Pensamiento Administrativo: Los 9 pasos del proceso de Transformación Digital.

Los 9 pasos de la Transformación Digital.

Por Daniel Sánchez Reina.

Lideragora.

Los 9 pasos del proceso de Transformación Digital

Percibo cierto nerviosismo en los CEOs y Directores Generales sobre la digitalización. Existe un alto riesgo de precipitación. El camino más sencillo –aunque equivocado– para atajar su ansiedad es contratar a expertos en tecnología para que “transformen” su empresa.

Este camino les abocará a la frustración, con mucho tiempo perdido y dinero tirado a la basura. Deben tener sentido de la urgencia, sí; pero nervios y precipitación, no.

La transformación digital va de transformación cultural orientada a lo digital. La cultura es lo más difícil de cambiar en un colectivo porque la inercia juega en contra del cambio. La cultura define lo que somos, y por tanto cambiar la cultura es cambiar lo que somos. No creo en los cambios culturales per se, como un mero cambio de actitud ante las cosas.

Creo en el cambio cultural que se va produciendo mientras cambiamos nuestra forma de proceder. Nadie se convierte en un deportista de élite concienciándose de que lo tiene que ser. Lo conseguirá cuando esa concienciación la vaya adquiriendo a medida que entrena.

Así es como sugiero abordar esa transformación cultural orientada a lo digital. Más adelante te explicaré el proceso que recomiendo que sigas.

Diferenciar entre digitalizar y automatizar.

Automatizar cuatro procesos no es digitalizarse, es automatizar cuatro procesos. Poner tablets al equipo comercial no es digitalizarse, es poner tablets al equipo comercial. Está bien si es lo que queremos. Pero no es lo que hay que hacer si aspiramos a que nuestra compañía piense en digital como parte indisoluble de su ADN.

Subirse al carro de la digitalización es transformar ese carro en nuestro nuevo ecosistema, capturar las oportunidades que la tecnología pone a nuestro alcance al vuelo como algo natural, no como una acción concreta en el tiempo. La Tierra gira alrededor del Sol a 108.000 km/h y no lo notamos porque estamos subidos en ella. La verdadera transformación digital la notarás cuando no notes que está.

¿Qué es “pensar en clave digital”?

“Pensar” es hacerse preguntas, buscar las respuestas y aceptarlas una vez encontradas. “Pensar en clave digital” es hacerse preguntas añadiendo al principio: “¿Cómo puede la tecnología ayudarme a…?”, buscar las respuestas y aceptarlas una vez encontradas.

Nadie aprenderá a nadar leyendo un libro sobre natación. Nadie pensará en digital por escuchar un mensaje corporativo que diga que a partir de ahora hay que digitalizarse.

A continuación expongo una guía de los pasos a seguir para abordar la transformación digital, es decir, la transformación cultural orientada a lo digital, con éxito:

1. Conseguir un cambio cultural es parte de la visión

Solo podemos aspirar a conseguir un cambio cultural si la visión de la compañía –es decir, dónde quiere estar posicionada en los próximos 2 o 3 años y en qué magnitud– es interiorizada por toda la organización. Es decir, que todos los trabajadores vivan, sientan, respiren la visión de la compañía en su día a día.

La única manera de conseguir que alguien interiorice y se involucre en algo es involucrándolo. Por tanto, pediremos a cada capa organizativa que no le dé masticado a la siguiente lo que tiene que hacer, sino que le conceda un espacio de autonomía para que proponga sus propias soluciones.

Recuerda que un qué puede tener varios comos perfectamente viables. Te recomiendo utilizar la metodología VIE, una técnica que baja en cascada la visión a todas las capas organizativas, facilitando el deseado compromiso de toda la organización.

2. Eliminar las ineficiencias operativas.

¿Por qué? Muy sencillo: para que, cuando se implementen los cambios digitales, no queden eclipsados por ineficiencias que impidan percibir su mejora. Ejemplo: imaginemos que instalamos un sistema de RFID (etiquetaje con microantena de radiofrecuencia) para que de forma instantánea conozcamos dónde se encuentra un determinado producto en nuestros almacenes.

Si al ir a buscar ese producto, el operario (un humano con un vehículo transporta-pallets) tiene que sortear obstáculos que le impiden el paso o quizá no es el operario más cercano en distancia al producto en cuestión, la rapidez en detectar la ubicación del producto habrá quedado eclipsada por el tiempo total empleado.

Para ello hay que analizar, área por área y departamento por departamento, el qué se hace, el para qué, el cómo y a qué coste. Es decir, evaluar las actividades realizadas en la compañía, con el fin de identificar las oportunidades de mejora y disponer así de una capacidad de ejecución eficiente.

Recomiendo abordar esta fase con una rigurosa sistemática. Utiliza alguna de las metodologías que existen en el mercado. Te recomiendo la metodología PROACT, una práctica herramienta que combina el análisis cuantitativo con el cualitativo.

3. Comenzar a hablar de tecnología

Ahora es el momento de hablar de tecnología por primera vez. De las ineficiencias detectadas en el paso anterior, analiza cuáles de ellas se verían paliadas con automatización –cambios en el sistema informático central de la compañía, etc.–. La automatización no es realmente un cambio cultural, pero ayudará a que la organización se vaya familiarizando con lo bueno que está por venir.

Ejemplo: hacer aparecer un dato en la pantalla que utilizamos más habitualmente, para ahorrar el tiempo de ir a buscarlo a otra opción de menú. Otro ejemplo: ejecutar por la noche las consultas e informes más consumidoras de tiempo, para tenerlas listas a primera hora de la mañana.

4. Formar a los líderes en cultura innovadora

Formar a los líderes (jefes) de todas las capas organizativas para que sean generadores de una verdadera cultura innovadora. Se debe trabajar el liderazgo para que sea motivador, para que los jefes no sean motivo de abandono de la empresa sino razón para quedarse en ella. Jefes que fomenten la libertad de pensamiento, de expresión y de error.

Una cultura innovadora en general, y digital en particular, es incompatible con el miedo al fracaso y la penalización del error. El cerebro de todos y cada uno de los empleados debe estar 100% volcado en el pensamiento creativo, no en los pretextos que alegarán para evitar el castigo que les espera si se equivocan. Liderazgo innovador.

5. Establecer un programa formativo en toda la compañía

Establecer un programa formativo en toda la compañía para tejer una cultura innovadora. La existencia de buenos jefes es condición necesaria, pero no suficiente. Es importante que los jefes remen en esa dirección, pero también debe hacerlo el resto de la organización. Es imprescindible crear una cultura general donde la innovación no sea un instante sino una época.

Mi recomendación es contratar a expertos formadores en innovación, no teóricos de salón sino personas que puedan acreditar su aplicación. Puedes empezar fomentando foros donde las personas puedan exponer sin miedo desde la aparente mayor estupidez hasta la mayor genialidad. O repartiendo responsabilidades para llevar a cabo las buenas ideas que surjan, sin miedo a la penalización. Cultura innovadora.

6. Digitalizar más allá de la automatización

Ahora que ya disponemos de un liderazgo y de una cultura innovadores, es el momento de extender la digitalización más allá de la automatización del punto tercero. Ejemplo de digitalización en el sector moda: “probadores digitales”, donde el consumidor ve cómo le queda la pieza de ropa que quiere comprar.

Otro ejemplo: en los sectores de distribución, manufactura y/o logístico, implementar un sistema de Big Data predictivo, en el que el sistema nos diga qué envíos tenemos que fabricar o preparar por la mañana, ya que sabe que con una altísima probabilidad recibiremos pedidos de esos productos por la tarde. Y lo sabe porque ha encontrado relaciones entre parámetros que nuestro cerebro humano jamás hubiera conectado de una manera evidente.

En concreto, esta fase consiste en encontrar las oportunidades de digitalización en cada área de la cadena de valor. Te sugiero crear clústeres no restrictivos de las siguientes áreas: Ventas, Producción, Logística, Departamentos de Soporte, y Recursos Humanos –que, aunque este último forme parte de los departamentos de soporte, sugiero trabajarlo por separado porque debe asumir la función de velar constantemente por el cambio cultural.

Rodéate de un equipo mixto en cada uno de esos clústeres, formado por 3 colectivos: gente de tu empresa, gente externa senior no tecnológica, y gente externa tecnológica. Ese equipo con esos 3 perfiles aportará las oportunidades de digitalización en cada área de la cadena.

Ya lo tienes todo: un equipo comprometido con la visión de la compañía, las ineficiencias corregidas –y por tanto todos los cambios digitales brillarán con luz propia–, las automatizaciones más elementales, los jefes y todos los empleados imbuidos de una cultura innovadora, y las oportunidades de digitalización en cada área de la cadena de valor. Ya puedes oler el éxito.

7. Crear un Comité de Garantías

Crear un Comité de Garantías que vele por el alineamiento entre las propuestas de digitalización surgidas en el punto anterior y la visión del punto 1. En concreto, debe garantizar que las acciones a realizar por cada capa organizativa emanadas del aterrizaje de la Visión no colisionan con ninguna acción de digitalización propuesta.

Una vez ejercida su función, recomiendo mantenerlo siempre activo para que sea el foro en el que se planteen futuras acciones de digitalización y su aprobación (recordemos que en una organización que “piensa en digital” surgirán con frecuencia nuevas propuestas de acciones).

8. Elaborar el plan de digitalización

Elaborar el plan de digitalización emanado del punto anterior, priorizando las acciones de acuerdo a las siguientes premisas:

Comienza por aquellas transformaciones que aporten una solución diferencial e importante, no para ti ni para tu empresa, sino para tu cliente.
Céntrate en pocas cosas pero importantes.
Contrata a los expertos de verdad. No pretendas que tu departamento de Sistemas de Información se transforme de la noche a la mañana en experto en todo tipo de tecnologías. Valora dos elementos en este equipo humano: por una parte, conocimientos de las tecnologías que queréis implementar; por otra, predisposición a la cultura del cambio. Si te falla alguno de los dos elementos en tu departamento de Sistemas de Información, busca fuera. Estos ayudarán a ir capacitando a los de dentro.
Falla rápido y barato. No esperes 6 meses a comprobar si una solución funciona. Si esperas tanto y se demuestra que no funciona, te vas a frustrar y tu equipo también. Ve haciendo implementaciones parciales para verificar que todo va yendo según lo esperado. Si no puedes hacer las pruebas con clientes, hazlas con un colectivo de trabajadores de tu empresa. Observar que se va por el buen camino –o rectificar rápido si surgen problemas– no es solo un factor de competitividad sino también de motivación para los equipos de trabajo.

9. Comienza a contratar tecnología y expertos

Ahora sí, lánzate a comprar máquinas, programas informáticos, y a contratar expertos.
¿Te sorprende que ponerse manos a la obra con la digitalización sea el último paso? Si quieres abordar un proyecto de Transformación Digital con éxito, así debe ser.
Te deseo lo mejor.

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Esta entrada fue publicada por Daniel Sánchez Reina en marzo 18, 2018

Daniel Sánchez Reina

Socio Ejecutivo de la consultora E2-Eficiencia Empresarial.
Autor de El mentor (Ed. Almuzara).
Co-autor de El dilema del directivo (LID Editorial).
Miembro de LID Conferenciantes.
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Daniel Sánchez Reina [LION]:
Eficiencia Organizativa (e2-site.com), CIO, COO, Mentor, Deputy Managing Director. Coautor de 'EL DILEMA DEL DIRECTIVO'.
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Consultoría de estrategia y operaciones.
Actual: E2 - Eficiencia Empresarial.
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