Pensamiento Administrativo: Dinámicas de comunicación: 7 ventajas del rol de observador grupal.

Dinámicas de comunicación – 7 ventajas del rol de observador en un grupo.

Por Ignacio Martínez.

Blog de Ignacio Martínez.

Dinámicas de comunicación: 7 ventajas del rol de observador grupal

¿Qué es lo que puede aportar el rol de un observador en las dinámicas de comunicación grupal?

Durante una conversación en grupos de trabajo, los participantes se involucran y están enfocados completamente en el tema o en las actividades que se desarrollan en beneficio de aportar ideas o encontrar alguna solución. Aunque este grado de involucramiento puede representar inconvenientes para una comunicación efectiva.

Sobre todo cuando el grupo es numeroso y multidisciplinario pues hay que organizarse para que el mensaje de cada uno de los integrantes sea comprendido por los demás; identificar las ideas con potencial; actividades para que la comunicación sea asertiva.

Además de clasificar y estructurar las conversaciones, hay un aspecto muy importante a vigilar, este es cómo se siente el grupo; qué lo motiva, que les incomoda, de qué forma y en qué momento se involucran, cuando se reservan participar.

Para mejores resultados, se requiere del equipo en su mejor momento. No solamente es lo que se dice verbalmente, lo corporal cuenta y mucho. Una opción para fortalecer la sinergia consiste en utilizar dentro de las dinámicas de comunicación el rol del observador.

Ya sea que se involucre en la conversación de grupo o que asuma un papel de externo, proporcionará una perspectiva de vista diferente sobre el comportamiento de las personas.

Cómo desempeñar el rol del observador

Cómo desempeñar el rol del observador en dinámicas de comunicación grupal. El rol del observador se puede desempeñar por 2 tipos de personas

Algún integrante del equipo que asuma ese papel.
Una persona externa al grupo y al tema de conversación.

Un observador interno, conoce a sus compañeros, quizá tiene alguna hipótesis sobre cómo mejorar el ambiente grupal y por ende la comunicación. Desempeñar este papel le puede ayudar al grupo en el sentido de aprovechar la experiencia de la convivencia con los compañeros y hacer sugerencias para un mejor desempeño.

Sin embargo, por ser parte del equipo, existe la posibilidad de que en algún momento de la dinámica pueda tomar partido por uno u otro argumento, así su aportación ya no es imparcial. Además el grado de involucramiento puede ser tal que descuide su papel original.

Por su parte, aunque a un observador externo le toma más tiempo comprender las dinámicas de comunicación e interacción en el grupo, su rol es más limpio, pues ya que es ajeno al proceso. Por lo que su aportación será más imparcial que el de un observador interno.

Diferencias con el facilitador

Al asumir este rol, el propósito del observador no es dirigir el flujo de las conversaciones, sino proporcionar retroalimentación y hacer reflexionar al grupo sobre cómo actuar mejor.

Por ejemplo,

“He observado que no participa en los diálogos y tengo conocimiento que posee mucha experiencia en el tema planteado ¿Cuál es el motivo?”
“Ha transcurrido desde que comenzó la dinámica, he observado se ha expuesto a detalle el problema y no se han planteado alternativas de solución ¿Qué sucede?”
“En las diferentes actividades que han realizado, manifiestan que están muy animados en continuar, sin embargo observo expresiones de cansancio e indiferencia, esto es, diferencias entre la comunicación verbal y no verbal ¿Cómo se sienten? ¿Qué sugieren sentirse y actuar mejor?”

El siguiente paso, es para el grupo. Consiste en reflexionar sobre lo que el observador ha percibido, enfocarse en cubrir esas áreas de oportunidad y después continuar con la temática original.

Dinámicas grupales para fortalecer la comunicación asertiva

Un aspecto que el observador puede enfatizar durante la retroalimentación, es desarrollar una comunicación asertiva. Cambiar las descalificaciones, reclamos por argumentos más positivos, contribuye a enfocar al equipo en colaboraciones y planteamiento de alternativas de solución.

Ejemplos de argumentos positivos,

Plantear que “X” o “Y” situación, comportamiento está causando dificultades y solicitar apoyo para cambiarlo.
Sugerir metodologías, formas para trabajar mejor. Buscar que el beneficio sea grupal y en los resultados deseados.
Realizar o cambiar a planteamientos ganar – ganar. Cuando un solo lado es el ganador, el conflicto será más fuerte.

7 ventajas del rol del observador en dinámicas grupales de comunicación efectiva

1. Estar “afuera” del problema le permite observar con calma

Hay un dicho que reza se observa mejor el partido desde la tribuna. Cuando se presencia un encuentro deportivo ya sea desde la tribuna, se suele observar algo adicional a lo que contemplan los jugadores.

Esto se debe, por un lado a que desde la tribuna se alcanza a visualizar el escenario completo, la cancha; en esta posición se puede observar el desempeño de cada deportista, fortalezas, debilidades.

Además los jugadores, tienen la presión por obtener un resultado; en ocasiones, el estrés se convierte en una limitante para las personas y el grupo en sí. Por su parte, el observador está afuera del juego y su perspectiva es diferente. No tiene el nivel de estrés que tiene el grupo, tampoco tiempo limitado para decidir, entre otros.

Este enfoque se puede utilizar en las dinámicas de grupo para la comunicación, con el fin de aprovechar sus ventajas,

Visualizar el escenario completo.
Descubrir fortalezas.
Descubrir Puntos de dolor.
Observar círculos viciosos.
Obtener más argumentos que aportan a solucionar problemas.

2. Observa la comunicación verbal y no verbal del grupo completo

El curso que toma una conversación y las acciones que toman los integrantes, redactar propuestas, recopilar experiencias, argumentar pros y contras puede conducir a que las personas se enfoquen en el contenido verbal de los diálogos, sin percibir la postura corporal de los compañeros.

Qué expresiones existen dentro del grupo,

¿Inseguridad?
¿Estrés?
¿Resistencia a los cambios?
¿Molestia?
¿Cansancio?
¿Inconformidad con el rumbo que está tomando la conversación?
¿Alguno de los participantes no escucha a los demás?

Para que las actividades que se desarrollan en una conversación grupal, el manejo de los temas, generen mejores resultados, es importante vigilar la comunicación verbal y la no verbal.

Por su posición, el observador tiene la ventaja de poder verificar el efecto de los mensajes verbales en las posturas corporales y viceversa. Esta es muy buena retroalimentación para el grupo. Hacerles notar y ayudarlos a reflexionar sobre la emocionalidad y los efectos en el desempeño.

Además de las aportaciones individuales e independientemente de que tan efectivas sean, no hay que olvidar la interacción y la colaboración grupal.

3. Indagar sobre comportamientos en las dinámicas de comunicación del grupo

Los comportamientos manifestados durante una conversación, pueden ser, consecuencia de diferencias en puntos de vista y en los perfiles de las personas. Por ejemplo, ¿Qué es lo que hace que una persona no participe aun cuando sea un experto en el tema?
Quizá se trate de

Una persona introvertida rodeada de extrovertidos.
Una persona creativa rodeada de compañeros con pensamiento analítico.

La retroalimentación por parte del observador, ayuda al grupo a descubrir dentro de las dinámicas de comunicación comportamientos que si son modificados, resultarán en ventajas y beneficios tales cómo aprovechar el potencial de las personas y el crecimiento del equipo.

4. Descubrir puntos ciegos

¿Llegan al mismo resultado? Por más ideas y esfuerzos que se realicen, ¿Continúa el problema allí? Una ventaja de contar con un observador, es que puede descubrir áreas que el grupo no alcanza a visualizar.

¿Debido a qué no encuentran la solución? ¿Están estancados en un ciclo? ¿Qué les hace falta? ¿Hay algo que no se ha hecho?. ¿Qué es lo que alcanza a ver el observador y puede retroalimentar?

Existen dinámicas para explorar nuevos escenarios, ya sea en el aspecto de comunicación verbal, no verbal u otro. A continuación te comparto cómo pensar fuera de la caja,
Qué es pensar fuera de la caja + 5 ejercicios para obtener resultados diferentes.

5. Observar actitudes

Un punto interesante en las dinámicas de comunicación y más desde la posición del observador consiste identificar actitudes. ¿Quiénes son optimistas? ¿Hay pesimistas en el grupo? ¿Quiénes son proactivos, patrocinadores de cambios? ¿Se detectan personas en una posición de confort?

La actitud positiva o negativa de las personas en un equipo, incide directamente en los resultados.

Es una ventaja del rol del observador, exponer las actitudes que alcanza a visualizar. Quizá alguna actitud negativa esté relacionada a una inseguridad, al recuerdo de una experiencia no favorable del pasado. Así, el equipo ya cuenta con la información para ayudar a las personas que desarrollen mentalidad positiva.

En el siguiente enlace te comparto una guía al respecto,
Guía para CEO:10 hábitos para desarrollar mentalidad exitosa

6. Desarrollar empatía

Es natural que se presenten discrepancias en un grupo de trabajo. Diferentes personalidades, diferentes experiencias en el trabajo o con la temática que se desarrolla; los puntos de vista, no siempre coincidirán en todo. ¿Qué hacer para que los demás acepten un punto de vista?

Una sugerencia para la etapa de retroalimentación es practicar la empatía, ponerse en los zapatos de los demás para entender cómo se sienten, porque actúan o piensan de esa forma. En el siguiente enlace te comparto una guía sobre la empatía y sus beneficios,
Qué es empatía + 5 beneficios personales y profesionales.

7. Oportunidades para una comunicación asertiva

Durante las dinámicas de comunicación, suelen presentar situaciones con mucha intensidad, por ejemplo, cuando se defiende un punto de vista, las personas se apasionan con los criterios propios, incluso desacreditando a los demás.

Se obtiene mayor provecho de esta ventaja durante la retroalimentación, cuando el observador expone lo percibido e incluso sugerir al grupo actuar con empatía y asertividad.

Además de expresar los puntos de vista propios respetando los criterios de la contraparte, la comunicación asertiva se puede aplicar en otra de las actividades a trabajar en los equipos. La negociación.

Conclusiones

Muchas experiencias se pueden obtener en las dinámicas de comunicación. El propósito es precisamente lograr una comunicación más eficiente que influya en la integración y los resultados grupales.

Interactuar en grupo suele presentar desafíos, sobre todo cuando la personalidad es diferente. Tener criterios distintos, enriquece el contenido de las conversaciones. Por otro lado, plantea desafíos para involucrar a todos los integrantes, a consensar acuerdos.

El grupo llega a estar inmerso en la temática, que se olvida de algunos puntos que afectan el rendimiento colectivo.

El rol de un observador contribuye a visualizar el funcionamiento grupal. Es importante no involucrarse o tomar partido de algún diálogo para no viciar o filtrar lo que se observa. El mejor desempeño de este rol es cuando se mantiene ajeno al proceso.

Los beneficios incluir un observador en las dinámicas de comunicación se obtienen en 2 procesos posteriores a la observación.

La retroalimentación, cuando el observador expone sus argumentos y lo que percibió durante el ejercicio. Más que guiar al equipo, se trata que cuestione al equipo sobre áreas de oportunidad, hacerles ver sus fortalezas para que el grupo las utilice.

El siguiente proceso es del grupo y consiste en la reflexión. Cuáles son los aspectos que necesitan atención, actitudes que hay que cambiar, comunicación asertiva, cómo aprovechar el talento y experiencia de cada participante a mejorar los resultados del grupo, a que las dinámicas de comunicación sean más efectivas.

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By Ignacio Martínez
agosto 7, 2018

Ignacio Martínez

Coach, Estrategias de Marketing Digital,Community Manager, #MarketerosNocturnos. Escribo en http://ignaciomartineza.com , cada día aprendo en las Redes Sociales
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