Pensamiento Administrativo: GTD Getting Things Done: Proceso de 5 pasos para mejorar tu productividad.

Getting Things Done, haz que las cosas sucedan.
Por Jesús A. Lacoste.
Blog de Jesús A. Lacoste.

GTD Getting Things Done: Proceso de 5 pasos para mejorar tu productividad.

Getting Things Done (GTD), es una forma de trabajar distinta que se ha convertido en el nuevo estándar en productividad personal para el siglo XXI. GTD propone la puesta en práctica de una serie de principios productivos ausentes en otras propuestas.

Propuesta por David Allen en el año 2001, la metodología GTD se basa en un proceso sencillo de cinco pasos que permite a cualquier persona gestionar de manera eficiente su trabajo, mejorando su rendimiento y reduciendo el estrés.

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GETTING THINGS DONE

GTD es, por tanto, un método de productividad personal y profesional. D. Allen lo describe en sus libros «Organízate con eficacia» y «Haz que funcione: Hoja de ruta hacia el éxito a través de la eficacia y la organización personal«

Es un proceso en cinco pasos:

1- Capturar

Capturar es tener un sistema fiable que nos permita recoger toda la información, ideas, ocurrencias, tareas en un único sitio.

De los 5 pasos GTD «capturar» es el más importante. Sin un buen sistema de captura todo el sistema falla. Capturar es quitar de nuestra cabeza todo eso que nos impide hacer nuestro trabajo. Algunos autores llaman a esto usar una memoria externa a nuestro cerebro.

Cada vez que una idea se te pasa por la cabeza, cada vez que recuerdas que tienes que hacer algo, cada carta, correo, papel o cosa que recibes debe pasar a tu sistema de captura. Lo importante es que no esté en medio molestando.

Todo lo que pasa por tu mente debes anotarlo con algún sistema de captura: una libreta de notas, una aplicación, un mensaje de voz, etc. Todo se debe quedar ahí hasta que llegue el momento de procesar.

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2- Procesar

Procesar es una actividad que hay que hacer las menos veces posibles. Una, dos o tres veces al día o incluso menos de una vez al día. Esto también aplica al correo electrónico. Importante: procesar no es hacer tareas.

Sobre cada una de las cosas de nuestra bandeja de entrada (bandeja de entrada en el sentido amplio, no se refiere solo al e-mail) pregúntate ¿requiere hacer algo?

No requiere nada
En este caso debemos tirarla a la papelera si no sirve para nada.

Guardarla o archivarla en su lugar correspondiente
En caso de papeles podemos almacenarla en una segunda bandeja y realizar las labores de archivo una vez al día o la semana, según nuestras circunstancias.

Algún día/tal vez
Esta categoría es para cosas que no sabes que hacer en ese momento o para cosas que quieres hacer pero no es el momento. Como irte a un viaje o aprender un idioma.

La regla de los 2 minutos
La regla de los dos minutos es que si estas procesando una cosa y esta requiere menos tiempo hacerla que anotar la acción en tu lista de tareas, hazla ya.

Se toma como referencia si te lleva menos de 2 minutos. Pero realmente 2 minutos es mucho tiempo. En 2 minutos te hace perder la concentración y el ritmo.

Si estas revisando el correo electrónico y tienes 30 correos y le dedicas a cada uno 2 minutos procesar estás perdiendo mucho tiempo. Procesar no debería llevar más de 10 minutos.

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Qué se anota en la agenda según GTD

En GTD la agenda solo se usa para anotar eventos que no dependen de nosotros. Son fechas que nosotros no controlamos. Es decir, el día que tienes un viaje. Una cita en el medico. El cumpleaños de alguien.

Son cosas que solo podemos hacer en ese día o la fecha límite para un proyecto. Pero no somos nosotros quien controlamos la fecha. El calendario o agenda no se usa para anotar las cosas que tenemos pensado hacer mañana. Eso no existe en GTD.

3- Organizar

Siguiendo lo anterior empezamos a organizar. Por un lado tenemos un listado de algún día/tal vez. Ya hemos realizado alguna acción gracias a la regla de los 2 minutos.

Hemos delegado tareas a otras personas. En este caso debemos tener un sistema que nos permita tener bajo control las tareas delegadas. Como un recordatorio para dentro de una semana para verificar que se ha realizado lo que correspondía.

Y en último caso tenemos el listado de las próximas acciones y los proyectos.
La diferencia entre un proyecto y una acción es que un proyecto requiere más de una acción.

Un ejemplo puede ser hacer la revisión al coche. Puede parecer una sencilla tarea pero realmente es un proyecto. Con las siguientes tareas: Llamar al taller para concertar una cita. Llevar el vehículo al taller el día y a la hora acordada. Ir a recoger el coche.

Un proyecto no tiene que ser algo complejo de muchos meses o que intervienen varias personas que hay que coordinar. Nosotros queremos un resultado y para ello necesitamos realizar varias acciones. Algunas de ellas se pueden realizar ya y otras tienen que esperar a que se finalicen las anteriores.

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4- Revisar

GTD es un sistema que requiere de un mantenimiento constante. Sin ese mantenimiento nuestro sistema empieza a perder eficacia hasta que deja de ser inservible. David Allen propone 2 revisiones principalmente:

Revisión diaria
La revisión diaria es básicamente procesar nuestras bandejas según lo que tenemos establecido. Establecer nuestras metas para el día y revisar nuestra agenda para asegurarnos que todo está en orden, la revisión diaria son de 5 a 10 minutos.
El mejor momento para hacer la revisión diaria es un poco antes de terminar el día y dejar el sistema listo para el día siguiente. Nos podemos reservar unos minutos después de la revisión para hacer algunas acciones que no requieren demasiado tiempo y se nos habían escapado.
Otro momento para hacer la revisión es el primer momento del día.

Revisión semanal
A pesar de los pequeños ajustes diarios es necesario revisar el sistema más en profundidad una vez a la semana. Revisar las cosas que hemos delegado. Revisar plazos y fechas. Establecer nuevas acciones para cada uno de nuestros proyectos. La revisión semanal no debería durar más de 30 minutos.

5- Actuar

Llega el momento de hacer, de ejecutar. Para poder hacer cosas en necesario tener en consideración 4 aspectos importantes. En nuestra lista de tareas debemos hacer la que mejor se nos adapte a estos aspectos.

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Contexto
El contexto es lo que necesitamos para realizar las cosas. No siempre podemos hacer todo lo que queremos. Si tenemos que hacer una llamada pero no tenemos cobertura, o sabemos que la otra persona a esa hora está durmiendo, estamos fuera de contexto.
Existen tareas que solo podemos realizar cuando estamos en casa, otras cuando estamos en la oficina y otras requieren de situaciones o de otras personas.

Cuánto tiempo
Cuánto tiempo nos va a llevar nuestra tarea y cuánto disponemos. En GTD es importante no dejar las tareas a medias. Si realmente nos va a llevar demasiado tiempo debemos partir la tarea en varias acciones diferentes.
Si disponemos de 5 minutos antes de entrar a una reunión tal vez tengamos una tarea en nuestra lista que podamos hacer en ese contexto y que nos lleva menos de 5 minutos.

Energía
¿Cuánta energía tenemos? No todos los días tenemos la misma energía y no tenemos la misma energía al principio del día como al final.
Debemos hacer las tareas más difíciles cuando tenemos más energía. Y dejar tareas más rutinarias o más mecánicas cuando tenemos menos energía.

Prioridad
Por ultimo debemos establecer prioridades.
En función de estos 4 parámetros vamos realizando las tareas.

Esquema GTD:

Si deseas conocer tu nivel de eficacia puedes realizar el Test de Autoevaluación GTD-Q®. Te dará información visual sobre tu realidad actual, describirá tus fortalezas y te ofrecerá oportunidades de mejora.

Post de Jesus A. Lacoste | 13/noviembre/2019

Licencia:
No especificada.

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Jesus A. Lacoste
Psicólogo. Fundador y CEO de SoyDigital Network, empresa especializada en IT & VoIP Business Solutions. Vice-President of Inspiring Committed Leaders Foundation (New York). Profesor MBA en la Universidad Europea de Canarias.
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Fuente: Blog de Jesús A. Lacoste
Imagen: get-things-done-organize.jpg

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