Pensamiento Administrativo: Proyectos de innovación ágiles: Cómo superar 5 causas de atraso y 2 herramientas.

Proyectos de innovación ágiles: Cuáles es el TOP5 de causas de retrasos en los proyectos de innovación (y cómo evitarlos)

Por Angel Alba.
Innolandia.

Proyectos de innovación ágiles: Cómo superar 5 causas de atraso y 2 herramientas.

¿Cuántas veces has tenido retrasos en los proyectos de innovación?
Es algo muy habitual. Y no le damos la importancia que se merece.

Los retrasos en los proyectos de innovación pueden tener consecuencias
La más grave, tu pérdida de credibilidad ante el Comité de Dirección
Y esos errores son de los que se alimentan los trolls.

“Yo ya lo dije, esta idea no iba a ningún sitio”
¿Te suena?
O quizás a perder la ventana de oportunidad para llegar al mercado

Un caso real.
Estuve trabajando con un cliente de alta tecnología en un instrumento pyme, para el sector retail, para supermercados.
En el proyecto teníamos que hacer un piloto (un experimento de uso real). Pero el equipo del proyecto se fue retrasando.
Y al final el cliente en el que íbamos a hacer el piloto, cambió la prioridad y canceló el proyecto.

En este post quiero contarte cuáles son las 5 causas más frecuentes de por qué se retrasan los proyectos.
Qué puedes hacer para evitarlo.

El top 5 de causa de retraso en los proyectos de innovación

#1 El sesgo de la falacia de la planificación.

Leía hace poco un post de José Miguel Bolívar, sobre las consecuencias de fallar a nuestros compromisos. Y hablaba sobre dos sesgos mentales, que nos ocurren sin querer.
El primero es la falacia de la planificación.
Siempre pensamos que es nuestro proyecto será más sencillo y corto de lo que esperamos
Que todo irá como la seda y que nuestro plan se cumplirá perfectamente.
Ya sabes que es mentira
Marcas unas fechas super optimistas que sólo cumplirás si todo va perfecto.
Y eso no pasa nunca.
Con un entorno cambiando a la velocidad de un Mercedes de Fórmula 1, las condiciones de este mes pueden (y seguramente sea así) no ser las mismas que el mes que viene.

Conclusión: asumimos que el proyecto será más sencillo que lo de verdad es, porque no analizamos a fondo toda su complejidad.

#2 El sesgo del efecto de la superconfianza

Es sesgo de la superconfianza es, para mí, una de las principales causas de retraso en los proyectos de innovación.
Confiamos demasiado en lo que somos capaces de hacer, en nuestras capacidades. Creemos que somos mejores de lo que somos.
Y claro, luego llegan las dificultades, los riesgos no previstos, la complejidad de la tecnología, los cambios bruscos en los gustos del mercado….
¿Por qué no funcionan los productos para veganos en el mercado?
Porque quizás pensamos que los conocemos y podemos crear soluciones para ellos. Como sabemos hacer embutido de carne, el de veganos está chupado.
¿De verdad es así?
Cuanto más alejado está el proyecto de tu negocio tradicional (nuevo mercado, nueva tecnología o la combinación de las dos), más desconocimiento tenemos.
Y mayor probabilidad de cagarla, porque estamos condicionados por nuestra experiencia previa.
Intentamos aplicar en un territorio nuevo, que no conocemos,

Conclusión: necesitamos un poquito más de humildad para innovar. Porque la innovación es un camino de aprendizaje.

#3 La falta de capacidad (horas disponibles)

Con veintimuchos años trabajaba en Procter&Gamble y era especialista en saturar a mi equipo de innovación en logística.
Absorbía proyectos, uno detrás de otro, por encima de lo que podíamos hacer.
Porque eran estratégicos, porque lo decía mi Director, porque yo quería demostrar lo bueno que era (ah, la juventud…), porque, porque….
Siempre había alguna excusa para asumir un proyecto. Nunca decía que no.
Pero tu equipo, tu departamento, tiene una capacidad limitada.
No puedes hacer más. No puedes clonar a tus compañeros o a ti mismo.
Tienes un número de horas finito que puede dedicar a hacer proyectos. Míralo como una máquina de producción: solo puedes producir X proyectos, porque la máquina no da para más.
Ya he escrito en el blog sobre cómo gestionar la capacidad para hacer proyectos. E incluso he creado una herramienta para calcularlo.

Conclusión: El límite máximo de proyectos de innovación que tienes depende de la cantidad de recursos (horas) disponibles.
Y ya está.

#4 El multitasking y la falta de foco

Esta semana me he encontrado con 4 equipos de diferentes clientes y sectores con el mismo problema.
El proyecto de innovación en el que estábamos trabajando se retrasaba.
Y en todos los casos el comentario era el mismo: “es que tenemos muchos proyectos”.
¿Cuántas veces has ido saltando de un proyecto a otro durante el mismo día?
Ahora una pequeña tarea, después un email, más tarde una reunión….
Claro, tienes tantos proyectos que tienes que hacerlos avanzar de alguna forma ¿verdad?
Pues es un error.
Ir picoteando es una causa brutal de retraso en los proyectos de innovación. Y está demostrado por la neurociencia.
Cambiar de una tarea a otra o intentar hacer varias a la vez no es productivo, porque tardamos entre 15 y 30 minutos en volver a concentrarnos con toda la atención en lo que estábamos.
El enfoque más productivo es estar elegir pocos proyectos para ir a muerte con ellos durante un periodo de tiempo corto.
Mis clientes están aburridos de oírme decirlo.
Foco, foco, foco
Enfocarnos durante cortos periodos de tiempo para acelerar al máximo lo proyectos en los que estás. Y no intentar con 10 bolas en equilibrio, intentando que no se caigan.
Por eso soy tan fan de los sprints.

Conclusión: Si te centras en pocas cosas y les das un empujón, evitarás los retrasos.

#5 La falta de seguimiento corto, los ciclos largos.

Mi experiencia en este caso es muy clara.
Si no haces seguimiento de las cosas, la ola del día a día podrá contigo y estarás apagando fuegos.
Te dedicarás a hacer tareas urgentes, a gestionar marrones. Consecuencia: tendrás retraso en los proyectos de innovación
La falta de seguimiento también conlleva que pierdas el foco, que te he contado más arriba.
Pero tan malo es no hacer seguimiento como hacerlo en periodos muy largos.
Los equipos con los que he trabajado que mejores resultados han conseguido son los que hacían ciclos (sprints) de entre 2 y 4 semanas.
Cuando se nos iba de fecha el seguimiento, teníamos claro el impacto. Un retraso en los proyectos de innovación.

Conclusión: Un seguimiento ágil de los proyectos de innovación asegura que mantenemos el foco y la tensión para ejecutarlos.

Cómo evitar el retraso en los proyectos de innovación

En Innolandia también tengo retrasos en los proyectos de innovación que hacemos.
Ahora mismo por ejemplo.
Tengo abiertos 3 proyectos de innovación simultáneos, con diferentes equipos.
En el sprint de este mes teníamos que haber hecho un experimento de uso de uno de ellos, pero aún estamos diseñando el contenido
Pero para minimizarlos al máximo utilizamos herramientas que vienen de Agile y las metodologías de desarrollo ágil.
Dos en concreto:

El tablero Kanban

Lo utilizo a diferentes niveles: para gestionar el embudo de proyectos y “tirar” de los que están más a la derecha (más cercanos a mercado)
El segundo nivel es semanal. Priorizo los proyectos, de clientes, de innovación y de back office (procesos internos) que tenemos, y marcamos las tareas a hacer con el equipo.
En cola – Planificado – En marcha – Terminado
Y esto los aplicamos en….

La weekly semanal

Es una reunión de equipo donde trabajamos con el tablero. El domingo yo identifico en qué nos vamos a enfocar esta semana y el lunes lo compartimos.
Revisamos las tareas pendientes y añadimos las tareas del sprint semanal, sólo si tenemos tiempo para ello.
Desde que trabajamos con estas dos herramientas hemos reducido los retrasos en los proyectos de innovación.
Seguimos teniendo alguno, porque la cabra tira al monte y a veces, pero sólo a veces, defino más proyectos de los que podemos abordar.
Pero mi experiencia es que es absolutamente recomendable.
Y es algo en lo que estoy trabajando mucho con mis clientes actuales.
Optimizar el desarrollo de los proyectos de innovación para que sean ágiles y no tengan retrasos.

Si sientes que necesitas acelerar tus proyectos de innovación, puedo echarte una mano. Escribe a hola@innolandia.es y hablamos.

Por Ángel Alba 28 octubre, 2019

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Angel Alba Pérez
Fundador y CEO de Innolandia.es | Práctico de la Innovación.
Alicante/Alacant, Comunidad Valenciana, Spain.
Consultoría de estrategia y operaciones.
Actual: Innolandia.es, EASME European Commision (Executive Agency for SMEs).
Anterior: Fundesem Business School, Centro de Gestion del Conocimiento Empresarial, Instituto Bernabeu.
Educación: Fundesem Business School.
https://es.linkedin.com/in/angelalbaperez/es
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Fuente: Innolandia
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