Recordar para avanzar en transformación digital: qué es un proceso de negocio y qué Business Process Management.
Por Ignacio Gavilán.
Blue chip.
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| El proceso de negocio y el BPM en la transformación digital |
El interés en los procesos de negocio viene de atrás. Ya desde los años ochenta/noventa, diversas disciplinas y tendencias como la Reingeniería o la Calidad Total, seguidos por Lean Management o Six Sigma, pusieron su foco en este concepto de proceso de negocio en su gestión, y su mejora.
El fuerte desarrollo de la tecnología digital, la apertura de todas las posibilidades que a ella se asocian, hace que la mejora de los procesos de negocio se convierta en una área muy interesante e importante de la transformación digital y que convenga recordar técnicas y metodologías que nunca murieron pero que ahora despiertan con fuerza.
Y, para empezar, probablemente convenga saber de qué estamos hablando, saber contestar a la pregunta de qué es un proceso de negocio.
Acudimos para ello al libro 'Fundamentals of Business Process Management' de Marlon Dumas, Marcello La Rosa, Jan Mendling y Hajo A. Reijers y nos encontramos con esta definición:
We define a business process as a collection of inter-related events, activities and decision points, that involve a number of actors and objects and that collectively lead to an outcome that is of value to at least one customer. (Definimos un proceso de negocio como una colección eventos inter-relacionados, actividades y puntos de decisión, que involucran un número de actores y objetos y que colectivamente conducen a un resultado que es de valor para al menos un cliente).
La definición nos transmite la idea de una serie de tareas que coordinadas producen un valor. Pero creo que, en un nivel algo mayor de análisis, en esta muy certera definición. debemos prestar atención a cuatro elementos:
- Las tareas, lo que se hace que, fundamentalmente son actividades pero donde también conviene incluir otras alternativas como son los eventos (acontecimientos externos) y los puntos de decisión.
- A continuación es importante el quién lo hace y en este caso estaríamos hablando de los actores y objetos, que normalmente serán personas o sistemas.
- Que esas tareas realizadas por actores están coordinadas (en la definición esa idea se concentra en la palabra 'collectively')
- Y que el proceso produce un resultado (outcome) de valor para alguien, normalmente un cliente.
Alrededor de esta idea nuclear de proceso de negocio ha surgido una disciplina que se encarga de la gestión extremo a extremo del ciclo de vida de los procesos de negocio. Esa disciplina es el BPM o Business Process Management. Así nos la definen los mismos autores:
We define BPM as a body of methods, techniques and tools to discover, analyze, redesign, execute and monitor business processes. (Definimos BPM como un cuerpo de métodos, técnicas y herramientas para descubrir, analizar, rediseñar, ejecutar y monitorear procesos de negocios.)
Es decir, la gestión del ciclo de vida de los procesos de negocio. En cierto sentido, podemos decir que los procesos de negocio son el objeto de gestión y BPM la disciplina de gestión propiamente dicha.
Sentadas las bases, en próximos artículos avanzaremos algo más. Y es necesario ese avance porque los procesos de negocio, aunque como concepto no sea nuevo, como elemento de transformación, de eficiencia, de experiencia de cliente, siguen siendo fundamentales, puede que lo sean más que nunca, para una efectiva aplicación de la transformación digital.
Publicado por Ignacio G.R. Gavilán en 8:30
Lunes, 11 de junio de 2018
Ignacio G.R. Gavilán
Ingeniero Industrial, MBA y PMP. Profesional del sector de las TIC. Negocio digital, Sociedad digital, Servicios TIC, Dirección Proyectos, Social Media, Liderazgo 2.0. Aficionado a literatura y deportes. Mis valores: honestidad, compromiso y conocimiento.Ignacio Gonzalez de los Reyes Gavilan
Ingeniero Industrial, MBA y PMP. Profesional del sector de las TIC. Negocio digital, Sociedad digital, Servicios TIC, Dirección Proyectos, Social Media, Liderazgo 2.0.
Gerente de Soporte Operación Transversal en Telefonica de España.
Madrid y alrededores, España .
Telecomunicaciones .
Anterior: Telefónica España, Telefonica Soluciones, Telefónica Investigación y Desarrollo.
Educación: IE Business School.
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Fuente: Blue chip
Imagen: BPM process
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El contexto de los procesos de negocio
Cuando trabajamos con procesos de negocio, una de las actividades típicas es el descubrimiento y el modelado del proceso, es decir, la recopilación de la forma en que se ejecuta un proceso y su plasmación en un lenguaje formal, normalmente de naturaleza gráfica.
El modelo de un proceso de negocio describe, de alguna forma, un prototipo, un patrón de cómo se debe ejecutar luego cada instancia concreta (caso) de ese proceso. Si,por ejemplo, hemos modelado la gestión de pedidos de una empresa eCommerce, lo que define el modelo de proceso es, de forma general, cómo se trata un pedido, mientras que, cuando un cliente concreto hace un pedido concreto, estamos ante un caso de ese proceso.
Asumimos, y es bastante lógico, que el caso real se ajusta al modelo de proceso y, en cierto sentido, esas es la intención.
Sin embargo, la realidad tiende a matizar los modelos teóricos.
He retomado la lectura del libro 'Process Mining. Data Science in action' de Wil van der Aalst que, por diversos motivos, tuve que detener hacia la mitad. Y, en un momento dado, el autor se detiene a hablar de lo que denomina el contexto del proceso, es decir, factores que rodean al proceso y que hacen que la ejecución real de un caso puede estar matizada de alguna manera respecto al comportamiento prototípico del modelo. Cierto que van der Aalst nos habla del contexto en relación al Process Mining, pero creo que el planteamiento de ese contexto es relevante en cualquier caso. siquiera como advertencia.
Para este autor, hay cuatro niveles de contexto:
Contexto del caso propiedades específicas del caso que pueden cambiar el comportamiento. Así, por ejemplo, en el caso de los pedidos, el comportamiento se puede ver alterado en el caso, por ejemplo, de clientes muy importantes (pueden recibir mayor atención o prioridad) o pedidos muy grandes.
Contexto del proceso En este caso, hablamos de interacciones entre instancias del mismo proceso. Así, por ejemplo, esas instancias pueden competir por los mismos recursos, por ejemplo, el equipo humano que ejecuta alguna tarea o, en el caso de los pedidos, las existencias en almacén. Y eso puede hacer que diferentes instancias del mismo proceso, no se comporten de una forma completamente similar.
Contexto social Se refiere a aspectos que afectan a personas y organizaciones y que recoge influencias como las derivadas de que las mismas personas o grupos puedan trabajar en diferentes procesos o a que puedan existir roces de todo tipo entre esas personas y organizaciones.
Contexto externo Finalmente, este contexto abarca elementos de un ecosistema que supera las barreras de la organización. Hablamos, por ejemplo, de la situación económica, regulatoria o incluso climática.
La existencia de estos contextos hace que el valor del modelo de proceso como prototipo, siendo muy alto, no sea completamente definitorio y debamos estar advertidos de que las diferentes instancias de un procesos seguirán comportamientos algo diferenciados. Es importante para process mining, pero también para análisis de tiempos, para indicadores, etc
Publicado por Ignacio G.R: Gavilán en 8:30
jueves, 4 de julio de 2019
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