Pensamiento Administrativo: Arte de la delegación: 9 barreras y 5 consejos de Stephen Covey.

2017-09-09

Arte de la delegación: 9 barreras y 5 consejos de Stephen Covey.

Yo no delego porque soy un superhéroe y puedo con todo…

Por Sergio Sosa.

Aprendizaciones.

Arte de la delegación: 9 barreras y 5 consejos de Stephen Covey

Aunque sea algo sumamente difícil de creer, en esta época todavía hay demasiadas personas que se resisten a delegar actividades. En muchos casos, esta conducta trae como consecuencia una considerable disminución de la productividad, tanto de la persona que no delega como de las personas que están en su entorno (laboral y personal).

Exploremos algunas de las razones por las que algunas personas no delegan:

1. Son “ejecutores compulsivos” y disfrutan haciendo todo.

El paradigma predominante de estas personas es: ” si no lo hago yo, nadie lo va a hacer”. El problema con estas personas es que viven exhaustos permanentemente porque nunca tienen tiempo para ellos mismos, para hacer las cosas que son verdaderamente importantes.

2. Otro grupo de personas nunca delega porque no tienen experiencia en delegar.

No saben cómo delegar ni cuáles tareas delegar. Estas personas sólo requieren experimentar un proceso de aprendizaje que les permita desarrollar las habilidades necesarias para delegar las tareas que requieren ser delegadas.

3. Hay personas que sufren de una elevada inseguridad

(personal y profesional) que los paraliza al verse atiborrados de tareas que otros podrían hacer pero que no se atreven a hacerlo.

4. Falta de confianza en los colaboradores:

El problema es que si se empeñan en hacer todas las tareas, dejan sin nada que hacer a sus colaboradores. De paso, al no confiar en sus colaboradores, envían un pésimo mensaje (“todos ustedes son unos ineptos y no confío en que puedan hacer esto tan bien como yo lo hago”)

5. Incapacidad para comunicarse:

Hay personas que realmente no saben cómo comunicarse con sus colaboradores de forma que el proceso de delegación se lleve a cabo de la mejor forma posible. Esto también se puede solucionar con un proceso de aprendizaje.

6. Miedo a la competencia:

Si dejo que esta tarea la haga otro, se van a dar cuenta que no soy el único que puede hacerla y me pueden despedir por eso. La idea siempre debe ser trabajar con personas que sean más inteligentes que nosotros porque cuando trabajamos en equipo los resultados son mucho mejores.

7. Incapacidad para hacer los seguimientos adecuados y el control:

En este punto fallan muchos supervisores porque no saben cómo hacer un seguimiento efectivo que permita que sus colaboradores trabajen efectivamente.

8. Temor de ser considerado por el jefe como un incompetente:

Muchas (demasiadas) personas creen que si delegan alguna tarea, sus jefes van a pensar que son unos incompetentes. Lo que no saben es que uno de los aspectos que sus jefes evalúan es su capacidad para delegar tareas de manera efectiva.

9. Cambio de prioridades:

Vivimos en una época en la que tenemos la tendencia a hacer muchas tareas de manera simultánea y es probable que esto nos lleve a cambiar nuestras prioridades constantemente. Lo importante es saber cuáles son las cosas importantes que deben hacerse para que no se conviertan en cosas urgentes.

En el próximo post publicaremos un modelo para llevar a cabo un efectivo proceso de delegación.

Ya sé que debo delegar pero no sé cómo hacerlo…

Por Sergio Sosa

Aprendizaciones.

En el post anterior “Yo no delego porque soy un superhéroe y puedo con todo” expusimos algunas de las razones por las que muchas personas no delegan. En el post de hoy abordaremos un efectivo método de delegación que Stephen Covey planteó en su libro “Primero, lo primero” hace unos años.

La delegación efectiva supone la comprensión clara y el compromiso mutuo, desde el principio, acerca de las expectativas en las siguientes áreas:

1. Resultados deseados:

¿Qué debemos tener al terminar la tarea que ha sido delegada? ¿En cuánto tiempo debe estar completada? ¿Cuál es el valor agregado que esperamos alcanzar? ¿Cómo contribuye esta tarea al desempeño de otras unidades y de la organización en general?

2. Directrices:

No podemos exigir que otras personas hagan las tareas de la misma forma en que nosotros las hacemos ya que cada quien tiene su propio estilo organizacional y hay muchas formas diferentes en las que se puede alcanzar un mismo resultado. Nuestra tarea primordial en este sentido es ofrecer una serie de directrices que puedan servir de guía a las personas en quienes hemos delegado alguna tarea.
Es importante que cuidemos el necesario balance entre la flexibilidad y el apego a las normas para que la persona en quien hemos delegado la tarea se sienta cómoda al realizarla bajo su propio estilo pero cumpliendo con las normas que rigen a la organización en general.

3. Recursos:

Muchos gerentes y supervisores delegan tareas pero no asignan recursos para que la misma pueda llevarse a cabo. Es muy importante comprender que es muy difícil que alguna tarea pueda completarse si no facilitamos los recursos para ello. Debemos alejarnos del paradigma: “yo te contraté para que resolvieras problemas; si no tienes recursos, ¡resuelve!!!”

4. Rendición de cuentas:

Muchas tareas requieren de un determinado número de días para poder ser completadas. Debemos establecer una forma de rendición de cuentas (informes, reuniones, etc.) para no perder de vista la ejecución de la tarea y poder garantizar que sea completada dentro de los márgenes establecidos.

5. Consecuencias:

¿Qué sucederá si la tarea se completa en el tiempo estipulado? ¿Qué sucederá si la tarea no llega a completarse? ¿Cuántas personas se verán afectadas por los resultados?

Como vemos, la delegación es un proceso que tiene muchos detalles. Las palabras clave son: compromiso y disciplina.

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Publicado en 20/10/2014 por aprendizaciones
Publicado en 23/10/2014 por aprendizaciones

Sergio F. Sosa Sanchez

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