Pensamiento Administrativo: Funciones y fronteras de la organización como sistema sociotécnico.

La función básica de la organización: Una perspectiva sociotécnica.

Por Stan De Loach, Ph.D. y Sergio A. López.

Continents.

Funciones y fronteras de la organización como sistema sociotécnico

La sociedad humana realiza la gran mayoria de sus labores por medio de estructuras llamadas "organizaciones". Estas constituyen sistemas sociotécnicos, porque ordinariamente deben llevar a cabo una tarea técnica que requiere de la participación de seres humanos dentro de un esquema organizacional, el cual por ende puede ser caracterizado como técnico y social.

Cabe hacer notar que nos referimos a organizaciones en un sentido macro, dejando de lado las micro-organizaciones, como por ejemplo la familia, dentro de la cual se realiza mucha actividad esencial, como la crianza y educación informal de los niños. Sin embargo, las micro-organizaciones también están sujetas a las mismas reglas e influencias descritas más adelante.

Una organización es una estructura dinámica; toda organización está en un estado de flujo continuo. Debido a las tensiones internas y externas a las instituciones, tanto el desarrollo como la sobrevivencia organizacionales son procesos orgánicos. (Nótese que la raíz de ambas palabras es idéntica.)

Un sistema abierto

Siempre es preciso intentar comprender estos procesos de desarrollo y adaptación, ya que como gerentes estamos en posiciones de liderazgo. Implícita en este rol institucional está la función de guiar la empresa de tal manera que pueda responder adecuadamente a las transformaciones constantes que caracterizan al entorno social.

Los líderes deben examinar lo que pasa fuera de su institución, para asegurar su supervivencia. Adicionalmente, ellos tienen que conocer a fondo lo que pase dentro de la institución, para poder mantener una relación adecuada y oportuna con el entorno social.

Por lo tanto, nos enfocamos en los procesos internos y externos. Pero, a la vez, estamos inmersos en ellos y no siempre somos capaces de mantener la objetividad. En los intentos de comprender nuestra situación, tenemos que reconocer que podemos encontrarnos subyugados por ellos, o bien que podemos llegar a dominarlos.

La institución y sus integrantes siempre responden, de forma consciente o inconsciente, a estos procesos dinámicos. En algunos casos nos concentramos en un solo aspecto de ellos, sea una crisis económica, un conflicto laboral, o el lanzamiento de un nuevo producto. De esta manera, es fácil que como gerentes, responsables implícita o explícitamente del éxito de nuestra área o tarea, perdamos la perspectiva de la organización entera como integridad.

Función y naturaleza de la organización

En esos momentos un breve repaso de la función y la naturaleza de la organizacion puede ayudarnos a enfrentar mejor los conflictos y decisiones que nos acechen.

Tener una perspectiva global de la organización y su misión es lo que más propicia la comprensión de nuestra tarea individual. Además, asegura que en la toma de decisiones podamos mantener la utilidad de nuestras áreas de actividad, y su conformidad con las metas y labores de la organización a la que pertenecemos.

Toda institución forma parte de una sociedad con su propio sistema de gobierno, cultura, ética y moral. La institución y la sociedad están constantemente involucradas en una interacción con influencias mútuas. De hecho, la organización es un microcosmos de las tensiones, presiones y preocupaciones sociales.

De la misma manera, los subsistemas de la institución total manifiestan los conflictos, comportamientos y ansiedades prevalecientes tanto en la organización como en la sociedad. Las características estructurales y psicológicas de la totalidad social se reflejan en las de todos sus subsistemas (por ejemplo, la familia, la universidad, la empresa y toda organizacion).

La sociedad está presente y representada dentro de la organización; a la vez, la sociedad y la organización están presentes y representadas en el individuo. La constante interacción entre la sociedad global y las organizaciones va dando forma a éstas.

Por ejemplo, de la necesidad, carencia o deseo de algunos elementos de la sociedad surgen algunas instituciones que toman como su tarea principal satisfacerlos. Por otra parte, también se van formando (o aun creando) las necesidades y los deseos de los consumidores con el objetivo de proveer nuevos bienes y servicios.

Misión y tareas principales

Una organización tiene como propósito reunir los medios (es decir, los recursos físicos y humanos) esenciales para realizar una tarea principal, y varias secundarias que contribuyan a ésta. Sólo se puede diseñar una forma de organización efectiva cuando se conoce la naturaleza de la función principal, las condiciones necesarias para poder llevarla a cabo y los factores pertinentes del entorno social.

La tarea principal de una organización se define como la que debe cumplir para sobrevivir. La institución entera, mediante sus partes o subsistemas, se responsabiliza de llevarla a cabo; aunque cada subsistema por lo regular tiene una serie de tareas que pueden variar a través del tiempo y que contribuyen a que la organización total cumpla su misión principal.

La tarea principal es más una herramienta útil para la exploración y evaluación de la efectividad de la organización (y, por lo tanto de la probabilidad de que la empresa sobreviva), que una tarea específica y limitada que se proponga hacer.

La toma de decisiones se vuelve más sencilla para los miembros de la organización cuando ellos pueden definir la misión principal. Al comprender la naturaleza de la tarea principal global, están mejor preparados y son más competentes para realizar sus tareas secundarias. Entonces, cuando los miembros evalúan la calidad de su función a la luz del objetivo principal, la organización puede volverse más eficaz y por ende más capaz de sobrevivir.

La definición y comprensión de la tarea principal no siempre es fácil. De hecho, se puede observar variación entre la tarea "existencial" que la organizacion cree que hace, la que el medio ambiente espera que haga y la que verdaderamente hace. También pueden diferir la tarea "normativa" que la organización debe o está diseñada para hacer, y la tarea "fenomenal" a la que los miembros de la organización parecen dedicarse, pero de la cual pueden no ser conscientes.

Las fronteras de la organización

Una organización puede ser definida en base a procesos de importación, transformación y salida de productos, dado que dichos pasos actúan colectivamente, dando forma a sus actividades. Por ejemplo, un hospital recibe a pacientes y empleados de varias categorías. El hospital lleva a cabo varios procesos de transformación, tales como la cirugía, la fármacoterapia, la educación y el entrenamiento. Exporta los productos de estos procesos de transformación como ex-pacientes, vivos o muertos, o ex-empleados.

El concepto de "fronteras" facilita la comprensión e implementación de estos procesos y por lo tanto, de la tarea principal. Las fronteras delimitan lo que está dentro y lo que está fuera de la organización. La frontera puede definirse más como una región que como una línea, y debe ser manejada con un balance apropiado de permeabilidad y de rigidez.

La organización no sobrevivirá si la frontera es demasiado impermeable o demasiado permeable. Si es demasiado permeable, la organización será inundada por un influjo de insumos básicos (en este caso, los pacientes), los cuales no podrá transformar correctamente. Si es demasiado impermeable, no habrá un ingreso suficiente de insumos básicos, o los productos serán retenidos dentro de la organización. Por ejemplo, si la salud perfecta fuera una de las características necesarias para salir del hospital, serían muchos los que entrarían y pocos los que serían dados de alta.

Aunque no siempre se tenga conciencia de ello, es obvio que la organización tiene que llevar a cabo sus tareas de una forma que satisfaga a ciertos sectores relevantes del medio ambiente. Siguiendo con el ejemplo anterior, si muchos pacientes murieran hospitalizados, algunos sectores del entorno, tales como los familiares de los difuntos, exigirían investigaciones y modificaciones de los procesos de importación, transformación y salida.

Es evidente que el concepto de fronteras puede aplicarse a una institución y a sus subsistemas, así como a los conceptos de roles y tareas, y a las definiciones de autoridad y de responsabilidad. En fin, es un concepto fundamental para la evaluación de la vida organizacional y el mejor funcionamiento de la empresa.

Claramente, el liderazgo de una empresa está basado en su responsabilidad para manejar las fronteras, tanto internas como externas, de forma tal que las interacciones que se sucedan a través de ellas se relacionen idóneamente con sus necesidades y las de su entorno.

Estas interacciones, los intercambios organizacionales y el trabajo se llevan a cabo en tres fronteras diferentes: las que se demarcan entre los individuos, entre los subsistemas de la institución y entre sistemas (la empresa y el medio ambiente).

En este contexto, manejar las fronteras quiere decir regular el límite entre lo que es externo y lo que es interno, a fin de que los miembros de la organización dispongan de los recursos y las condiciones de trabajo precisos para permitir el logro de la tarea principal.

El liderazgo institucional se basa en el manejo racional de estas fronteras, el cual asegura la supervivencia de la empresa a largo plazo. Por ende, al satisfacer esta condición, se garantiza también la legitimidad y permanencia de la dirigencia en su posición de liderazgo.

El líder, sea que este rol lo asuma un individuo o un grupo, también tiene la responsabilidad de relacionar la empresa como una totalidad con el medio ambiente externo. Queda implícita en esta carga la necesidad de vincular los varios subsistemas de la organización entre sí y con la actividad o tarea global de la institución.

La regulación de las transacciones fronterizas tiene como meta final facilitar ciertos tipos de resultados y obstruir otros. La aceptabilidad o inaceptabilidad de los resultados se determina en referencia a la misión principal de la organizacion. Por lo tanto, el éxito de esta regulación fronteriza es fundamental para la supervivencia de la empresa.

Conclusión

A modo de conclusión, podemos enfatizar que la tarea principal describe la misión u objetivo primario que la empresa debe llevar a cabo. Esta función también es primordial en el sentido de proporcionar un parámetro para examinar todos los aspectos del funcionamiento de la organización.

Cuando todos los comportamientos organizacionales están enfocados en la provisión de las condiciones y recursos esenciales para el logro de la misión, la institución funciona bien y, al hacerlo, asegura su supervivencia.

Bibliografía

- De Loach, S. S. El modelo Tavistock de organizaciones: Los conceptos de la tarea principal y las fronteras. En Management Today en español, abril, 1990, págs.
21-22, 24-25.
- De Loach, S. S. Una contribución del método Tavistock a la educación gerencial: Aprendiendo a aprender lo que ignoramos desconocer. En Management Today en español, septiembre, 1990, págs. 15-20.

Este artículo fué publicado en Management Today en español, abril de 1996, págs. 12-14.

Stan De Loach, Ph.D.

Consultor en organización y gerencia, Instituto Mexicano de Relaciones Grupales y Organizacionales, S. C. (México, D. F.), y Nueva Orleans, Louisiana.
Dr. Stan De Loach en LinkedIn:
Institutional Transformation and Management Consultant (English, Spanish, French)
Praxis International and the International Forum for Social Innovation
Georgia State University
Ciudad de México y alrededores, México
20+ years' experience as Advisor in Leadership and Synthesis, international institutional transformation consulting, management consulting, organizational consultation
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Sergio A. López.

Estudiante de comunicación social, Universidad Nacional de Cuyo, Mendoza, Argentina.
Sergio A. Lopez en LinkedIn:
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© 1998 by Stan De Loach, Ph.D. y Sergio López. Derechos reservados.

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