Pensamiento Administrativo: Seis modelos mentales para automatizar tu efectividad.

6 modelos mentales para automatizar tu efectividad.
Por José Miguel Bolívar.
Optima Infinito.

Seis modelos mentales para automatizar tu efectividad.

Puede que te estés preguntando qué son los modelos mentales y qué tienen que ver con mejorar tu efectividad. La explicación es sencilla. Mejorar la efectividad personal no es cuestión de trucos, ni de consejos tan bienintencionados como inservibles (léase «gestión del tiempo»), ni siquiera de tecnología.

Si realmente quieres desarrollar esta competencia transversal clave, antes tienes que cambiar de paradigma. Cambiar de paradigma significa cambiar la forma en la que ves, entiendes y te relacionas con tu realidad.

Cuando permaneces en tu antiguo paradigma, las buenas prácticas se viven como algo ajeno, extraño. Como no se entienden muy bien del todo, su aplicación supone un esfuerzo.

Sin embargo, cuando has aprendido a pensar distinto, los nuevos comportamientos surgen de manera natural, fácil y fluida.

Una de las ventajas de desarrollar esta competencia es que interiorizas modelos mentales que te permiten automatizar tu efectividad.
En este post —inspirado en este otro, escrito por mi colega Mohammed Ali Vakil— voy a centrarme en seis de estos modelos. Espero que te guste.

1. Evitar mezclar lugares y significados

Uno de los modelos mentales erróneos que aplican las personas que aún tienen pendiente desarrollar su efectividad es mezclar lugares y significados.
Esto obliga al cerebro a soportar una carga cognitiva muy superior a la necesaria. Al estar todo mezclado, tiene que estar averiguando o comprobando constantemente qué significa cada cosa.

Por el contrario, cuanto todo lo que hay en un sitio comparte un único significado, este trabajo extra es innecesario.

Un ejemplo de esta mala práctica son las listas únicas de tareas. En ellas conviven acciones que tiene que realizar la persona, resultados que quiere conseguir, acciones que tienen que hacer otras personas, información de referencia, ideas, etc.

Los modelos mentales científicamente validados nos dicen que la buena práctica es separar los recordatorios en listas discretas, para que cada lista tenga un único significado.
Cuando interiorizas esta buena práctica liberas una cantidad ingente de recursos cognitivos que puedes aprovechar para muchas otras cosas.

2. Diferenciar acciones y resultados

Otro de los modelos mentales que juegan en contra de tu efectividad es tratar acciones y resultados como si fueran lo mismo.
Por ejemplo, «lavar el coche» puede referirse tanto a lavarlo físicamente tú, como a llevarlo a un sitio a que te lo laven.

En el primer caso es una acción que tienes que hacer tú, pero en el segundo es un resultado que quieres conseguir.
Esta es precisamente la diferencia entre ambos elementos: las acciones se hacen y los resultados se consiguen.

Por eso, otro de los modelos mentales que la ciencia cognitiva propone es separar estos dos tipos de recordatorios en categorías organizativas distintas.

Las acciones las revisas cuando vas a elegir qué hacer en un momento dado. Los resultados los revisas regularmente para asegurarte de que progresan adecuadamente hacia su consecución.

Pensar en acciones y resultados como elementos relacionados pero distintos es uno de los modelos mentales más efectivos para minimizar la procrastinación.

3. Relacionar el resultado con su propósito

Uno de los modelos mentales más potentes para automatizar tu efectividad es pensar siempre en el propósito de cada resultado.
Además de qué tienes que hacer, es imprescindible tener claridad sobre para qué quieres/tienes/necesitas hacerlo.

Conocer el propósito de lo que haces es lo que te permite tomar elecciones adecuadas sobre qué tiene más sentido hacer en cada momento.
En una realidad en la que siempre hay más cosas para hacer que tiempo para hacerlas, saber el propósito te facilita la asignación de recursos y prioridades.

Esto es así hasta el punto que la ejecución sin propósito es falsa efectividad, un «hacer por hacer» vacío de significado.

4. Elegir la buena práctica más eficiente

Aplicar modelos mentales para automatizar tu efectividad es muy distinto de actuar como un mono de circo, repitiendo siempre lo mismo sin tener en cuenta matices o circunstancias.

Separar el registro de lo que llama tu atención del análisis y la toma de decisiones sobre ello es una buena práctica. También lo es separar este análisis y toma de decisiones de la ejecución de lo decidido.

Sin embargo, hay excepciones. Si aplicar estos modelos mentales es menos eficiente —en términos de tiempo y energía mental necesarios— que no aplicarlos, entonces la buena práctica es no hacerlo.

Un ejemplo de esto es la regla de los 2′ de GTD^®, que también se aplica al capturar.

5. Agrupar actividades similares al ejecutar

Al ejecutar, la buena práctica es pensar como si trabajaras en una cadena de producción.
Imagina que tienes que hacer cinco tartas para un cumpleaños. Si haces las tartas de una en una vas a tardar mucho más que si trabajas por lotes.

Trabajar por lotes significa hacer primero la base para todas las tartas, luego el relleno para todas ellas, luego la decoración, y así sucesivamente.
Por eso, agrupar llamadas telefónicas, descargas de información, envíos de emails o cualquier otra actividad similar, es mejor práctica que ir «saltando» de una a otra.

Es mejor práctica porque facilita la atención, minimiza tiempo de ejecución y ahorra el esfuerzo cognitivo que conlleva el cambio a una actividad distinta de la que se está realizando.

6. Aplicar la flexibilidad cognitiva para planificar adaptativamente

Uno de los peores modelos mentales que la gente aplica es asignar prioridades a las cosas —en el mismo momento que aparecen— y programar cuándo las van a ejecutar.

Esto es una mala práctica porque las prioridades son dinámicas, así que la ejecución rara vez tendrá lugar en el momento programado.

La flexibilidad cognitiva permite trabajar de forma fluida con múltiples opciones a la vez. También permite reevaluar de forma dinámica la situación en función de los cambios que se van produciendo.

Planificar adaptativamente significa priorizar en cada momento en función de las circunstancias, tiempo y energía mental disponibles.
Por el contrario, la planificación tradicional se obstina en seguir un plan trazado con anterioridad.

Esta buena práctica posibilita hacer en cada momento lo que tiene más sentido hacer, sintiéndote bien con lo que no estás haciendo.

Conclusión

Estos seis modelos mentales, una vez interiorizados, se aplican de manera automática cuando interactúas con tu realidad.

Esto conlleva un ahorro enorme de energía mental, mayor claridad y confianza a la hora de elegir qué hacer en cada momento.

Gracias a este mayor enfoque y relajación, podrás ejecutar mejor y más rápido aquello que hayas elegido hacer.

Piénsalo por un momento. ¿Cómo cambiaría tu día a día si los interiorizaras?

Por José Miguel Bolívar
10/04/2020

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José Miguel Bolívar
Consultor artesano en efectividad centrada en las personas.
Madrid y alrededores, España.
Consultoría de estrategia y operaciones.
Actual: OPTIMA LAB.
Anterior: Life Technologies, Hewlett-Packard.
Educación: International Coach Federation.
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https://twitter.com/jmbolivar

Fuente: Optima Infinito
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