar la conclusión a una circunstancia y que permita continuar el proceso para alcanzar los resultados deseados.

Si bien, es interesante determinar cuándo se ha alcanzado la etapa final, también es importante conocer el proceso, los pasos para la resolución de problemas.

1. Determinar cuándo es y cuándo no es un problema

Una vez que se identifica el contratiempo, hay que exponerlo para evitar siga creciendo y produzca efectos en otras tareas, proyectos y áreas de la empresa.
Puede ocurrir lo siguiente

Que sea una adversidad generalizada y requiera de atención.
Para otras personas, áreas de trabajo no representa dificultad alguna.

Este punto de partida y análisis permite determinar cómo enfrentar los problemas, los recursos a utilizar.

Otro aspecto a analizar es si el problema se presenta por falta de experiencia, procedimientos ejecutados de forma errónea o incompleta. Así la resolución del problema consiste en realizar tareas de capacitación, para que los involucrados puedan concluir este proceso.

Un punto a considerar cuando se identifica que no es un contratiempo o si se detecta a muy temprana etapa. En este caso, ¿qué tareas preventivas hay que realizar para que no se convierta en el futuro en un problema?

2. Redefinir creativamente el problema, tener apertura a opiniones y comentarios

Una de las técnicas de resolución de problemas consiste redefinirlos, por ejemplo de,

“No es posible cumplir con las metas planeadas”.
por
“Hay que alinear esfuerzos para hacer realidad los objetivos”.

Cómo en el caso anterior, pasar de no posibilidad por posibilidad. La perspectiva es diferente; ahora se puede explorar información para solucionar problemas.

Apertura a las diferentes opiniones
Es importante aceptar e involucrar a las personas. En las opiniones se pueden encontrar los pasos a seguir pasos para solucionar un problema. Diferentes perspectivas, enriquecen las alternativas y la resolución misma.
Te comparto los siguientes métodos y recursos para generar alternativas e ideas que ayudan a resolver problemas involucrando grupos de personas

a) Para resolver un problema, es necesario mantener enfocado y motivado al equipo de personas. En el siguiente enlace te explico cómo lograrlo,
Cómo motivar a un equipo de trabajo + 5 técnicas para conseguirlo.

b) Para canalizar favorablemente los diferentes puntos de vista, la siguiente metodología será de gran ayuda,
Cómo hacer una lluvia de ideas, definición + 5 dinámicas de grupo.

c) Cuando no hay avances, se llega al mismo punto de partida, es recomendable aplicar la siguiente herramienta,
Qué es pensar fuera de la caja + 5 ejercicios para obtener resultados diferentes.

d) Administrar el tiempo efectivamente, es un factor relevante para coordinar agendas y esfuerzos, en el siguiente enlace te comparto cómo organizarse mejor,
Gestión del tiempo en el trabajo: Cómo organizarse mejor + 5 dinámicas.

e) El liderazgo tiene un papel clave para fomentar la aportación del talento en la resolución de problemas,
7 características del liderazgo colaborativo.

f) En participaciones grupales, el líder desempeña un papel clave como moderador para enfocar al equipo en lo que desea obtener, no en lo que desea evitar.

3. Revisar si existe el conocimiento, habilidad para resolver problemas

Esto implica, trabajo en equipo. Conocer que se está haciendo, que es lo que ya hicieron otras personas u otras unidades de negocio. Intercambiar experiencias contribuye a evitar complicaciones y aprender a resolver problemas, cuáles son las actividades que hay que realizar para aplicar la resolución.

Reuniones de actualización
Si se dispone del conocimiento, compartirlo es de gran ayuda para otras personas, por ejemplo, mediante reuniones presenciales donde se compartan casos de éxito, aprendizajes, la documentación de la solución, entro otros.
Así se puede desarrollar la habilidad para resolver problemas teniendo como referencia ejemplos prácticos.
También se puede aprovechar los medios electrónicos, por ejemplo, redactar un artículo con el caso de éxito a compartir en el intranet de la empresa, con la ventaja que está disponible para consulta en cualquier momento y ocasión.

Distribución del talento
La rotación de las personas a través de proyectos es una buena opción para conocer cómo se resuelve un problema.
Un beneficio adicional de la distribución del talento se obtiene dentro de los equipos; los integrantes tienen la oportunidad de aprender de quienes tienen más conocimiento y experiencia.
Para los más experimentados, al compartir experiencias, se les presenta una oportunidad de desempeñar un rol de liderazgo.

Apoyo externo
Por otro lado, si no se cuenta con el conocimiento en el tema, hay que explorar la posibilidad de contratar un especialista, en este caso un consultor externo.

4. Analizar de forma objetiva las alternativas de solución de problemas

¿Qué ideas tienen las demás personas?
Una de las claves del éxito acerca de cómo solucionar problemas es analizarlos de forma objetiva.

Filtrar, restar importancia a las aportaciones que realizan otras personas, sólo conduce a pérdida de oportunidades y no resuelve los problemas.

Analizar objetivamente es verificar pros y contras. Plantear diferentes escenarios y revisar el desempeño de cada alternativa y un aspecto relevante, no sabotear la solución; hay que utilizar un feedback positivo para aquellas alternativas que no tengan la capacidad para resolver un problema.

Si es necesario, hay que realizar pruebas, desarrollando situaciones en pequeña escala donde se observe la vialidad de la solución.

5. Tomar decisiones

Los pasos descritos en los párrafos anteriores, representan el previo para decidir la alternativa.
Una vez que se ha decidido, hay que realizar un plan para implementar las acciones a seguir.

La resolución de problemas y toma de decisiones no es el último paso; es importante el seguimiento a los efectos de las acciones y en qué medida conducen al fin deseado.

Tres ejercicios para aplicar en la resolución de problemas

¿Cómo enfrentar los problemas aprovechando el talento y la experiencia de las personas?
A continuación te presento los siguientes ejercicios de resolución de problemas para desarrollarse en equipos.

A. Ejercicio de Situaciones opuestas

Objetivo
El objetivo de este ejercicio consiste en visualizar un problema desde diferentes perspectivas, una opuesta a la otra, con la finalidad de tener más argumentos para debatir, generar más alternativas para resolverlo.

Cómo proceder con el ejercicio

Se redacta el problema.
Se redacta la meta que se desea cumplir.

Detallar las 2 situaciones
En seguida se procede a redactar una lista con 2 escenarios que será la guía para las siguientes etapas del ejercicio. A continuación te comparto un ejemplo.

Dos situaciones

Revisión de escenarios y planteamiento de propuestas
La siguiente etapa del ejercicio, consiste en analizar el comportamiento del problema en las distintas facetas de la guía de los opuestos, seguido por una lluvia de ideas, hasta la decisión de la alternativa más adecuada. En este post se incluye un enlace a un artículo sobre cómo realizar una tormenta de ideas
El objetivo de tener la meta presente, el para construir alternativas orientadas a la misma.

B. Ejercicio – Un asesor en el equipo

Este ejercicio es adecuado cuando
Los participantes están buscando apoyo para desarrollar estrategias o las fases de resolución de problemas
Cómo realizar esta dinámica
En equipo. Uno o varios de los participantes redacta en una hoja o post it el problema.
Después, de forma individual cada una de las personas que realizaron el planteamiento lo expone al grupo.
A continuación, el resto de los integrantes aconseja cómo solucionar el planteamiento. Otra opción es compartir una historia sobre una situación similar y cuáles fueron las experiencias.
Observaciones
Quizá los consejos no resuelvan el problema. Por lo menos son ideas que pueden conducir a la solución.
A destacar
Otro aspecto a resaltar ¿Qué tal que si se realiza esta dinámica cómo un procedimiento de trabajo? Es una buena opción para mejorar la colaboración en el grupo.

C. Ejercicio – Fortalezas de mi compañero

Acerca del ejercicio
Este es un ejercicio de motivación.
Un factor muy influyente en el éxito de resolución de problemas, es un equipo motivado.
En circunstancias adversas, aparecen todo tipo de emociones y pensamientos, positivos y negativos. Son momentos en los cuales más se requiere de lo positivo. Cómo se soluciona un problema, está en la actitud positiva de quienes intervienen en el proceso.
Este ejercicio permite llenar de energía positiva a cada uno de los integrantes en el grupo. También es una dinámica apropiada para construir y fortalecer las relaciones interpersonales.
Cómo realizarlo
Se solicita a un voluntario para comenzar la dinámica, quien elegirá a uno de sus compañeros para hablar de sus fortalezas.

Que es lo que le admira.
Lo que ha aprendido de esa persona.
Algún caso de éxito en el que haya participado.
En qué tipo de proyectos le agrada trabajar con la persona y porque.

A continuación, la persona de quien se habló, elige a otro de los compañeros y repite el procedimiento y así sucesivamente hasta que hayan listado las fortalezas de todos en el equipo.

Conclusiones

Los inconvenientes aparecen incluso en los momentos menos esperados. Aunque se trabaje de acuerdo a los procedimientos establecidos, se trate de una rutina que se ha hecho muchas veces con anterioridad, la presencia de un evento externo puede cambiar el rumbo planificado.

¿Es un problema o no es un problema? ¿Se presenta como una barrera para llegar al destino deseado?

Una vez que se identifica como contratiempo, hay que resolverlo y evitar que afecte a más personas y procesos en la empresa. Para ciertas dificultades, basta con seguir un procedimiento para su corrección. En otros casos, requiere el involucramiento de más personas y recursos para solventarlo.

La capacidad y la experiencia en los equipos de trabajo son un factor importante en la resolución de problemas y para retomar el camino hacia el futuro deseado.

¿Qué te ha parecido este post? Te invito a compartir tu experiencia por medio de un comentario.

By Ignacio Martínez
Agosto 14, 2018

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Ignacio Martínez

Coach, Estrategias de Marketing Digital,Community Manager, #MarketerosNocturnos. Escribo en http://ignaciomartineza.com , cada día aprendo en las Redes Sociales
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