Pensamiento Administrativo: 7 Estrategias para gestionar Amenazas y Oportunidades en Proyectos.

2018-09-09

7 Estrategias para gestionar Amenazas y Oportunidades en Proyectos.

7 Estrategias para las Amenazas y Oportunidades en Proyectos.

Por Marc Bara.

OBS Business School.

7 Estrategias para gestionar Amenazas y Oportunidades en Proyectos

Querría escribir este post sobre algo tan crucial en el Project Management como es la gestión de la respuesta a las amenazas y las oportunidades, es decir, de la propia incertidumbre que rodea a nuestro plan.

En cualquier tarea nos podemos encontrar con eventos positivos, que nos ayudan a completarla, o por el contrario sucesos que impiden su finalización en el plazo y costes establecidos. Hablamos pues de incertidumbre, que puede marcar que nuestro proyecto acabe exitosamente, o de forma desastrosa.

La definición de proyecto ya destaca que una de sus características es su naturaleza única: aquel proyecto como tal no se ha llevado a cabo anteriormente.

Por tanto, esa predicción de futuro que supone el proyecto, reflejada en la planificación de lo que creemos que va a suceder, conlleva en todos los casos unos riesgos, o mejor dicho, unas amenazas o unas oportunidades, que asociamos a “cosas que pueden ir mal” respecto a esa predicción/planificación, o “cosas que pueden ir mejor de lo que hemos previsto”.

Me gustaría explicar y resaltar las tres estrategias que normalmente abordan las amenazas o los riesgos que pueden tener impactos negativos sobre los objetivos del proyecto en caso de materializarse, como son: evitar, transferir y mitigar.

La cuarta estrategia, aceptar, puede utilizarse para riesgos negativos o amenazas así como para riesgos positivos u oportunidades. Cada una de estas estrategias de respuesta a los riesgos tiene una influencia variada y única sobre la condición del riesgo.

Las estrategias de evitar y mitigar habitualmente son eficaces para riesgos críticos de alto impacto, mientras que las de transferir y aceptar normalmente son buenas estrategias para amenazas menos críticas y con menos impacto global.

A continuación se describen con mayor detalle las cuatro estrategias para abordar los riesgos negativos o amenazas:

Evitar:

Cambiar las condiciones originales de realización del proyecto para eliminar el riesgo identificado. Por ejemplo, si traer una tecnología importada traerá graves problemas en el equipo que desarrolla el proyecto, evitar sería desestimar la utilización de esa tecnología y reemplazarla por alguna otra.

La estrategia de evasión más drástica consiste en anular por completo el proyecto. Algunos riesgos que surgen en etapas tempranas del proyecto se pueden evitar aclarando los requisitos, obteniendo información, mejorando la comunicación o adquiriendo experiencia.

Transferir:

Trasladar el impacto negativo del riesgo hacia un tercero. Por ejemplo, contratar un seguro o colocar una penalidad en el contrato con el proveedor. La transferencia de un riesgo simplemente confiere a una tercera parte la responsabilidad de su gestión, pero no lo elimina, lo cual implica que este riesgo ha de ser observado con detalle.

La transferencia de la responsabilidad de un riesgo es más eficaz cuando se trata de riesgos financieros. Las herramientas de transferencias pueden ser diversas e incluyen seguros, garantías de cumplimiento, fianzas, etc.

Mitigar:

Este es el enfoque que se toma si un riesgo es una preocupación para el proyecto. Normalmente deben tomarse acciones proactivas para asegurar que el riesgo no ocurrirá, pero no es siempre posible o aconsejable. Otro de los enfoques que se puede tomar es el de disminuir la probabilidad de ocurrencia y/o el impacto de los riesgos identificados a un umbral aceptable.

La mayoría de las estrategias de respuesta a los riesgos en cuanto a la seguridad de las personas se encuadran en esta categoría. Es el caso de los cinturones de seguridad en los vehículos, el diseño de las montañas rusas y tantos otros.

Aceptar:

Esta estrategia indica que el equipo del proyecto ha decidido no cambiar el plan de gestión del proyecto para hacer frente a un riesgo, o no ha podido identificar ninguna otra estrategia de respuesta adecuada. Puede ser adoptada tanto para las amenazas como para las oportunidades.

Esta estrategia puede ser pasiva o activa.

La aceptación pasiva no requiere acción alguna, dejando en manos del equipo del proyecto la gestión de las amenazas o las oportunidades a medida que se producen.
La estrategia de aceptación activa más común es establecer una reserva para contingencias, que incluya la cantidad de tiempo, dinero o recursos necesarios para manejar las amenazas o las oportunidades conocidas, o incluso también las posibles y desconocidas. En esta aceptación activa también caben los planes de contingencia, es decir, qué acciones se llevarán a cabo si el suceso de riesgo aparece.

Por otra parte, se sugieren tres respuestas para tratar los riesgos que tienen posibles impactos positivos sobre los objetivos del proyecto. Estas estrategias son explotar, mejorar y compartir. La cuarta es una estrategia común ante amenazas y oportunidades, ya descrita anteriormente.

Explotar:

Esta estrategia busca eliminar la incertidumbre asociada con una oportunidad haciendo que la oportunidad definitivamente se concrete. Explotar las respuestas directamente incluye asignar recursos más talentosos al proyecto para reducir el tiempo hasta la conclusión, o para ofrecer una mejor calidad que la planificada originalmente.

Mejorar:

Esta estrategia modifica el “tamaño” de una oportunidad, aumentando la probabilidad y / o los impactos positivos, e identificando y maximizando las fuerzas impulsoras clave de estos riesgos de impacto positivo.

Busca facilitar o fortalecer la causa de la oportunidad, y dirigirse de forma proactiva a las condiciones que la disparan y reforzarlas, puede aumentar la probabilidad. También puede centrarse en las fuerzas impulsoras del impacto, buscando aumentar la susceptibilidad del proyecto a la oportunidad

Compartir.

Compartir un riesgo positivo implica asignar la propiedad a un tercero que está mejor capacitado para capturar la oportunidad para beneficio del proyecto. Entre los ejemplos de acciones para compartir se incluyen: formar asociaciones de riesgo conjunto, equipos, empresas con finalidades especiales o uniones temporales de empresas, que se pueden establecer con la finalidad expresa de gestionar oportunidades.

En la práctica, y una vez decidida la estrategia de gestión de respuesta a cada riesgo, se deben concretar en un plan de acción. ¡Pero es importante dejar claro en cuál de estas 7 estrategias nos centramos! Ello nos facilita la identificación de acciones de respuesta. ¡Espero comentarios!

Marc Bara
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Marc Bara

Managing partner de Think it Project
Consultor y docente en Project Management.
Consultor PMO en Etooltech Innovation.
Doctor Ingeniero de Telecomunicación, UPC, Barcelona
Ph. D., PMP
Barcelona, Cataluña, España
https://www.linkedin.com/in/marcbara/
https://twitter.com/marc_bara

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