Pensamiento Administrativo: No tengo tiempo para aprender. El conocimiento en tiempos VUCA.

No tengo tiempo (para aprender).
Por Javier Martínez Aldanondo.
Knowledge Works.

No tengo tiempo para aprender. El conocimiento en tiempos VUCA.

“¿Tu duermes?” me preguntó un compañero de trabajo. “Si, tengo la mala costumbre de hacerlo todos los días” le respondí en tono irónico. “Entonces tienes tiempo” sentenció dejándome perplejo.

En 2002 me trasladé a vivir Santiago de Chile, pero desde 2019 paso el 50% de mi tiempo en España con base en San Sebastián, donde me crie. Al caminar por mi ciudad, me suelo cruzar con personas a las que hace 30 años que no veía.

Mi cerebro hace el ejercicio de buscar esos rostros familiares en la “base histórica de caras” que tiene almacenadas. En ocasiones soy capaz de reconocerlos, pero otras veces me rindo (“lo conozco, pero no me acuerdo de qué”).

El cerebro usa continuamente, sin pedirte permiso y sin que se lo ordenes, el conocimiento que posee, pero para ello necesita recordarlo. Cuando no lo tiene, se preocupa de adquirirlo para así, poder usarlo en el futuro.

2 claves ocultas del actuar humano

Las personas nos pasamos todo el día tomando decisiones y actuando, muchas veces de forma inconsciente. De hecho, tanto nuestra actividad profesional como la vida de una organización son un proceso constante de toma de decisiones para alcanzar objetivos y resultados concretos.

Una buena toma de decisiones contribuye a lograr dichos objetivos y es la base de la inteligencia. De igual modo, las malas decisiones dificultan conseguir las metas. Cada vez que decidimos y actuamos, se desencadenan los 2 procesos mentales que mencioné anteriormente:

1. En el primer proceso, buscamos en nuestro cerebro el conocimiento que nos permita decidir y actuar (identificar un rostro conocido). Por eso, gestionar el conocimiento (saber lo que sabemos y usarlo) es una actividad decisiva ya que, sin el conocimiento adecuado, somos incapaces de hacer nada.

Si te pido que resuelvas el cubo rubik o despegues un Boeing 787 y careces de ambos conocimientos, no podrás hacerlo por mucho dinero que te ofrezca a cambio. Para encaminar tu vida hacia donde te interese, tienes que ser consciente de lo que sabes y también de lo que no sabes y necesitas aprender (tu mapa de conocimiento personal).

Paradójicamente, cada vez que pregunto en una conferencia cuántas personas dedican todos los días 5 minutos a reflexionar sobre cómo les fue durante esa jornada o quien me puede explicar qué aprendió el año pasado, casi nadie levanta la mano. Sabemos que no es suficiente con “hacer muchas cosas” sino que se necesita ser consciente de cómo hacemos lo que hacemos (reflexión) y qué necesitamos saber para hacer lo que hacemos (conocimiento).

La mayoría de las organizaciones inteligentes ya reconocen la prioridad de gestionar su conocimiento y están haciendo esfuerzos serios para asegurarse de proveer el conocimiento idóneo a sus colaboradores como el mejor mecanismo para que tomen las decisiones óptimas.

2. En el segundo proceso, el cerebro no puede proveer conocimiento para decidir ni actuar porque no lo tiene (no reconoce la cara). Por tanto, su única alternativa consiste en capturar el conocimiento que se genere como resultado de la nueva decisión.

Es lo que comúnmente denominamos “aprender” y resulta especialmente crítico cuando tenemos expectativas de enfrentar esa misma situación nuevamente en el futuro lo que significa que necesitaremos reutilizar ese conocimiento. Y si de algo podemos estar seguros es que las organizaciones realizan tareas repetitivas, cada día es casi idéntico al anterior y al siguiente. Si no guardamos el nuevo conocimiento que vamos creando, lo olvidamos y nos volvemos ineficientes.

Hace 2 semanas viajé a Madrid a impartir un taller en una institución para la que trabajé el mes anterior durante una semana. Desgraciadamente, en ese lapso de tiempo olvidé la estación de Metro en la que debía bajarme así que tuve que volver a re-aprender el camino. Absurdo pero frecuente…

Tenemos la enorme fortuna de trabajar cada día con diferentes organizaciones de todo tipo de sectores y países, lo que nos da acceso privilegiado a un universo muy variado de realidades. Hay un patrón que se repite en el 99% de ellas: la dispersión.

El taller de la isla de los pájaros tiene por objetivo en demostrar que gestionar el conocimiento y aprender mejora los resultados. Al finalizar el taller hacemos la puesta en común de los resultados y cada vez que preguntamos a los participantes si en sus organizaciones existen, por diseño y como parte de los procesos, instancias para reflexionar, para sistematizar lo aprendido y para compartirlo con otras personas o equipos, una abrumadora mayoría reconoce que no.

Cuando insistimos a qué se debe (ya que las tecnologías y metodologías que se requieren son muy simples) la respuesta es siempre la misma: “NO TENEMOS TIEMPO” ¿En serio? Es mentira que no tengamos tiempo, todos tenemos las mismas 24 horas del día para invertirlas en lo que queramos. La excusa del tiempo es siempre un eufemismo que esconde la verdad que no nos atrevemos a reconocer: “No es suficientemente importante para mí” o “no estoy dispuesto a hacer el sacrificio que se necesita”.

La principal epidemia que afecta a las organizaciones públicas y privadas es la falta de foco. Sus integrantes hacen miles de cosas y cada año que pasa, lejos de priorizarlas para hacer menos, hacen más. Cuando se les pregunta en privado ¿todo lo que hacéis es imprescindible? ¿no estaréis haciendo cosas superfluas y por eso estáis tan saturados? absolutamente todos reconocen que deberían concentrar el esfuerzo en pocas actividades y de mayor valor. Menos es más…

Pero aun asumiendo este sinsentido de la hiperactividad, escudarnos en la falacia de no disponer de tiempo es muy peligroso ¿De verdad prefieres desperdiciar tiempo en tener que corregir lo que salió mal en lugar de invertir un poco de tiempo en anticiparlo? ¿en serio no hay tiempo para un premortem (como explica Mckinsey) antes de hacer una tarea y buscar conocimiento disponible? ¿tampoco hay tiempo de recoger los aprendizajes a lo largo de un proyecto (lecciones aprendidas) ni para capturar el conocimiento generado (post mortem) para aplicarlo la próxima vez?

Lamentablemente para lo que siempre hay tiempo es para pagar las consecuencias de no aprender: repetir errores que ya nos ocurrieron, reinventar ruedas que ya habíamos desarrollado en el pasado, malgastar tiempo buscando información y rehaciendo trabajo por no haber tenido los antecedentes idóneos… Todo ello implica un importante despilfarro de recursos que casi nunca se cuantifican.

Cualquier gestor sabe que es mucho más rentable evitar que los problemas sucedan en lugar de subsanarlos. En el sector de la salud, la prioridad ya no es curar enfermos sino evitar que se enfermen… En Amazon se invita a los colaboradores a que pregunten lo que no saben en lugar de reinventarlo.

Reconocer que no se sabe es el primer paso para aprender y preguntar es la habilidad primordial (que el sistema educativo siempre ha ignorado). La paradoja del tiempo hay que analizarla al revés ¿No será que no tienes tiempo porque no gestionas adecuadamente tu conocimiento?

Conclusiones: “En el planeta digital necesitamos personas con una rápida capacidad de aprendizaje y que aún sean más rápidas olvidando lo aprendido si esto se convierte en un inhibidor para aceptar lo nuevo”, Francisco Pérez Botello, consejero delegado de Volkswagen.

Gestionar lo que sabemos y aprender lo que no sabemos, en eso consiste lo que hacemos los seres humanos toda nuestra vida sin apenas darnos cuenta. Toni Nadal repite siempre que le entrevistan que el principal talento de una persona es su capacidad de aprender. No destaca lo que ha logrado sino cómo mejora sus debilidades y sigue progresando permanentemente.

Por eso, no hay nada más importante para una empresa y para sus miembros que administrar adecuadamente el conocimiento del que disponen entre todos y asegurarse de aprender cada vez que deciden y actúan. Esta dualidad se ha bautizado de distintas maneras: ambidestreza, explotar y explorar, workflow learning y zona de desempeño y zona de aprendizaje (como se explica en esta charla TED).
Un consultor en gestión del conocimiento se hubiese muerto de hambre hace 100 años porque en esa época, bastaba con hacer las cosas bien ya que los cambios eran muy lentos y aprender no era estratégico. Pero si algo hemos aprendido es que nada permanece igual por demasiado tiempo.

Cuando el ritmo se acelera y se incrementa la incertidumbre (VUCA), la velocidad del cambio nos obliga a revisar cómo hacemos lo que hacemos para gestionar ese conocimiento y, sobre todo, aprender lo que vamos a necesitar. Lo trascendental no radica en planificar lo que deberemos aprender para cumplir los objetivos estratégicos sino, sobre todo, aseguramos de aprender a partir de lo impredecible que vaya ocurriendo y que no teníamos previsto aprender.

Por ejemplo ¿cómo estará aprendiendo Huawei del bloqueo al que está siendo sometido por la administración Trump? El mundo gobernado por los procesos (pensados para hacer predecibles las tareas repetitivas asumiendo que nunca cambiarán) tiene que abrir paso al mundo de lo impredecible liderado por los intangibles

¿Cómo? Sencillo. Asegurándonos de que nunca hacemos nada sin preguntarnos qué aprendimos y cómo podemos aplicarlo la próxima vez. NUNCA. Es sagrado, innegociable.

Para ello, no hace falta una gran inversión de tiempo, energía, ni siquiera de recursos, sino que lo fundamental es la disciplina y rigurosidad para convertirlo en hábito. La excusa de no tener tiempo para aprender es como argumentar que no tienes tiempo para respirar, para comer o dormir. Puedes aguantar unos pocos minutos o algunas horas o días, pero los efectos son implacables.

Cuando no aprendes, los efectos tardarán un poco más en hacerse evidentes, pero son igualmente inexorables. Por supuesto, tienes el derecho de optar por no aprender y quedarte con lo que sabes, pero debes tener claro que esa decisión no te va a salir gratis. De hecho, el costo de no aprender es infinitamente mayor.

Es imperativo que seamos conscientes de lo que aprendemos. En este mundo de conocimiento, la persona o la empresa que no aprende se muere. El cuerpo, sabiamente, te pide comer o dormir. El desafío es acostumbrarlo (generar el hábito) a que nos pida aprender. Como creo que escuche una vez, al recientemente fallecido Eduard Punset, “nunca tengo tiempo, pero nunca tengo prisa”.

El 18 de junio en Sant Boi de Llobregat (Barcelona) impartiremos la conferencia “Una organización desaparece si no es capaz de gestionar su conocimiento y aprender” organizada por el Servicio de RRHH del Ayuntamiento.

El 20 de junio, en San Sebastián y dentro de la iniciativa DonostiaINN, organizado por Fomento de SS realizaremos el taller “Hacia una empresa inteligente” cuyo objetivo es demostrar empíricamente que colaborar, aprender y gestionar el conocimiento mejora el desempeño de los individuos y el resultado de las empresas.

Javier Martínez Aldanondo
Socio Gestión del Conocimiento de Knowledge Works
javier@knowledgeworks.cl y javier.martinez@knoco.com
Twitter: @javitomar

junio 2019
Knowlegde Works
www.knowledgeworks.cl

Licencia:
No especificada.

--------------------

Javier Martínez Aldanondo

Socio at Knowledge Works
Knowledge Works

Institut Català de Tecnología
Director de Knoco Chile
https://www.linkedin.com/in/javier-mart%C3%ADnez-aldanondo-conocimiento/
https://twitter.com/javitomar

Fuente: Knowledge Works
Imagen: time-management-learn.jpg

Del mismo autor: Javier Martínez Aldanondo